Checklist para organizar un campamento de e-sports

Un campamento de e-sports necesita más preparación técnica que un torneo de unas horas. Además de las inscripciones y los permisos, tendrás que cerrar el formato de competición, crear equipos y comprobar cada cuenta, actualización y conexión antes de que lleguen los participantes. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero el lugar y la información, después la competición y, al final, el montaje de la sala, la red y el catering.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar el lugar y las salas
Crear el programa y el horario del día
2 personas
Redactar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Comprobar los formularios de autorización
2 personas
Distribuir a los acompañantes
2 personas
Definir la elección del juego y el formato de la competición
2 personas
Redactar las reglas de la competición
Crear equipos y el calendario de partidos
2 personas
Comprobar las cuentas del juego y las actualizaciones
2 personas
Probar la red y el equipo
3 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Reunir el equipo y los materiales
3 personas
Imprimir acreditaciones y señalización
Dejar lista la lista de participantes
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar los ordenadores y las pantallas
4 personas
Conectar la red
3 personas
Asegurar los cables
2 personas
Preparar el catering y las bebidas
3 personas
Montar la inscripción y la recepción
2 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Explicar el programa y las normas de seguridad
2 personas
Guiar a los equipos a las estaciones de juego
3 personas
Guiar la ronda de prueba
4 personas
Supervisar las competiciones
6 personas
Coordinar las pausas y el almuerzo
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos y la cena
4 personas
Llevar el control de la clasificación
2 personas
Acompañar las finales
4 personas
Preparar los premios y el cierre
3 personas
Despedir a los participantes con seguridad
3 personas

Seguimiento

Apagar y clasificar el equipo
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger y separar la basura
2 personas
Limpiar las salas
3 personas
Devolver el equipo
3 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar fotos de participantes y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 45
Mesa de registro
Cajas de almacenamientocant. 8

Equipo

Ordenadores para gamingcant. 32
Monitores gamingcant. 32
Tecladoscant. 32
Ratones gamingcant. 32
Auriculares gamingcant. 32
Mandos de juegocant. 8
Proyector
Pantalla de proyección
Switches de redcant. 4
Routerscant. 2
Cables Ethernetcant. 40
Regletascant. 16
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 10
Cargadores USBcant. 8

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 50
Platoscant. 50
Cuencoscant. 50
Cubiertoscant. 50

Cocina

Cafeteracant. 2
Jarras de aguacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cubiertos de serviciocant. 8

Decoración

Banderas de e-sportcant. 4
Pegatinas con nombrecant. 50
Carteles direccionalescant. 12
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cajas de premioscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Juego de fregona
Paños de limpiezacant. 12
Desinfectante de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y las salas antes de abrir las inscripciones. Necesitas saber cuántos puestos de juego caben, dónde irá el registro y qué espacio queda para acompañantes, comidas y descansos.
Envía junto con la información del participante el horario, las reglas, el juego elegido y lo que debe traer. Recoge las preferencias dietéticas y revisa los formularios de autorización con varios días de margen, no la víspera.
Prueba la red y todos los equipos antes del campamento. Comprueba las cuentas del juego, las actualizaciones, los switches, routers, cables Ethernet, regletas y alargadores; una prueba completa evita descubrir problemas cuando empiece el primer partido.
Monta la sala siguiendo un plano: mesas y sillas primero, después ordenadores y monitores, y por último la red. Deja los cables asegurados y separa los recorridos de paso para evitar desconexiones y tropiezos.
Prepara el registro, las acreditaciones, la señalización, las bebidas y la comida antes de la llegada del primer grupo. Reserva al menos 30 minutos para comprobar la lista de participantes y verificar que cada puesto tiene sus periféricos y auriculares.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un campamento de e-sports?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, abrir inscripciones, recoger autorizaciones y preferencias dietéticas, formar equipos y probar la infraestructura técnica con tiempo para corregir fallos.
¿Cuándo hay que probar la red y los ordenadores?: Haz una primera prueba al menos 7 días antes y una comprobación final el día anterior. Revisa cada puesto, cuenta del juego, actualización, monitor, teclado, ratón, auriculares, conexión y regleta; no des por válida una prueba hecha solo en un ordenador.
¿Cuántos partidos debe incluir el horario de un campamento de e-sports?: Depende del formato y del número de equipos, pero deja entre 10 y 15 minutos de margen por ronda para cambios de puesto, pausas y problemas técnicos. Añade además una pausa de comida de al menos 45 minutos y un bloque final para resultados y recogida.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y crear los equipos?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del campamento. Usa la lista definitiva para distribuir acompañantes, formar equipos, preparar el calendario de partidos e imprimir las acreditaciones y la señalización.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.