Organiser un camp d’e-sport sans rien oublier

Un camp d’e-sport demande autant de préparation technique que d’organisation sur place. Il faut confirmer les salles, recueillir les inscriptions et autorisations, puis fixer le jeu, le format des matchs et le règlement. Le réseau, les comptes de jeu, les mises à jour et chaque poste doivent être testés avant l’arrivée des participants. Cette checklist suit l’ordre logique des préparatifs, du premier repérage au rangement du matériel et au service des repas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et les salles
Créer le programme et le déroulé de la journée
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Déterminer le choix du jeu et le format du match
2 personnes
Rédiger le règlement du concours
Créer les équipes et le calendrier des matchs
2 personnes
Vérifier les comptes de jeu et les mises à jour
2 personnes
Tester le réseau et le matériel
3 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel et les équipements
3 personnes
Imprimer les badges et la signalétique
Préparer la liste des participants
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les ordinateurs et les écrans
4 personnes
Connecter le réseau
3 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Préparer le catering et les boissons
3 personnes
Mettre en place l’inscription et l’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer le programme et les règles de sécurité
2 personnes
Guider les équipes vers les postes de jeu
3 personnes
Animer la ronde d’entraînement
4 personnes
Encadrer les matchs
6 personnes
Gérer les pauses et le déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les amuse-bouches et le dîner
4 personnes
Suivre les scores du match
2 personnes
Encadrer les finales
4 personnes
Gérer les prix et la clôture
3 personnes
Raccompagner les participants en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Éteindre et trier l’équipement
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles
3 personnes
Retourner le matériel
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les photos des participants et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Bacs de rangementqté 8

Équipement

Ordinateurs gamingqté 32
Écrans gamingqté 32
Claviersqté 32
Souris gamingqté 32
Casques gamingqté 32
Manettes de jeuqté 8
Projecteur
Écran de projection
Switches réseauqté 4
Routeursqté 2
Câbles Ethernetqté 40
Multiprisesqté 16
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 10
Chargeurs USBqté 8

Éclairage

Lampes de bureauqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 50
Petits bolsqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Machine à caféqté 2
Carafes d’eauqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8

Décoration

Bannières d'e-sportqté 4
Étiquettes nominativesqté 50
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12
Boîtes de prixqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavage
Chiffons de nettoyageqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par confirmer le lieu et les salles, puis dessine la disposition des tables et des chaises. Prévois un espace distinct pour l’inscription, les repas et la projection des matchs afin d’éviter les croisements au démarrage.
Fixe le jeu, le format des matchs et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Indique clairement les horaires, les équipes attendues et la date limite de réponse dans le formulaire et les invitations.
Demande les besoins alimentaires et les formulaires d’autorisation suffisamment tôt pour relancer les familles avant la clôture des inscriptions. Prépare ensuite une liste actualisée des participants, des accompagnateurs et des régimes particuliers.
Teste le réseau et chaque poste au moins une fois avant le camp : comptes de jeu, mises à jour, câbles Ethernet, switches, routeurs, écrans et périphériques. Garde quelques câbles, chargeurs et multiprises de rechange accessibles plutôt que rangés dans une autre salle.
Installe d’abord le réseau et sécurise les câbles, puis branche les ordinateurs et les écrans avant de préparer le catering. Prévois un contrôle final 30 minutes avant l’arrivée : badges, signalétique, calendrier des matchs, boissons et matériel de secours.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp d’e-sport ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant le camp. Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour avoir le temps de former les équipes, préparer le calendrier et relancer les autorisations manquantes.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un camp d’e-sport ?: Prévois 3 à 4 heures pour installer les tables, les postes, les écrans, le réseau, la signalétique et les câbles. Ajoute un test complet d’au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants.
Que faut-il tester avant un camp d’e-sport ?: Teste chaque compte de jeu, les mises à jour, la connexion réseau, les écrans, claviers, souris, casques et manettes. Fais également un essai du format de match et de la projection au moins la veille.
Combien de boissons prévoir pour un camp d’e-sport ?: Prévois environ 2 à 3 boissons par personne pour les 3 premières heures, puis ajuste selon la durée et la température de la salle. Mets les carafes d’eau à disposition dès l’accueil et garde les boissons fraîches dans des glacières.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.