Jahresendfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jahresendfeier läuft entspannt ab, wenn Zusagen, Essen, Getränke und Raum rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Termin, Gästeliste und Einladungen, kläre danach Ernährungswünsche und den Cateringbedarf. In der letzten Woche prüfst du Ort, Zugang, Präsentationen und Musik. Am Veranstaltungstag bleiben dann vor allem Aufbau, Kühlung, Buffet und die Ausgabe von Geschirr und Getränken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Uhrzeit bestätigen
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung senden
Endgültige Gästeliste erstellen
Cateringbedarf mitteilen
Getränke und Snacks einkaufen
3 Personen
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
Cateringbestellung prüfen
2 Personen
Ort und Zugang prüfen
2 Personen
Möbel bereitstellen
2 Personen
Musikliste zusammenstellen
Präsentationsdateien zusammentragen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Einkäufe sortieren
3 Personen
Frische Produkte kühlen
2 Personen
Raum gründlich reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Buffettische einrichten
2 Personen
Bar einrichten
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Besteck auslegen
2 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Fotowand aufbauen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Präsentation testen
2 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Eingang vorbereiten
2 Personen

Event

Willkommensschalter besetzen
2 Personen
Gäste begrüßen
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffetgerichte servieren
4 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Dessert servieren
3 Personen
Musik organisieren
Programm ankündigen
Präsentation übernehmen
2 Personen
Jahresabschluss begleiten
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Letzte Runde servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Getränke sicher verstauen
2 Personen
Buffet abbauen
3 Personen
Geschirr vorsortieren
2 Personen
Müllcontainer abschließen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Küche reinigen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Verwendbare Vorräte einlagern
2 Personen
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Müll entsorgen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
Bar- oder StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6
HockerAnz. 12
TischläuferAnz. 10
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 60
DinnermesserAnz. 80
EsstischgabelnAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 10
MilchkannenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 4
EislöffelAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
KüchenpinzettenAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
SuppenkellenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
EislöffelAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
USB-StickAnz. 2
BatterienAnz. 24
TaschenlampenAnz. 3
ErsatzladegerätAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 120
BallonständerAnz. 4
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
ServiettenhalterAnz. 10
KerzenAnz. 24
KerzenhalterAnz. 12
Fotowand-Hintergrund
FotowandständerAnz. 2
NamensschildhalterAnz. 70
KonfettikanonenAnz. 6
TischdekorationenAnz. 10
GeschenktütenAnz. 70
StiftesetsAnz. 10
GrußkartenAnz. 70
FotozubehörAnz. 20
KlebehakenAnz. 30
SatéspießeAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
Steckbare StimmungsleuchtenAnz. 6

Catering

Einkäufe
GetränkekästenAnz. 10
Kaffee-IsolierkannenAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
BarbänkeAnz. 4
KühlelementeAnz. 24
EtikettenkartenAnz. 30
ServierzangenAnz. 12
TellerständerAnz. 4
WarmhalteplattenAnz. 4
ThermoboxenAnz. 4
KühlmattenAnz. 6
Korkenzieher-ReserveAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
Bodenabzieher
GummihandschuheAnz. 6

Tipps

Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vorher und setze eine verbindliche Rückmeldefrist. So kannst du die endgültige Gästeliste und Ernährungswünsche rechtzeitig an das Catering weitergeben.
Erfasse die Anmeldungen fortlaufend und sende 7 Tage vor der Feier eine Erinnerung. Zwei bis drei Tage vorher sollte die endgültige Gästezahl feststehen.
Plane Getränke getrennt nach Empfang, Essen und Kaffee. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser während der gesamten Feier bereit.
Prüfe Präsentationsdateien, Musikliste und Drehbuch spätestens am Vortag. Drucke das Drehbuch aus und teste den Zugang zu den benötigten Dateien, statt dich erst beim Aufbau darum zu kümmern.
Richte Buffet und Bar erst nach dem gründlichen Reinigen des Raums ein. Stelle Teller, Besteck, Gläser, Servierbesteck und Abfallbehälter gemeinsam bereit, damit während des Essens nichts zusammengesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Jahresendfeier einladen?: Verschicke die Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Lege eine Rückmeldefrist rund 2 Wochen vorher fest, damit Catering, Sitzplätze und Getränke planbar bleiben.
Wann muss die endgültige Gästezahl für die Jahresendfeier feststehen?: Halte die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor der Feier fest. Melde dem Catering die Zahl und alle Ernährungswünsche anschließend gesammelt und prüfe die Bestellung 2 bis 3 Tage vor dem Termin.
Wie viele Getränke braucht man für eine Jahresendfeier?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich Wasser für alle Gäste sowie passende Gläser für Wein, Champagner und alkoholfreie Getränke ein.
Was sollte am Tag vor der Jahresendfeier erledigt sein?: Am Vortag sollten Einkäufe sortiert, frische Produkte gekühlt, Präsentationsdateien geprüft und Namensschilder sowie das Drehbuch vorbereitet sein. Der Raum kann bereits gereinigt und der Aufbau grob eingeplant werden; Tische, Stühle und Buffet werden am Veranstaltungstag aufgestellt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.