Duurzaamheidsmarkt organiseren: een praktische checklist

Een duurzaamheidsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en standhouders regelen. Je moet vroeg duidelijkheid hebben over de locatie, vergunningen, stroompunten, afvalstromen en de indeling van het terrein. Daarna volgen het programma, de communicatie, aanmeldingen en de praktische voorbereiding van materialen en catering. Gebruik deze checklist om het werk in de juiste volgorde te plannen en voorkom dat routebordjes, stroomtests of dieetwensen pas op de dag zelf aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Leveranciers uitnodigen
2 personen
Kramen en activiteiten inventariseren
2 personen
Reserveringen voor materialen maken
Plattegrond van terrein maken
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Afvalstromen bepalen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Promotietekst schrijven
Evenementpagina publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Leveranciersgegevens verzamelen
Deelnemers bevestigen
Standhoudersindeling maken
2 personen
Bordjes en routekaarten ontwerpen
Informatiebladen voorbereiden
2 personen
Stroomkabels en verlichting testen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen ophalen
3 personen
Bederfelijke producten koelen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Vrijwilligersinstructies printen

Event

Terrein controleren
2 personen
Kramen uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plek verwijzen
3 personen
Kraamdecoratie plaatsen
4 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Registraties bijhouden
2 personen
Duurzaamheidsworkshops begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalstromen controleren
2 personen
Sanitair controleren
Voorraad servies aanvullen
Fotomomenten begeleiden
Programmaonderdelen aankondigen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders laten afbouwen
4 personen
Materialen verzamelen
5 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoon opleveren
5 personen

Nazorg

Materialen terugbrengen
3 personen
Overgebleven voedsel controleren
2 personen
Houdbare voorraad opslaan
2 personen
Koelmaterialen legen
2 personen
Afvalcontainers reinigen
2 personen
Locatie nalopen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Leveranciersmateriaal retourneren
2 personen
Standhouders bedanken
Bezoekersbericht versturen
Facturen controleren
Foto's archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 16
Klaptafelsaantal 20
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Tafelkledenaantal 20
Krukkenaantal 12

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Acculampenaantal 12
Draagbare speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Ducttapeaantal 8
Scharenaantal 6
Hameraantal 2
Schroevendraaiersetsaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Powerbanksaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Schenkkannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 220
Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 80

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Krijtbordenaantal 12
Krijtstiftenaantal 12
Planten in potaantal 20
Jute tafellopersaantal 20
Kaarshoudersaantal 20

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 8
Led-lantaarnsaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsstickersaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Handvegersaantal 6
Krattenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum en locatie eerst en controleer daarna direct welke vergunningen nodig zijn. Plan dit ruim vóór je leveranciers en standhouders uitnodigt, zodat je geen toezeggingen doet voor een markt die nog niet definitief kan doorgaan.
Maak zodra de kramen en activiteiten bekend zijn een plattegrond met looproutes, stroompunten, afvalpunten en plekken voor catering. Test verlengsnoeren, stekkerdozen, verlichting en speakers vóór de opbouw, niet pas wanneer bezoekers arriveren.
Bepaal per afvalstroom wie de bakken plaatst, leegt en na afloop afvoert. Zet de afspraken ook op de standhoudersinformatie; bezoekers scheiden afval beter wanneer elk punt duidelijk is aangegeven met een krijtbord of routekaart.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bereken de cateringhoeveelheden daarna opnieuw. Controleer de boodschappenlijst minstens één keer met de beschikbare koelboxen, thermoskannen, waterkokers en herbruikbare bekers, borden en bestek.
Wijs vrijwilligers niet alleen aan voor ontvangst en opruimen, maar ook voor routevragen, afval en stroomproblemen. Maak per taak een aanspreekpunt en zorg dat informatiebladen, deelnemersgegevens en contactgegevens van leveranciers op één plek beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duurzaamheidsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Reserveer materialen en werf vrijwilligers uiterlijk 4 weken voor de markt, zodat je nog tijd hebt voor wijzigingen.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een duurzaamheidsmarkt?: Dat hangt af van de locatie, omvang en activiteiten. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag meteen na of extra toestemming nodig is voor kramen, geluid, catering of gebruik van de openbare ruimte.
Hoeveel kramen en tafels heb ik nodig voor een duurzaamheidsmarkt?: Tel eerst het aantal standhouders en activiteiten en reserveer per stand de afgesproken kraamruimte. Houd daarnaast ruimte vrij voor informatie, catering, afvalpunten en looproutes; maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik stroom en verlichting testen op een duurzaamheidsmarkt?: Test alle stroomkabels, stekkerdozen, verlichting, speakers en microfoons tijdens de opbouw en bij voorkeur ook één keer vooraf op locatie. Plan de eindcontrole uiterlijk 2 uur vóór de opening, zodat je nog aansluitingen kunt verplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.