Checklist para organizar un concierto educativo

Un concierto educativo necesita coordinar música, contenidos y atención al público desde el primer momento. Esta checklist reúne las tareas para confirmar la fecha y la sala, contratar a los artistas, preparar el programa de aprendizaje y gestionar las inscripciones. También contempla permisos, accesibilidad, catering, voluntariado, seguridad y las necesidades técnicas del escenario. Úsala en orden para no dejar para la última semana la proyección, los micrófonos, las hojas de trabajo o la información para los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha del concierto y el recinto
2 personas
Fijar la parte musical
2 personas
Reservar artistas y acompañantes
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Hacer reservas para la sala
Comprobar permisos y notificaciones
Desarrollar el programa educativo
2 personas
Definir los objetivos de aprendizaje para los visitantes
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recoger necesidades de accesibilidad
Enviar información a los visitantes
Publicar el programa y los horarios
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Pedir la compra
Reservar equipo técnico
Asignar voluntarios
2 personas
Redactar las instrucciones de seguridad
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Preparar los textos de la presentación
2 personas
Preparar hojas de trabajo para niños
2 personas
Imprimir las hojas de trabajo y los programas
Preparar acreditaciones
Preparar la decoración y la señalización
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas

Evento

Abrir la sala
2 personas
Instruir al equipo de montaje
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colocar los instrumentos y atriles
3 personas
Probar la iluminación y la presentación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar las encimeras
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Señalizar la entrada y la cola
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Dar el discurso de apertura
Dar la introducción educativa
2 personas
Coordinar la primera parte del concierto
5 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar actividad musical interactiva
3 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
5 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Interpretar la pieza musical final
5 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Cubrir el catering sobrante
2 personas
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas

Seguimiento

Limpiar la sala
4 personas
Comprobar y limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 180
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 3
Altavoz de monitor
Cables XLRcant. 8
Cables jackcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Pantalla de presentación
Proyector
Cables HDMIcant. 2
Atriles de músicacant. 8
Metrónomo
Cámara de grabación

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 4
Enrollacablescant. 2
Lámparas de emergenciacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cucharillascant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Jarras medidorascant. 2
Teterascant. 2
Termómetroscant. 2

Decoración

Telón de fondo del escenario
Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 8
Portanombrescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 4
Masilla adhesivacant. 4
Cinta de pintorcant. 8

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Guantes de gomacant. 6
Pinzas para residuoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y la parte musical antes de abrir las inscripciones: los artistas y sus acompañantes deben estar reservados cuando publiques el programa.
Recopila las necesidades técnicas con antelación y comprueba en la sala los altavoces activos, la mesa de mezclas, los micrófonos inalámbricos, las cajas DI, el monitor y los cables necesarios.
Define los objetivos de aprendizaje y prepara los textos de presentación y las hojas de trabajo antes de imprimir; deja al menos 7 días para revisar el material y corregir errores.
Incluye en el formulario de inscripción las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad. Envía la información final con horarios, programa y acceso al recinto al menos 3 días antes.
Haz una prueba técnica y un recorrido de seguridad antes de la llegada del público: comprueba las salidas de emergencia, las lámparas de emergencia, la pantalla, el proyector y la iluminación LED del escenario.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un concierto educativo?: Empieza al menos 8 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite reservar artistas y sala, comprobar permisos, desarrollar el programa educativo y abrir las inscripciones sin improvisar.
¿Qué debe incluir la inscripción de un concierto educativo?: Incluye los datos de contacto, el número de asistentes, las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad. Cierra el formulario entre 7 y 10 días antes para calcular el catering y preparar la atención al público.
¿Cuándo se prepara el material educativo?: Redacta los textos de presentación y las hojas de trabajo al menos 2 semanas antes. Imprime las hojas y los programas después de una revisión final, idealmente 5 a 7 días antes del concierto.
¿Cuándo se hace la prueba técnica?: Hazla como mínimo 2 horas antes de recibir al público y, si es posible, realiza una comprobación previa en la sala durante la semana anterior. Prueba micrófonos, mezcladora, proyector, cables, atriles y monitor.

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