Checklist voor een goed georganiseerde duurzaamheidsmarkt

Een duurzaamheidsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en tafels neerzetten. Je regelt eerst datum, locatie, vergunningen en deelnemende organisaties, en werkt daarna toe naar indeling, aanmeldingen, stroom, afval en veiligheid. Vooral praktische details worden snel vergeten: wie de plattegrond krijgt, waar kabels liggen, hoe herbruikbaar servies wordt afgewassen en wie het terrein controleert. Met deze checklist houd je de volgorde aan en weet je wat vóór de opening klaar moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Marktindeling opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Standhouders registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Reserveringen maken
Stroompunten controleren
2 personen
Afvalplan opstellen
2 personen
Veiligheidsplan doornemen
3 personen
Plattegrond afdrukken
Standhouders informeren
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Programma publiceren
Informatieborden maken
2 personen
Route- en parkeerborden maken
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Markeringen uitzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Kraamtafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stands nummeren
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Workshopruimte inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Stroom aansluiten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers welkom heten
3 personen
Informatiebalie bemannen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Demonstraties aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afval scheiden
2 personen
Toiletten controleren
Tafels schoonhouden
2 personen
Voorraad controleren
Laatste workshop afronden
2 personen
Standhouders uitzwaaien
3 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Herbruikbare spullen reinigen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Facturen en bonnetjes verzamelen
Bedankbericht versturen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Informatiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Opbergboxenaantal 12
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare koffiebekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 220
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Afwasteilaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Plantenaantal 16
Klembordenaantal 20
Naamkaartjesaantal 80
Houten bewegwijzeringaantal 12
Tafeldecoratieaantal 24
Papieren pijlenaantal 20
Stoepkrijtaantal 12

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Powerbanksaantal 6
Betaalterminalsaantal 4
Labelprintersaantal 2
Papierversnipperaar

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks, messenaantal 6
Mengkommenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 8
Koelzakkenaantal 12
Dienbladenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Inductiekookplatenaantal 2
Koelkrattenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenweegschalenaantal 2
Kruidenmolensaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalcontainersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 4
Handvegersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Handdesinfectiestationsaantal 6

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Verlengbare lichtsnoerenaantal 4
Oplaadbare werklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen pas nadat de marktindeling en beschikbare standruimte duidelijk zijn. Vraag standhouders meteen naar hun stroombehoefte, dieetwensen en benodigde tafel- of opbergruimte.
Controleer stroompunten vóór je de plattegrond definitief maakt. Leg per kabel een verlengkabel en stekkerdoos vast, werk kabels weg met kabelmatten en houd looppaden volledig vrij.
Maak het afvalplan concreet per zone: wijs inzamelpunten aan, regel afvalbakken en spreek af wie ze tijdens de markt leegt. Zet ook de afwasteil en herbruikbare bekers, koffiebekers, borden en bestek op één herkenbare plek.
Stuur standhouders uiterlijk enkele dagen voor de markt de plattegrond, route- en parkeerinformatie, opbouwtijd en veiligheidsafspraken. Vermeld ook waar zij zich bij aankomst melden en wie die ochtend aanspreekbaar is.
Plan vóór opening een terreininspectie van minimaal 30 minuten. Controleer tenten, tafels, bewegwijzering, kabels, informatiebalie, catering, gekoelde dranken en de afspraken met vrijwilligers voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duurzaamheidsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het benaderen van organisaties. Open de aanmeldingen daarna zodra de indeling en praktische voorwaarden duidelijk zijn.
Wat moet ik standhouders vooraf vragen voor een duurzaamheidsmarkt?: Vraag minimaal naar contactgegevens, organisatie, gewenste standruimte, stroomgebruik, materiaalbehoefte en dieetwensen. Sluit de registratie uiterlijk 2 tot 3 weken voor de markt, zodat je de indeling en informatie tijdig kunt versturen.
Hoeveel herbruikbare bekers heb ik nodig op een duurzaamheidsmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 bekers per verwachte bezoeker als je geen afwasronde tussendoor kunt doen. Met een afwaspunt en een duidelijke inleverplek kun je met minder voorraad werken, maar plan altijd een reserve van ongeveer 10 procent.
Wanneer controleer ik stroom en veiligheid op de marktlocatie?: Controleer de stroompunten zodra de locatie en marktindeling vaststaan, bij voorkeur 1 tot 2 weken vooraf. Doe op de marktdag zelf nog een terreininspectie van minimaal 30 minuten voordat standhouders en bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.