Fiesta de fin de año: checklist para organizarla sin olvidos

Organizar una fiesta de fin de año requiere cerrar primero la fecha, los invitados y la comida, y dejar el montaje para los últimos días. Este plan reúne 77 tareas y 93 elementos para coordinar confirmaciones, preferencias dietéticas, catering, bebidas, mobiliario, vajilla y música. También contempla lo que suele llegar tarde: revisar el acceso, enfriar los productos frescos, preparar las tarjetas de nombre e imprimir el plan de trabajo. Sigue las tareas en orden y llegarás al día del evento con menos decisiones pendientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y hora
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Hacer la lista definitiva de invitados
Comunicar la necesidad de catering
Comprar bebidas y snacks
3 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Revisar el pedido de catering
2 personas
Comprobar el lugar y el acceso
2 personas
Montar el mobiliario
2 personas
Elaborar la lista de canciones
Recopilar los archivos de la presentación
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Clasificar las compras
3 personas
Refrigerar los productos frescos
2 personas
Limpiar a fondo el espacio
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Montar la barra
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los cubiertos
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Disponer los platos del bufé
4 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el photocall
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Preparar la entrada
2 personas

Evento

Atender el mostrador de bienvenida
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir los platos del buffet
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
3 personas
Proporcionar la música
Anunciar el programa
Realizar la presentación
2 personas
Coordinar el cierre anual
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar las bebidas de forma segura
2 personas
Desmontar el buffet
3 personas
Preclasificar la vajilla
2 personas
Cerrar los contenedores de basura
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Guardar los suministros utilizables
2 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Mesas de bar o de piecant. 6
Percheroscant. 3
Papeleracant. 6
Taburetescant. 12
Manteles runnerscant. 10
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Copas de champáncant. 80
Cucharillas de cafécant. 60
Cuchillos de cenacant. 80
Tenedores de cenacant. 80
Cucharonescant. 12
Pinzas para servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 10
Jarras de lechecant. 4
Azucareroscant. 4
Cucharillas para heladocant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de cocinacant. 2
Bandejas de servircant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 4
Cucharillas para heladocant. 2

Equipo

Portátilescant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 6
Cinta gaffercant. 4
Memoria USBcant. 2
Bateríascant. 24
Linternascant. 3
Cargador de repuestocant. 2

Decoración

Globoscant. 120
Soportes para globoscant. 4
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 10
Porta-servilletascant. 10
Velascant. 24
Portavelascant. 12
Fondo para photocall
Soportes para fondo fotográficocant. 2
Portatarjetas de nombrecant. 70
Cañones de confeticant. 6
Decoraciones de mesacant. 10
Bolsas de regalocant. 70
Juego de bolígrafoscant. 10
Tarjetas de felicitacióncant. 70
Accesorios de fotografíacant. 20
Ganchos adhesivoscant. 30
Palillos para brochetascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12
Luces decorativas enchufablescant. 6

Catering

Compras
Cajas de bebidascant. 10
Jarras térmicas para cafécant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas para barbacoacant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Carteles para etiquetascant. 30
Pinzas de servircant. 12
Soportes para panelescant. 4
Planchas para mantener calientecant. 4
Cajas térmicascant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 6
Reserva de sacacorchoscant. 2

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Limpiacristales
Guantes de gomacant. 6

Consejos

Cierra la lista definitiva de invitados antes de comunicar las necesidades al catering. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y envía un recordatorio antes de fijar las cantidades finales.
Separa las compras por tipo y refrigera los productos frescos en cuanto lleguen. Revisa el pedido de catering cuando lo recibas, no justo antes de que empiece la fiesta.
Comprueba el acceso al lugar antes del montaje: mide las entradas y confirma dónde pueden descargarse las mesas, sillas, mesas de buffet y material de la barra. Así evitas descubrir problemas cuando ya haya proveedores o invitados esperando.
Calcula la vajilla por número de invitados y añade margen para reposiciones durante la noche: platos de cena y postre, vasos de agua, copas de vino y copas de champán deben estar listos antes de montar el buffet.
Prepara con antelación la lista de canciones, los archivos de la presentación, las tarjetas de nombre y una copia impresa del plan de trabajo. Son detalles pequeños, pero suelen quedar para el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una fiesta de fin de año?: Envíalas al menos 4 semanas antes de la fiesta para que los invitados puedan confirmar su asistencia. Pide las preferencias dietéticas al inscribirse y manda un recordatorio entre 7 y 10 días antes.
¿Cuándo debo cerrar la lista definitiva de invitados?: Cierra la lista entre 7 y 10 días antes del evento, después del recordatorio. Con esa cifra podrás comunicar al catering las cantidades finales y preparar las tarjetas de nombre sin trabajar con datos provisionales.
¿Cuándo se compran las bebidas y los productos frescos?: Compra las bebidas y los snacks con varios días de margen, pero deja los productos frescos para 1 o 2 días antes. Al recibirlos, revisa el pedido y refrigera inmediatamente lo que lo necesite.
¿Cuándo hay que montar las mesas y la barra?: Haz el montaje el mismo día, cuando el espacio esté limpio y el acceso comprobado. Deja listas las mesas, las sillas, las mesas de buffet, la barra y la vajilla con varias horas de margen para poder corregir la distribución.

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