Checklist para organizar un concierto de música electrónica
Organizar un concierto de música electrónica exige coordinar artistas, permisos, sonido, iluminación, seguridad y acceso del público en el orden correcto. Esta checklist reúne 74 tareas y 48 materiales para que no dejes el montaje técnico ni la logística para el último momento. Incluye desde la contratación y la venta de entradas hasta la hoja técnica, el transporte de los artistas y la apertura del recinto. Úsala como guía de trabajo y adapta los tiempos al aforo y al programa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permisos
Comprobar el plan de sonido
2 personas
Hacer el plan de iluminación
2 personas
Elaborar el plan de seguridad
2 personas
Definir el plan de primeros auxilios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Enviar la información de los artistas
Comprobar la hoja técnica
2 personas
Organizar el transporte para los artistas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Recoger el equipo
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar la zona de carga
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Instalar la cabina de DJ
2 personas
Conectar la distribución eléctrica
3 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la barra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Preparar las pulseras y los tickets
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar los baños
Montar la mesa de primeros auxilios
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Dar la charla al equipo
2 personas
Evento
Abrir las puertas
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Acompañar el programa de la tarde
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar las existencias del bar
Operar el espectáculo de luces
2 personas
Poner el programa musical
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Atender a los artistas
Anunciar la última actuación
Guiar la salida
4 personas
Terminar la música de forma controlada
2 personas
Seguimiento
Cerrar el bar
3 personas
Asegurar el dinero y el datáfono
2 personas
Apagar el equipo
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver el equipo
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 12
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Cubos de barcant. 3
- Piezas de escenariocant. 12
Equipo
- Mezcladores de DJcant. 2
- Reproductores multimediacant. 2
- Auriculares de DJcant. 3
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Altavoces de monitorcant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 12
- Cables jackcant. 8
- Cables alargadores para auricularescant. 3
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Barras LEDcant. 6
- Estroboscopioscant. 2
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Canaletas para cablescant. 20
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas para servircant. 20
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Tijerascant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencoscant. 20
Decoración
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Carteles informativoscant. 6
- Póster de escenariocant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa, el lugar y los permisos antes de anunciar el concierto. Como margen práctico, empieza esta parte al menos 8-12 semanas antes, porque cualquier cambio afecta a artistas, entradas, catering y proveedores.
- Pide la hoja técnica de cada artista con suficiente antelación y compárala con tu equipo: mezcladores de DJ, reproductores multimedia, monitores, cajas DI, altavoces, subwoofers y cableado. Haz una comprobación completa entre 7 y 14 días antes del evento.
- No concentres el montaje en la última hora. Reserva una franja específica para delimitar la zona de carga, montar el escenario, instalar el sistema de sonido y probar la iluminación; la prueba de sonido debería terminar antes de abrir las puertas.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y envíaselas al catering con varios días de margen. Calcula también mesas, sillas, taburetes, vasos reutilizables, copas, platos y cubiertos según el número confirmado de asistentes, no solo según el aforo máximo.
- Imprime el plan de trabajo y prepara una copia para cada responsable el día del concierto. Incluye horarios de apertura, carga, montaje, prueba de sonido, llegada y transporte de artistas, control de entradas, primeros auxilios y desmontaje; revisa además el pronóstico del tiempo el día anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música electrónica?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, lugar, artistas y permisos. Deja la última semana para confirmar la hoja técnica, el transporte, el catering, las entradas y el plan de trabajo.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Programa la prueba después de montar el escenario y conectar todo el sistema, pero antes de abrir las puertas. Reserva como mínimo 2 horas para revisar mezcladores, reproductores, monitores, micrófonos, cajas DI, altavoces, subwoofers y niveles de cada artista.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a un concierto electrónico?
- Revisa el pronóstico del tiempo, la lista de entradas, las preferencias dietéticas, la llegada de artistas, el transporte y la disponibilidad de todo el equipo. También conviene confirmar permisos, seguridad, primeros auxilios, horarios de carga y la distribución del material.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido y la iluminación?
- Para un concierto con escenario, sistema de sonido e iluminación, reserva al menos 4-6 horas de montaje, además del tiempo de prueba. Añade margen si hay varios artistas o si debes instalar focos LED, barras LED, estroboscopios, trípodes y canaletas para cables.
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