E-Sport-Camp organisieren: die vollständige Checkliste

Ein E-Sport-Camp braucht mehr als Computer und Spiele. Du musst Anmeldungen, Einverständniserklärungen, Betreuung, Spielplan und Netzwerk so vorbereiten, dass am ersten Tag nichts improvisiert werden muss. Diese Checkliste führt dich von der Raumzusage bis zum Catering durch die Planung. Plane für Techniktests, Teamaufteilung und die Ausgabe der Teilnehmerinformationen feste Zeitfenster ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Location und Säle bestätigen
Programm und Tagesablauf erstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmerinformationen versenden
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
Betreuer einteilen
2 Personen
Spielauswahl und Wettkampfform festlegen
2 Personen
Wettkampfregeln ausformulieren
Teams und Spielplan erstellen
2 Personen
Game-Accounts und Updates prüfen
2 Personen
Netzwerk und Geräte testen
3 Personen
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Ausrüstung und Materialien sammeln
3 Personen
Badges und Beschilderung drucken
Teilnehmerliste bereitlegen
Raumaufteilung markieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Computer und Bildschirme aufstellen
4 Personen
Netzwerk anschließen
3 Personen
Kabel sicher verlegen
2 Personen
Catering und Getränke bereitstellen
3 Personen
Anmeldung und Empfang einrichten
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
3 Personen
Programm und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
Teams zu den Spielstationen begleiten
3 Personen
Proberunde begleiten
4 Personen
Wettkämpfe begleiten
6 Personen
Pausen und Mittagessen betreuen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks und Abendessen servieren
4 Personen
Spielstände erfassen
2 Personen
Finalen betreuen
4 Personen
Preise und Abschluss organisieren
3 Personen
Teilnehmer sicher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Geräte ausschalten und sortieren
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Fundgegenstände registrieren
Teilnehmerfotos und Ergebnisse versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 45
Registrierungstisch
AufbewahrungsboxenAnz. 8

Ausstattung

Gaming-ComputerAnz. 32
Gaming-MonitoreAnz. 32
TastaturenAnz. 32
Gaming-MäuseAnz. 32
Gaming-HeadsetsAnz. 32
GamecontrollerAnz. 8
Projektor
Projektionsleinwand
Netzwerk-SwitchesAnz. 4
RouterAnz. 2
EthernetkabelAnz. 40
VerlängerungskabelAnz. 16
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 10
USB-LadegeräteAnz. 8

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 50
TellerAnz. 50
SchälchenAnz. 50
BestecksetsAnz. 50

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8

Dekoration

E-Sport-BannerAnz. 4
NamensaufkleberAnz. 50
WegweiserAnz. 12
MarkerAnz. 12
PreiskartonsAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Staubsauger
Wischset
PutzlappenAnz. 12
HanddesinfektionsmittelAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Räume und Raumaufteilung spätestens 4 Wochen vorher. Markiere Plätze für Registrierung, Spielstationen, Catering und Aufbewahrungsboxen, bevor Tische und Stühle gestellt werden.
Teste Netzwerk, Router, Switches, Ethernetkabel und jedes Spielgerät mindestens 7 Tage vor Beginn. Prüfe außerdem Game-Accounts, Updates, Headsets und Controller an allen Stationen.
Verschicke Einladungen und Anmeldeformular etwa 6 Wochen vorher. Erfasse Ernährungswünsche, Notfallkontakte und Einverständniserklärungen spätestens 10 Tage vor dem Camp.
Erstelle Teams und Spielplan erst, wenn die Anmeldungen geprüft sind. Verschicke Teilnehmerinformationen mit Ankunftszeit, Regeln, benötigter Ausrüstung und Ansprechpartner mindestens 5 Tage vorher.
Plane die Verpflegung nach der tatsächlichen Teilnehmerzahl und stelle Wasser, Becher und Geschirr vor Beginn bereit. Für das erste Camp-Stundenfenster solltest du etwa 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen und Allergien getrennt an das Catering melden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein E-Sport-Camp organisieren?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Raum, Anmeldung und Programm. In der letzten Woche sollten Spielplan, Teilnehmerinformationen, Techniktests und Catering bereits feststehen.
Wie viele Betreuer brauche ich für ein E-Sport-Camp?: Plane mindestens 1 Betreuer pro 10 bis 12 Teilnehmende ein, bei jüngeren Gruppen eher 1 pro 8. Teile die Betreuung vorab auf Registrierung, Technik, Spielbetrieb und Pausen auf.
Wann sollte ich Netzwerk und Gaming-Computer testen?: Führe einen vollständigen Test 7 Tage vorher durch und wiederhole die Kontrolle am Vortag. Prüfe dabei jedes Gerät, alle Kabel, Updates, Accounts, Headsets und die Verbindung zwischen den Stationen.
Wie viel Essen und Getränke brauche ich für ein E-Sport-Camp?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach mindestens 1 weiteres Getränk pro Person und Stunde ein. Bestelle das Catering nach bestätigten Anmeldungen und kläre Sonderkost spätestens 10 Tage vorher.

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