Checklist pour organiser un Marché de la durabilité

Un Marché de la durabilité demande plus qu’une liste d’exposants et quelques tables. Il faut verrouiller la date et le lieu, vérifier les autorisations, organiser les inscriptions, puis coordonner la sécurité, les déchets, le matériel et les bénévoles. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre. Elle couvre aussi les oublis fréquents des derniers jours : signalétique, besoins alimentaires, branchements, boissons et inspection du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Établir le plan du marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Enregistrer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Établir le plan de gestion des déchets
2 personnes
Passer en revue le plan de sécurité
3 personnes
Imprimer le plan
Informer les exposants
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Publier le programme
Créer les panneaux d'information
2 personnes
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Mettre en place les marquages
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables de stand
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Annoncer les démonstrations
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier les stocks
Finaliser le dernier atelier
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Nettoyer les articles réutilisables
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ranger les stocks
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement
Rendre le matériel loué
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 12
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à café réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 220
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Bac à vaisselleqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Nappesqté 24
Plantesqté 16
Presse-papiersqté 20
Badges nominatifsqté 80
Signalétique en boisqté 12
Décoration de tableqté 24
Flèches en papierqté 20
Craie de trottoirqté 12

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Batteries externesqté 6
Terminaux de paiementqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Destructeur de documents

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Sacs isothermesqté 12
Plateauxqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plaques à inductionqté 2
Caisses réfrigéréesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Couteaux à painqté 4
Balances de cuisineqté 2
Moulins à herbesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Balais à mainqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Stations de désinfectant pour les mainsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Guirlandes lumineuses extensiblesqté 4
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les organisations participantes, ouvrir les inscriptions et traiter les besoins particuliers.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription des exposants, puis fixez une date limite 10 jours avant le marché. Vous aurez le temps de réserver le traiteur et d’acheter les quantités adaptées.
Dessinez le plan du marché avant d’installer les tentes, tables et points d’alimentation. Réservez des passages suffisamment larges et indiquez clairement l’information, le stationnement et les itinéraires.
Ne gardez pas la signalétique et le plan de sécurité pour le matin même : imprimez-les au moins 3 jours à l’avance et transmettez les consignes aux exposants et aux bénévoles.
La veille, récupérez le matériel, refroidissez les boissons et vérifiez rallonges, multiprises et passe-câbles. Le jour J, prévoyez une inspection du site avant l’arrivée du public, puis un briefing des bénévoles de 15 minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Marché de la durabilité ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les autorisations, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et préparer le plan de sécurité.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant le marché et fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant. Vous pourrez ensuite confirmer les besoins alimentaires, les réservations et la répartition des emplacements.
Quand préparer la signalétique et le plan du marché ?: Finalisez le plan au plus tard 7 jours avant, puis imprimez les panneaux d’information, d’itinéraire et de stationnement 3 jours avant. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille d’un Marché de la durabilité ?: Vérifiez le matériel récupéré, les boissons à refroidir, le service traiteur, les branchements et les déchets. Faites aussi un dernier contrôle des tables, tentes, chaises et documents avant l’inspection du site le jour J.

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