Checklist para organizar un festival de obras de un acto

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra los grupos y el orden de actuación antes de publicar el programa. Deja al menos 2 semanas para confirmar cambios, recopilar necesidades técnicas y enviar invitaciones actualizadas.
• Abre las inscripciones con un plazo claro y revisa los datos cada 2 o 3 días. Pregunta desde el principio por alergias y preferencias dietéticas para que el catering pueda confirmarse sin improvisaciones.
• Prepara un plano de la sala con la disposición del escenario, las sillas de teatro, las mesas y la recepción. Comprueba el suelo antes del montaje: una irregularidad puede afectar a las piezas de escenario y a la seguridad durante las actuaciones.
• Haz una prueba técnica completa al menos 3 horas antes de la primera obra. Comprueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cajas DI, focos, alargadores y regletas, y fija los cables con cinta gaffer para evitar tropiezos.
• Asigna por escrito las funciones de los voluntarios y entrega el plan de trabajo impreso. Reserva tiempo para recibir entregas, enfriar las bebidas, montar el catering y colocar las acreditaciones antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de obras de un acto?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite cerrar los grupos, abrir y revisar inscripciones, reservar el catering, definir el orden de actuación y resolver las necesidades técnicas.

¿Cuándo hay que cerrar el programa del festival?

Procura cerrarlo al menos 2 semanas antes de la fecha. Así tendrás tiempo para imprimir los folletos, preparar las acreditaciones y comunicar cualquier cambio a compañías, voluntarios y público.

¿Cuánto tiempo antes hay que montar el escenario y el sonido?

Reserva como mínimo 3 horas antes de la primera obra para montar y probarlo todo. Si participan varios grupos o se cambia la disposición del escenario, añade entre 1 y 2 horas de margen.

¿Cuándo se debe confirmar el catering y las dietas especiales?

Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el número final con el catering entre 5 y 7 días antes. Compra o prepara las bebidas y la vajilla con suficiente antelación para poder enfriarlas y montar el servicio antes de abrir la ubicación.

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