E-sportkamp organiseren: checklist en planning

Een e-sportkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen computers klaarzetten. Je regelt vooraf de locatie, inschrijvingen, toestemming, teams en wedstrijdregels, en test netwerk en gameaccounts ruim vóór de start. Op de dag zelf moeten deelnemers snel kunnen registreren, hun plek vinden en zonder technische vertraging beginnen. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde, van de eerste planning tot de laatste kabel en beker.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zalen bevestigen
Programma en dagindeling maken
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Toestemmingsformulieren controleren
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Spelkeuze en wedstrijdvorm bepalen
2 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
Teams en speelschema maken
2 personen
Gameaccounts en updates controleren
2 personen
Netwerk en apparatuur testen
3 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur en materialen verzamelen
3 personen
Badges en bewegwijzering printen
Deelnemerslijst klaarleggen
Zaalindeling markeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Computers en schermen plaatsen
4 personen
Netwerk aansluiten
3 personen
Kabels veilig wegwerken
2 personen
Catering en dranken klaarzetten
3 personen
Inschrijving en ontvangst inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Teams naar speelstations begeleiden
3 personen
Oefenronde begeleiden
4 personen
Wedstrijden begeleiden
6 personen
Pauzes en lunch begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes en avondeten serveren
4 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Finales begeleiden
4 personen
Prijzen en afsluiting verzorgen
3 personen
Deelnemers veilig uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen en sorteren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Zalen schoonmaken
3 personen
Apparatuur retourneren
3 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemersfoto's en uitslagen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 45
Registratietafel
Opbergbakkenaantal 8

Apparatuur

Gamingcomputersaantal 32
Gamingmonitorenaantal 32
Toetsenbordenaantal 32
Gamingmuizenaantal 32
Gamingheadsetsaantal 32
Gamecontrollersaantal 8
Projector
Projectiescherm
Netwerkswitchesaantal 4
Routersaantal 2
Ethernetkabelsaantal 40
Stekkerdozenaantal 16
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 10
USB-opladersaantal 8

Verlichting

Bureaulampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Bordenaantal 50
Kommetjesaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Decoratie

E-sportbanierenaantal 4
Naamstickersaantal 50
Pijlbordenaantal 12
Markeerstiftenaantal 12
Prijzendozenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handdesinfectieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een technische test uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het kamp. Controleer elke gamingcomputer, monitor, headset, controller, game-update, gameaccount en netwerkverbinding afzonderlijk.
Maak teams en het speelschema minimaal 2 dagen vooraf. Zo kun je ontbrekende deelnemers nog verwerken en hoef je op de ochtend zelf niet te improviseren met wedstrijden.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen voor de start. Vermeld daarin de aanvangstijd, locatie, benodigdheden, wedstrijdregels, dieetwensen en de deadline voor toestemmingsformulieren.
Leg de zaalindeling de avond ervoor vast met tafels, stoelen, registratie en bewegwijzering. Werk ethernetkabels en verlengkabels weg met kabelgoten en houd looppaden volledig vrij.
Zet catering en registratie vóór de deelnemers arriveren klaar. Leg de deelnemerslijst, badges, herbruikbare bekers, waterkannen en een aparte plek voor tassen en materialen bij de ingang neer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een e-sportkamp organiseren?: Begin minstens 6 weken vooraf met locatie, programma en aanmeldformulier. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de start en sluit aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf, zodat teams, catering en begeleiding op tijd geregeld zijn.
Hoeveel tijd kost het opbouwen van een e-sportkamp?: Reken voor een opstelling met computers, schermen en netwerk op minimaal 3 uur opbouw. Plan daarnaast 60 tot 90 minuten voor een volledige technische test en controleer kabels, accounts en game-updates vóór de deelnemers binnenkomen.
Wanneer moet ik de teams en wedstrijden indelen?: Maak teams en het eerste speelschema uiterlijk 2 dagen voor het e-sportkamp. Houd op de dag zelf 15 tot 30 minuten ruimte voor afmeldingen of last-minute wijzigingen.
Hoeveel drank en catering heb ik nodig voor een e-sportkamp?: Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Bestel de maaltijden op basis van de definitieve deelnemerslijst en verwerk dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.