Organiser un marché de la durabilité sans rien oublier

Un marché de la durabilité réunit des exposants, des activités et du public sur un même site : la préparation doit donc suivre un ordre précis. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis construis le plan des stands et les flux de circulation. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, organiser les bénévoles, publier les informations et ajuster le catering. Cette checklist rassemble 75 tâches et 50 articles pour suivre l’avancement jusqu’au jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Inviter les fournisseurs
2 personnes
Inventorier les stands et les activités
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Créer le plan du site
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Définir les flux de déchets
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Publier la page de l’événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rassembler les coordonnées des fournisseurs
Confirmer les participants
Établir le plan des exposants
2 personnes
Concevoir les panneaux et les cartes d’itinéraire
Préparer les fiches d’information
2 personnes
Tester les câbles d’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Imprimer les consignes pour les bénévoles

Événement

Contrôler le site
2 personnes
Installer les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leur emplacement
3 personnes
Installer la décoration du stand
4 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir les inscriptions à jour
2 personnes
Animer des ateliers de durabilité
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
Vérifier les sanitaires
Réapprovisionner la vaisselle
Encadrer les séances photo
Annoncer les éléments du programme
Soutenir les exposants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire démonter les stands
4 personnes
Rassembler le matériel
5 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rendre le terrain propre
5 personnes

Suivi

Rapporter le matériel
3 personnes
Contrôler les aliments restants
2 personnes
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
Nettoyer les conteneurs à déchets
2 personnes
Faire le tour du lieu
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
Remercier les exposants
Envoyer un message aux visiteurs
Vérifier les factures
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 16
Tables pliantesqté 20
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 20
Tabouretsqté 12

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Lampes sur batterieqté 12
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Passe-câblesqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Marteauqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Attaches-câblesqté 200
Batteries externesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Carafesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 80

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Plantes en potqté 20
Chemins de table en juteqté 20
Bougeoirsqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Autocollants de tri des déchetsqté 12
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Caissesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Sans cette confirmation, les réservations de matériel et les invitations aux fournisseurs restent incertaines.
Dessine le plan du site avant de réserver le mobilier. Prévois les emplacements des stands, des tentes, des tables, des points d’alimentation et des zones de déchets, puis vérifie que les visiteurs peuvent circuler sans croiser les câbles.
Confirme chaque exposant 2 à 3 semaines avant l’événement et demande les besoins alimentaires au même moment. Mets à jour le plan des exposants dès qu’un stand, une activité ou un branchement change.
Teste les rallonges, multiprises, éclairages, enceintes et microphones au moins 48 heures avant l’ouverture. Prévois aussi des lampes sur batterie pour les zones où aucun point d’alimentation n’est disponible.
Établis le programme, les panneaux et les fiches d’information avant la dernière semaine. Garde une personne responsable des changements le jour même afin d’éviter des horaires contradictoires entre l’accueil, les stands et les activités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de la durabilité ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les fournisseurs, les réservations de matériel et le plan du site doivent être engagés en premier.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirme les exposants 2 à 3 semaines avant le marché. Ce délai laisse encore le temps d’ajuster le plan des stands, les branchements, les besoins alimentaires et les informations destinées au public.
Quand prévoir le matériel et les branchements du marché ?: Réserve le mobilier et l’équipement dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant. Teste les câbles, l’éclairage et le matériel audio au plus tard 48 heures avant l’ouverture.
Comment calculer le catering pour un marché de la durabilité ?: Commence par le nombre d’inscrits, des exposants et des bénévoles, puis ajoute une marge de 10 à 15 %. Recueille les besoins alimentaires 2 à 3 semaines avant et finalise les quantités environ 5 jours avant le marché.

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