Bildungskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bildungskonzert verbindet musikalische Aufführung mit einem klaren Lernangebot. Neben Termin, Saal und Künstlern musst du deshalb auch Lernziele, Arbeitsblätter, Technik, Barrierefreiheit und Besucherinformationen rechtzeitig festlegen. Plane die Anmeldung früh, damit Ernährungswünsche und besondere Anforderungen nicht kurz vor dem Konzert auftauchen. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und hilft dir, Technikprobe, Einlass und Nachbereitung nicht zu spät einzuplanen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Konzerttermin und Saal bestätigen
2 Personen
Musikalische Gestaltung festlegen
2 Personen
Künstler und Begleiter buchen
2 Personen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Raumbuchungen vornehmen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Bildungsprogramm ausarbeiten
2 Personen
Lernziele für Besucher festlegen
2 Personen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln
Besucherinformationen versenden
Programm und Zeiten veröffentlichen
Cateringmengen festlegen
2 Personen
Einkäufe bestellen
Technische Geräte reservieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
Arbeitsblätter für Kinder erstellen
2 Personen
Arbeitsblätter und Programme drucken
Namensschilder vorbereiten
Dekoration und Beschilderung vorbereiten
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen

Event

Saal öffnen
2 Personen
Das Aufbauteam einweisen
2 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Instrumente und Notenständer aufstellen
3 Personen
Licht und Präsentation testen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Arbeitsplatten bereitstellen
2 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Eingang und Warteschlange markieren
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programme ausgeben
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Bildende Einführung geben
2 Personen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
5 Personen
Pausengetränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Interaktive Musikaktivität begleiten
3 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
5 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Abschließendes Musikstück aufführen
5 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Übrig gebliebenes Catering abdecken
2 Personen
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Stühle und Tische abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen

Nachbereitung

Saal reinigen
4 Personen
Toiletten prüfen und reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
StühleAnz. 180
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 3
Monitorlautsprecher
XLR-KabelAnz. 8
JackkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Laptop
Präsentationsbildschirm
Beamer
HDMI-KabelAnz. 2
NotenpulteAnz. 8
Metronom
Aufnahmekamera

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 4
KabeltrommelnAnz. 2
NotlampenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
TeelöffelAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KochmesserAnz. 2
MessbecherAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermometerAnz. 2

Dekoration

Bühnenhintergrund
WimpelkettenAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
NamensschildhalterAnz. 12
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 4
KleberAnz. 4
AbdeckbandAnz. 8

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 12
GummihandschuheAnz. 6
AbfallgreiferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert fest, welche musikalischen Beiträge und welche Lernziele zusammengehören. Daraus ergeben sich Programm, Präsentationstexte und Arbeitsblätter.
Sammle die technischen Anforderungen direkt bei Künstlern und Begleitern: Mikrofone, DI-Boxen, Monitorlautsprecher, Mischpult sowie benötigte Kabel sollten vor der Saalbuchung geklärt sein.
Öffne die Anmeldung früh und frage dabei gleichzeitig Ernährungswünsche sowie Anforderungen an die Barrierefreiheit ab. Verschicke die Besucherinformationen spätestens 7 Tage vor dem Konzert mit Beginn, Anfahrt und Einlassdetails.
Plane die Cateringmenge erst nach dem Anmeldeschluss und rechne mit einer kleinen Reserve. Bei wiederverwendbaren Gläsern, Tassen und Tellern brauchst du außerdem ein Verfahren für Ausgabe, Rückgabe und Reinigung.
Kontrolliere am Veranstaltungstag alle Notausgänge, Notlampen und Kabelwege vor dem Einlass. Eine feste Technikprobe und eine kurze Sicherheitsunterweisung für Helfer sollten mindestens 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Bildungskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, musikalischer Gestaltung und Buchung der Künstler. Für Genehmigungen, Technik und ein umfangreiches Bildungsprogramm kann ein längerer Vorlauf nötig sein.
Was gehört bei einem Bildungskonzert zur Technik?: Prüfe mindestens Mikrofone, aktive Lautsprecher, Mischpult, Monitorlautsprecher, DI-Boxen und passende XLR- und Klinkenkabel. Plane die Technikprobe mindestens 60 Minuten vor dem Einlass und reserviere bei Bedarf auch Laptop, Beamer oder Präsentationsbildschirm.
Wann sollten Einladungen und Besucherinformationen verschickt werden?: Verschicke die Einladungen nach der Termin- und Programmfestlegung und halte das Anmeldeformular mehrere Wochen offen. Die konkreten Besucherinformationen mit Zeiten, Programm und organisatorischen Hinweisen sollten spätestens 7 Tage vor dem Konzert rausgehen.
Wie viel Catering braucht man für ein Bildungskonzert?: Bestimme die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und der geplanten Aufenthaltsdauer. Bestelle nach dem Anmeldeschluss und kalkuliere eine kleine Reserve, damit kurzfristige Änderungen nicht zu Engpässen führen.

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