Checklist pour organiser un festival de pièces en un acte

Un festival de pièces en un acte demande une coordination précise entre les troupes, la technique, l’accueil et la restauration. Commencez par confirmer la date, les participants et l’ordre de passage, puis verrouillez le programme avant d’imprimer les documents. Les derniers jours servent surtout à vérifier les besoins techniques, préparer les badges, briefer les bénévoles et organiser les livraisons. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer la scène, les sièges, l’accueil et le catering avant l’arrivée du public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du festival
Définir les troupes de théâtre
2 personnes
Définir l’ordre de passage
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Composer le programme
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
Préparer les badges nominatifs
Briefer les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Définir l’agencement de la scène
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les sièges de théâtre
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer les éléments de décor
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Passer en revue les changements de décor
4 personnes
Effectuer la répétition technique
5 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Mettre en place le contrôle des billets
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Assurer l'accueil du public
4 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le premier one-man-show
4 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le deuxième one-man-show
4 personnes
Animer le troisième one-man show
4 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Servir la pause du soir
4 personnes
Animer le quatrième one-man-show
4 personnes
Encadrer la cinquième pièce en un acte
4 personnes
Recueillir les questions du public
Animer le débriefing
2 personnes
Remettre les prix du jury
2 personnes
Saluer le public au revoir
3 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

Démonter les éléments de décor
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de théâtreqté 120
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Portantsqté 3
Cintresqté 120

Équipement

Éléments de podiumqté 8
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes de travail LEDqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Panneaux décoratifsqté 8
Décoration végétaleqté 6
Tentures de scèneqté 4
Bannière du festivalqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Crochets adhésifsqté 30

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12
Nappesqté 8
Filtres à caféqté 100
Filtres à théqté 6
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 3

Catering

Courses

Inscription

Brochures du programmeqté 140
Brassards d’accèsqté 150
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Caisse
Caisse
Billets d’entréeqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 40
Numéros de podiumqté 8
Fiches de juryqté 30
Certificats de prixqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants en caoutchoucqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Essuie-toutqté 12

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24

Théâtre

Bacs à accessoiresqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Housses de costumesqté 30
Miroirsqté 2
Miroirs à mainqté 4
Malles de maquillageqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Conseils

Fixez l’ordre de passage avant d’imprimer le programme : chaque changement de dernière minute entraîne des corrections sur les livrets, le déroulé et les annonces d’accueil.
Demandez les besoins alimentaires et techniques au moins 10 jours avant le festival. Cela laisse le temps d’adapter le catering et de réunir les microphones, câbles, projecteurs ou boîtiers DI nécessaires.
Prévoyez une feuille de déroulé pour chaque bénévole et faites un briefing de 20 à 30 minutes avant l’ouverture. Indiquez clairement qui accueille les troupes, qui suit les changements de scène et qui réceptionne les livraisons.
Comptez au moins 3 heures pour l’installation si la scène, les sièges de théâtre, l’éclairage et la sonorisation doivent être montés sur place. Testez chaque microphone, haut-parleur et projecteur avant l’arrivée des comédiens.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et installez la vaisselle près du service traiteur. Les verres, tasses, assiettes et couverts sont souvent oubliés lorsque la livraison arrive avant l’aménagement du comptoir d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de pièces en un acte ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer les troupes, ouvrir les inscriptions, réserver le catering et préparer le programme. Gardez les 7 derniers jours pour les vérifications et les impressions.
Quand faut-il confirmer l’ordre de passage des pièces ?: Confirmez-le au moins 10 jours avant le festival, idéalement dès que les inscriptions sont traitées. Vous pourrez ainsi finaliser le programme, le déroulé et les informations destinées aux bénévoles.
Combien de temps prévoir pour installer la salle le jour du festival ?: Réservez au moins 3 heures pour installer la scène, les sièges, les tables, l’accueil, l’éclairage et la sonorisation. Ajoutez 30 minutes pour les tests techniques et les corrections de dernière minute.
Quand faut-il préparer les badges et les livrets du programme ?: Préparez les badges dès que la liste des participants est stabilisée et imprimez les livrets 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.