Checklist para organizar un mercado de sostenibilidad

Organizar un mercado de sostenibilidad requiere coordinar expositores, permisos, visitantes y recursos sin dejar cabos sueltos. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y después ordena las inscripciones, la distribución de los puestos y las necesidades técnicas. La electricidad, los residuos y la señalización suelen resolverse demasiado tarde. Esta checklist reúne el trabajo desde la planificación inicial hasta la inspección del recinto, incluyendo materiales reutilizables, catering, voluntariado y comunicación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Preparar la distribución del mercado
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Registrar a los expositores
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Hacer reservas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Elaborar plan de residuos
2 personas
Repasar el plan de seguridad
3 personas
Imprimir el plano
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Publicar el programa
Hacer carteles informativos
2 personas
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar las marcas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar las mesas del puesto
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Numerar los stands
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la sala del taller
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Anunciar las demostraciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Separar residuos
2 personas
Comprobar los baños
Mantener las mesas limpias
2 personas
Comprobar el inventario
Terminar el último taller
2 personas
Despedir a los expositores
3 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar los artículos reutilizables
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Ordenar el stock
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos
Enviar mensaje de agradecimiento
Devolver el material alquilado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Punto de información
Percheroscant. 2
Cajas de almacenajecant. 12
Mesas altascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de café reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 180
Cubiertos reutilizablescant. 220
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 8
Termoscant. 8
Palangana para lavarcant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Pizarrascant. 12
Mantelescant. 24
Plantascant. 16
Portapapelescant. 20
Tarjetas de nombrecant. 80
Señalización de maderacant. 12
Decoración de mesacant. 24
Flechas de papelcant. 20
Tiza para aceracant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Neveras portátilescant. 6
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Portátilescant. 2
Tabletscant. 2
Baterías externascant. 6
Terminales de pagocant. 4
Impresoras de etiquetascant. 2
Destructora de papel

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cucharones, cuchilloscant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8
Bolsas isotérmicascant. 12
Bandejascant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Placas de induccióncant. 2
Cajas isotérmicascant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Básculas de cocinacant. 2
Molinillos de especiascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Recogedores de basuracant. 4
Escobas de manocant. 6
Paños de microfibracant. 24
Puestos de desinfectante de manoscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Guirnaldas de luces extensiblescant. 4
Lámparas de trabajo recargablescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos antes de abrir las inscripciones. Reserva después los puntos de electricidad y comprueba cuántos puestos necesitarán conexión.
Define la distribución del mercado antes de informar a las organizaciones participantes. Deja pasillos claros y sitúa el punto de información en un lugar visible desde la entrada.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y fija una fecha límite al menos 7 días antes del mercado. Así podrás ajustar el catering y evitar compras de última hora.
Prepara un plan de residuos con puntos diferenciados y responsables asignados por turno. Explica el sistema a los expositores y voluntarios antes de que llegue el público.
Haz una inspección final del recinto el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de abrir. Comprueba carpas, mesas, señalización, cables protegidos, bebidas frías y el material de cada stand.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de sostenibilidad?: Empieza la planificación entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, las organizaciones participantes y la distribución necesitan más tiempo que la compra de materiales y el montaje.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de expositores?: Ábrelas cuando la fecha, el lugar y las condiciones de participación estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el registro al menos 7 días antes para preparar puestos, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de sostenibilidad?: Calcula al menos 1 voluntario para información y 1 responsable por cada 8-10 stands durante las horas de mayor actividad. Añade personas para montaje, residuos y desmontaje, y programa los turnos con una semana de antelación.
¿Cuándo hay que revisar la electricidad y la seguridad del recinto?: Comprueba los puntos de electricidad y el plan de seguridad al menos 7 días antes, y vuelve a revisar cables, regletas y rutas durante la inspección final. Los alargadores deben quedar protegidos y fuera de las zonas de paso.

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