Checklist para organizar un mercado de sostenibilidad

Un mercado de sostenibilidad necesita más coordinación que un mercadillo convencional: hay que reunir a proveedores, ordenar los puestos y prever cómo circularán las personas y los residuos. Empieza confirmando la fecha, el espacio y los permisos; después cierra el plano, la electricidad y el programa. Las inscripciones, las preferencias dietéticas y los datos de cada proveedor deben estar controlados antes de preparar la compra. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele ser necesario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Comprobar permisos
Invitar a los proveedores
2 personas
Inventariar puestos y actividades
2 personas
Hacer reservas de material
Hacer un plano del recinto
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Determinar los flujos de residuos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Escribir texto promocional
Publicar la página del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Recopilar datos de proveedores
Confirmar participantes
Crear la distribución de los puestos
2 personas
Diseñar carteles y mapas de ruta
Preparar las hojas informativas
2 personas
Probar cables de alimentación e iluminación
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los materiales
3 personas
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Imprimir las instrucciones para voluntarios

Evento

Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar los puestos
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
Colocar la decoración del puesto
4 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Probar el sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Llevar el control de las inscripciones
2 personas
Guiar talleres de sostenibilidad
4 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Controlar los flujos de residuos
2 personas
Comprobar el sanitario
Reponer la vajilla
Coordinar los momentos fotográficos
Anunciar las partes del programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Reunir los materiales
5 personas
Retirar los residuos por separado
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Dejar el recinto limpio
5 personas

Seguimiento

Devolver los materiales
3 personas
Comprobar los alimentos sobrantes
2 personas
Almacenar existencias no perecederas
2 personas
Vaciar el material de refrigeración
2 personas
Limpiar los contenedores de basura
2 personas
Revisar el lugar
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver el material del proveedor
2 personas
Agradecer a los expositores
Enviar mensaje a los visitantes
Revisar las facturas
Archivar fotos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 16
Mesas plegablescant. 20
Mesas altascant. 6
Sillas plegablescant. 80
Mantelescant. 20
Taburetescant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Lámparas con bateríacant. 12
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonoscant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12
Cinta americanacant. 8
Tijerascant. 6
Martillocant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Bridascant. 200
Baterías externascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cestas de pancant. 6
Jarras de servircant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platos reutilizablescant. 180
Cubiertos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 80

Decoración

Guirnaldascant. 12
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Plantas en macetacant. 20
Manteles de yutecant. 20
Portavelascant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Faroles LEDcant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Pegatinas de separación de residuoscant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 6
Cajonescant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano del recinto antes de reservar el material: coloca carpas, puestos de mercado, mesas y sillas dejando pasillos claros entre las zonas de venta, actividades y catering.
Comprueba la electricidad al menos una semana antes y prueba cables alargadores, regletas, iluminación, altavoces y micrófonos en el mismo orden en que se utilizarán.
Define los flujos de residuos antes de publicar el programa. Señala los puntos de recogida en carteles y mapas de ruta, y explica a los proveedores qué deben separar.
Calcula el catering después de cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Para el servicio, agrupa con antelación vasos, platos, cubiertos reutilizables, tazas y utensilios de cocina.
No dejes la comunicación para los últimos días: publica la página del evento, envía las invitaciones y programa varios mensajes en redes sociales antes de confirmar la lista definitiva de participantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un mercado de sostenibilidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma la fecha, el espacio, los permisos y los proveedores; deja las compras y las pruebas técnicas para la última semana.
¿Qué permisos necesita un mercado de sostenibilidad?: Depende del espacio y de las actividades, así que compruébalo con la administración o el responsable del recinto al menos 6 semanas antes. Incluye en la revisión las carpas, la electricidad, el sonido, la venta de alimentos y la gestión de residuos.
¿Cuándo hay que confirmar a los proveedores y participantes?: Pide los datos de cada proveedor al registrarse y confirma la participación entre 2 y 3 semanas antes. Así todavía tendrás tiempo para ajustar la distribución de puestos, el programa, la señalización y las necesidades eléctricas.
¿Cómo calculo el catering para un mercado de sostenibilidad?: Haz el cálculo cuando las inscripciones estén cerradas y separa las cantidades por comida, bebida y preferencias dietéticas. Como referencia para el primer tramo de 2 horas, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade un margen del 10 % para reposición.

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