Fête de fin d’année : la checklist pour tout préparer

Une fête de fin d’année réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord les invités et leurs contraintes, puis le traiteur, les achats et la salle. Cette checklist vous aide à suivre les 77 tâches du projet sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment. Prévoyez notamment la vaisselle, le froid pour les produits frais, les badges nominatifs et un déroulé imprimé pour l’équipe. Le jour J, vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’accueil plutôt que sur les courses oubliées.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Établir la liste définitive des invités
Transmettre les besoins en catering
Acheter des boissons et des snacks
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Vérifier la commande traiteur
2 personnes
Vérifier le lieu et l'accès
2 personnes
Installer le mobilier
2 personnes
Composer la playlist
Rassembler les fichiers de présentation
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Trier les courses
3 personnes
Réfrigérer les produits frais
2 personnes
Nettoyer soigneusement l’espace
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les couverts
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer l'entrée
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir les plats du buffet
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Fournir la musique
Annoncer le programme
Assurer la présentation
2 personnes
Encadrer la clôture de l’année
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Pré-trier la vaisselle
2 personnes
Fermer les conteneurs à déchets
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Ranger les stocks utilisables
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables de bar ou mange-deboutqté 6
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 6
Tabouretsqté 12
Chemins de tableqté 10
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 80
Cuillères à caféqté 60
Couteaux à dînerqté 80
Fourchettes de tableqté 80
Louchesqté 12
Pince de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 10
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Louches à soupeqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6
Ruban gafferqté 4
Clé USBqté 2
Pilesqté 24
Lampes de pocheqté 3
Chargeur de secoursqté 2

Décoration

Ballonsqté 120
Pieds de ballonsqté 4
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 10
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12
Fond de mur photo
Supports de fond photoqté 2
Porte-nomsqté 70
Canons à confettisqté 6
Décorations de tableqté 10
Sacs cadeauxqté 70
Sets de stylosqté 10
Cartes de vœuxqté 70
Accessoires photoqté 20
Crochets adhésifsqté 30
Pics à brochettesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lampes d'ambiance à brancherqté 6

Catering

Courses
Caisses de boissonsqté 10
Thermos à caféqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateaux de barqté 4
Pains de glaceqté 24
Cartes-étiquettesqté 30
Pinces de serviceqté 12
Présentoirs pour panneauxqté 4
Plaques chauffantesqté 4
Thermoboxesqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 6
Tire-bouchon de secoursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Raclette de sol
Gants en caoutchoucqté 6

Conseils

Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis envoyez un rappel avant de fermer la liste définitive. Transmettez au traiteur le nombre final de convives et les régimes particuliers suffisamment tôt pour qu’il puisse ajuster la commande.
Ne regroupez pas toutes les boissons le jour même. Achetez les boissons et les snacks à l’avance, puis réfrigérez les produits frais dès leur arrivée ; prévoyez des glacières ou des bacs de maintien au chaud si le lieu ne suffit pas.
Vérifiez l’accès à la salle avant l’installation : horaires d’ouverture, zone de livraison et espace de stockage. Les tables, chaises, tables de buffet, mange-debout, porte-manteaux et poubelles doivent être disponibles avant de commencer la mise en place.
Comptez la vaisselle par usage, pas seulement par invité : assiettes de dîner, assiettes à dessert, verres à eau, à vin et à champagne, tasses à café et couverts. Ajoutez des plateaux, louches et pinces de service pour éviter de chercher du matériel pendant le buffet.
Préparez les éléments qui structurent la soirée avant l’arrivée des invités : playlist, fichiers de présentation, badges nominatifs et déroulé imprimé. Gardez une copie du déroulé pour chaque personne chargée de l’accueil ou de l’animation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de fin d’année ?: Envoyez-les dès que la date et l’heure sont confirmées, idéalement plusieurs semaines avant la fête. Fixez une date limite de réponse afin de pouvoir établir la liste définitive et transmettre le nombre exact au traiteur.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Confirmez la commande après la clôture des inscriptions et le rappel aux invités. Gardez un délai suffisant avant le jour J pour intégrer les besoins alimentaires et vérifier la livraison.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 2 heures pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bar, la vaisselle et les équipements de cuisine. Ajoutez du temps si le mobilier ou les produits doivent être livrés le même jour.
Que faut-il préparer la veille d’une fête de fin d’année ?: Préparez la playlist, les fichiers de présentation, les badges et le déroulé imprimé. Triez aussi les courses, réfrigérez les produits frais et vérifiez la commande traiteur afin de limiter les imprévus le jour J.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.