Eindejaarsfeest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een eindejaarsfeest loopt vooral vast op details die pas op de dag zelf opvallen. Denk aan ontbrekende dieetgegevens, te weinig glazen, een niet-gekoelde voorraad of presentatiebestanden die niet werken. Werk daarom van gastenlijst en catering naar boodschappen, locatie en opbouw. Deze checklist bundelt 77 taken en 93 spullen, zodat je per fase kunt afvinken wat geregeld, gecontroleerd en klaargezet moet worden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijd bevestigen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
Cateringbehoefte doorgeven
Dranken en snacks inkopen
3 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Cateringbestelling controleren
2 personen
Locatie en toegang controleren
2 personen
Meubilair klaarzetten
2 personen
Muzieklijst samenstellen
Presentatiebestanden verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappen sorteren
3 personen
Verse producten koelen
2 personen
Ruimte grondig schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Bar inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Entree klaarmaken
2 personen
Event
Welkomstbalie bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffetgerechten serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
3 personen
Muziek verzorgen
Programma aankondigen
Presentatie verzorgen
2 personen
Jaarafsluiting begeleiden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Dranken veilig opbergen
2 personen
Buffet afbouwen
3 personen
Servies voorsorteren
2 personen
Afvalcontainers afsluiten
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Bruikbare voorraden opslaan
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 3
- Bar- of statafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
- Krukkenaantal 12
- Tafellopersaantal 10
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Champagneglazenaantal 80
- Koffielepelsaantal 60
- Dinermessenaantal 80
- Dinervorkenaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Opscheptangenaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
- Karaffenaantal 10
- Melkkannenaantal 4
- Suikerbakjesaantal 4
- IJslepelsaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Mengkommenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Keukenpincettenaantal 2
- Serveerschalenaantal 12
- Soeplepelsaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 4
- IJslepelsaantal 2
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- USB-stickaantal 2
- Batterijenaantal 24
- Zaklampenaantal 3
- Reserveopladeraantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 120
- Ballonnenstandaardsaantal 4
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Servettenhoudersaantal 10
- Kaarsenaantal 24
- Kaarshoudersaantal 12
- Fotowandachtergrond
- Fotowandstandaardsaantal 2
- Naamkaarthoudersaantal 70
- Confettikanonnenaantal 6
- Tafeldecoratiesaantal 10
- Cadeauzakkenaantal 70
- Pennensetsaantal 10
- Wenskaartenaantal 70
- Fotoaccessoiresaantal 20
- Plakhaakjesaantal 30
- Satéprikkersaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 12
- Stekkerbare sfeerlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
- Drankenkrattenaantal 10
- Koffie-isoleerkannenaantal 4
- Drankdispensersaantal 4
- Barbakkenaantal 4
- Koelelementenaantal 24
- Labelkaartjesaantal 30
- Serveertangenaantal 12
- Bordenrekkenaantal 4
- Warmhoudplatenaantal 4
- Thermoboxenaantal 4
- Koelmattenaantal 6
- Kurkentrekkerreserveaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Vloertrekker
- Rubberen handschoenenaantal 6
Tips
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het feest door aan de catering. Zo voorkom je last-minute aanpassingen aan het menu.
- Stuur de herinnering 3 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de begintijd, toegang tot de locatie, eventuele dresscode en het moment waarop gasten zich uiterlijk kunnen afmelden.
- Koop houdbare dranken en snacks ongeveer 1 week vooraf en haal verse producten 1 tot 2 dagen voor het feest. Sorteer alles per onderdeel, zodat koelen, buffet en bar niet door elkaar raken.
- Controleer bij de locatie minstens 1 week vooraf de toegang, stroompunten en beschikbare ruimte. Zet op de dag zelf eerst tafels, stoelen, buffettafels, bar en afvalbakken neer voordat je servies en eten uitpakt.
- Leg het draaiboek, de muzieklijst, presentatiebestanden en naamkaartjes vóór de gasten binnenkomen op één vaste plek. Test presentaties en muziek minimaal 30 minuten voor aanvang en houd een geprinte kopie van het draaiboek bij de hand.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een eindejaarsfeest versturen?
- Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 2 tot 3 weken voor het feest, zodat je catering, dieetwensen en de definitieve gastenlijst op tijd kunt afronden.
- Hoeveel glazen en servies heb ik nodig voor een eindejaarsfeest?
- Reken minimaal 1 dinerbord, 1 dessertbord, 1 waterglas en 1 wijnglas per gast, plus 10 tot 15% reserve. Voor een feest met champagne schat je ook 1 champagneglas per persoon en enkele extra exemplaren voor breuk.
- Wanneer moet ik boodschappen doen voor een eindejaarsfeest?
- Koop houdbare dranken, snacks en servetten ongeveer 1 week vooraf. Koop verse producten 1 tot 2 dagen van tevoren en koel ze direct; controleer de cateringbestelling uiterlijk de dag vóór het feest.
- Wanneer begin ik met de opbouw van een eindejaarsfeest?
- Plan minimaal 3 uur voor aanvang voor schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen, buffet en bar inrichten en servies klaarzetten. Reserveer daarnaast 30 minuten voor het testen van muziek en presentaties en een laatste controle van de ruimte.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!