Checklist pour organiser un concert de musique électronique

Un concert de musique électronique demande une coordination précise entre les artistes, la technique, la sécurité et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez vers les autorisations, la billetterie et les prestataires. La fiche technique, le transport des artistes et le plan de sonorisation doivent être validés avant le montage. Cette checklist vous aide à suivre les 74 tâches et les 48 éléments nécessaires, dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Réserver le lieu
Demander les autorisations
Vérifier le plan de sonorisation
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Créer le plan de sécurité
2 personnes
Formaliser le plan de premiers secours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier la fiche technique
2 personnes
Organiser le transport des artistes
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
Imprimer le déroulé
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Récupérer l'équipement
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement
2 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer le booth DJ
2 personnes
Raccorder la distribution électrique
3 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Préparer les bracelets et les billets
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer le poste de premiers secours
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Faire le briefing de l'équipe
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Encadrer le programme de l’après-midi
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier le stock du bar
Gérer le spectacle lumineux
2 personnes
Diffuser le programme musical
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
S’occuper des artistes
Annoncer le dernier numéro
Encadrer la sortie
4 personnes
Arrêter la musique de manière contrôlée
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Sécuriser l’argent et le terminal de paiement
2 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Démonter le matériel audio
4 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le mobilier
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Blocs de barqté 3
Éléments de podiumqté 12

Équipement

Tables de mixage DJqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Casques DJqté 3
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallonges pour casqueqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Barres LEDqté 6
Stroboscopesqté 2
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 20

Décoration

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Panneaux d’annonceqté 6
Affiche de scèneqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Validez la fiche technique de chaque artiste au moins 3 à 4 semaines avant le concert. Vérifiez notamment les tables de mixage DJ, lecteurs multimédias, casques, boîtiers DI, câbles et besoins de monitoring.
Préparez les plans de sonorisation, d’éclairage, de sécurité et de premiers secours avant l’ouverture de la billetterie. Cela laisse généralement 2 à 3 semaines pour corriger les contraintes du lieu.
Réservez le transport et l’hébergement des artistes dès que les engagements sont confirmés. Prévoyez une heure d’arrivée sur place avant les balances et inscrivez les contacts dans le déroulé imprimé.
Contrôlez les rallonges, multiprises, goulottes de câbles et pieds d’éclairage avant le jour du concert. Séparez les circuits audio, éclairage et accueil lorsque le lieu le permet, puis balisez la zone de chargement.
Faites une dernière vérification météo 24 heures avant l’événement, même si le concert est en intérieur. Elle peut modifier le transport, les horaires de chargement et l’accueil des artistes et du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de musique électronique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les artistes, le lieu, les autorisations et la billetterie doivent être lancés en premier, tandis que la technique et le catering se finalisent dans les 2 à 3 dernières semaines.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert électronique ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés, généralement 4 à 8 semaines avant le concert. Gardez ensuite un suivi quotidien des inscriptions et des besoins alimentaires jusqu’à 7 jours avant l’événement.
Quand vérifier le matériel de sonorisation et d’éclairage ?: Faites un inventaire complet au moins 7 jours avant le concert, puis un contrôle sur place le jour du montage. Testez chaque haut-parleur, subwoofer, microphone, câble, projecteur LED et stroboscope avant l’arrivée du public.
À quelle heure faut-il ouvrir le lieu le jour du concert ?: Ouvrez le lieu au moins 4 à 6 heures avant le début prévu pour le déchargement, le montage de la scène, l’installation du son et les tests d’éclairage. Ajoutez davantage de temps si plusieurs artistes partagent le plateau.

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