Checklist voor een educatief concert organiseren

Een educatief concert vraagt om meer voorbereiding dan alleen artiesten en een zaal boeken. Je stemt muziek, uitleg, leerdoelen en bezoekersinformatie op elkaar af, terwijl techniek en veiligheid op tijd geregeld moeten zijn. Begin met datum, zaal en muzikale invulling en werk daarna naar inschrijvingen, programma en uitvoering toe. Deze checklist helpt je de 74 taken en 57 benodigde spullen in een logische volgorde af te werken, zodat je niet pas op de concertdag ontdekt dat kabels, werkbladen of toegankelijkheidsinformatie ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum en zaal bevestigen
2 personen
Muzikale invulling vastleggen
2 personen
Artiesten en begeleiders boeken
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Reserveringen voor zaal maken
Vergunningen en meldingen controleren
Educatief programma uitwerken
2 personen
Leerdoelen voor bezoekers bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Programma en tijden publiceren
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappen bestellen
Technische apparatuur reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Nooduitgangen controleren
2 personen
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
Werkbladen voor kinderen maken
2 personen
Werkbladen en programma's printen
Naambadges voorbereiden
Decoratie en bewegwijzering klaarzetten
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen

Event

Zaal openen
2 personen
Opbouwteam instrueren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten en lessenaars plaatsen
3 personen
Licht en presentatie testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Werkbladen klaarleggen
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Entree en wachtrij markeren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Educatieve introductie geven
2 personen
Eerste concertdeel begeleiden
5 personen
Pauzedranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Interactieve muziekactiviteit begeleiden
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
5 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Afsluitend muziekstuk uitvoeren
5 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Overgebleven catering afdekken
2 personen
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Stoelen en tafels afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen

Nazorg

Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren en schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Dankbericht aan deelnemers sturen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengtafel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 3
Monitorluidspreker
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
HDMI-kabelsaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 8
Metronoom
Opnamecamera

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 2
Noodlampenaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Theelepelsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Koksmesaantal 2
Maatbekersaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermometersaantal 2

Decoratie

Podiumachterdoek
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naambadgehoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Plakgumaantal 4
Schilderstapeaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische wensen direct na het boeken van artiesten vast. Noteer per onderdeel hoeveel microfoons, DI-boxen, muzieklessenaars en monitorluidsprekers nodig zijn en reserveer kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen tegelijk.
Werk het educatieve programma uit vóór je uitnodigingen verstuurt. Bepaal eerst de leerdoelen, de lengte van uitleg en de momenten waarop kinderen werkbladen gebruiken; daarmee kun je het programma en de bezoekersinformatie concreet maken.
Open het aanmeldformulier zodra datum, zaal en tijdschema vaststaan. Vraag naast het aantal bezoekers ook dieetwensen en toegankelijkheidswensen uit, zodat je catering en zaalindeling niet in de laatste week hoeft aan te passen.
Plan een aparte controle voor veiligheid en publieksstromen. Controleer nooduitgangen en noodlampen vóór de opbouw en wijs vrijwilligers aan voor ontvangst, garderobe, afvalbakken en begeleiding van bezoekers.
Maak presentatieteksten, werkbladen en programma’s ruim vóór het printen definitief. Houd rekening met de opbouw van beamer, presentatiescherm, laptop en HDMI-kabels; test de presentatie en microfoons op dezelfde plek waar ze tijdens het concert worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een educatief concert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, zaal, muzikale invulling en vergunningen. Open daarna de aanmeldingen en reserveer techniek, catering en materialen voordat andere reserveringen vastlopen.
Wanneer moet ik de techniek voor een educatief concert regelen?: Verzamel de technische wensen direct na het boeken van artiesten en leg de apparatuur uiterlijk 4 weken vooraf vast. Plan de technische test minimaal 2 uur vóór aanvang, inclusief controle van microfoons, speakers, beamer en bekabeling.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een educatief concert?: Reserveer meestal 3 tot 4 uur voor opbouw en testen wanneer je speakers, mengtafel, microfoons, verlichting en presentatieapparatuur gebruikt. Plan daarna minstens 30 minuten voor een gezamenlijke doorloop met presentator, artiesten en vrijwilligers.
Wanneer verstuur ik bezoekersinformatie voor een educatief concert?: Stuur de definitieve informatie 7 tot 10 dagen vóór het concert. Vermeld daarin programma en tijden, bereikbaarheid, toegankelijkheid, eventuele werkbladen of materialen en het moment waarop bezoekers worden verwacht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.