Organiser un concert éducatif : la checklist complète

Un concert éducatif demande de coordonner la musique, la transmission et l’accueil du public. Commence par bloquer la date et la salle, puis construis la programmation et le programme pédagogique avant d’ouvrir les inscriptions. Les besoins techniques, l’accessibilité, les activités pour enfants et la sécurité doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 57 fournitures nécessaires, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date du concert et la salle
2 personnes
Définir la programmation musicale
2 personnes
Réserver des artistes et des accompagnateurs
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Faire les réservations de salle
Vérifier les autorisations et les déclarations
Élaborer le programme éducatif
2 personnes
Définir les objectifs d’apprentissage pour les visiteurs
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Envoyer les informations aux visiteurs
Publier le programme et les horaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Commander les courses
Réserver le matériel technique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
Préparer les textes de présentation
2 personnes
Préparer des feuilles d’activité pour enfants
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail et le programme
Préparer les badges nominatifs
Préparer la décoration et la signalétique
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments et les pupitres
3 personnes
Tester la lumière et la présentation
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les plans de travail
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Balisage de l’entrée et de la file d’attente
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Faire l’introduction pédagogique
2 personnes
Accompagner la première partie du concert
5 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer une activité musicale interactive
3 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
5 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Interpréter le morceau de clôture
5 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Couvrir le reste du service traiteur
2 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes

Suivi

Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Enceinte de monitoring
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Câbles HDMIqté 2
Pupitres de musiqueqté 8
Métronome
Caméra d'enregistrement

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2
Lampes de secoursqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteau de chefqté 2
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermomètresqté 2

Décoration

Fond de scène
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Supports de badges nominatifsqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Colle repositionnableqté 4
Ruban de masquageqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants en caoutchoucqté 6
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la salle et la date avant de confirmer les artistes : prévois au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les autorisations, les déclarations et les contraintes techniques.
Décris chaque séquence pédagogique avec un objectif d’apprentissage précis et une durée. Pour un jeune public, prépare au moins une feuille d’activité par enfant inscrit, avec une marge de 10 %.
Demande les besoins alimentaires et d’accessibilité dès l’inscription, puis transmets-les à l’équipe d’accueil au plus tard 7 jours avant le concert.
Organise une répétition technique séparée de la répétition musicale. Vérifie notamment la table de mixage, les microphones sans fil, les boîtiers DI, les câbles et les retours de scène.
Publie les horaires et les consignes aux visiteurs 5 à 7 jours avant l’événement. Imprime le programme et les feuilles de travail dès que les inscriptions sont stabilisées, afin d’éviter une impression de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert éducatif ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et les artistes, d’obtenir les autorisations, d’ouvrir les inscriptions et de régler la technique.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concert éducatif ?: Ouvre le formulaire environ 4 semaines avant la date, lorsque le programme, les horaires et la capacité d’accueil sont fixés. Arrête les inscriptions 5 à 7 jours avant le concert pour traiter les besoins alimentaires et d’accessibilité.
Que faut-il prévoir pour la partie pédagogique d’un concert ?: Définis 2 à 3 objectifs d’apprentissage et associe à chacun une activité ou une explication musicale. Prépare les textes de présentation et imprime les feuilles d’activité au moins 3 jours avant l’accueil du public.
Quand faire la vérification technique et de sécurité ?: Effectue un premier contrôle 7 jours avant, puis une vérification sur place le jour précédent ou le matin du concert. Teste les microphones, les câbles, les projecteurs LED, les lampes de secours et les sorties de secours avant l’arrivée des visiteurs.

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