Checklist voor een duurzaamheidslezing organiseren
Een duurzaamheidslezing vraagt om meer dan een zaal en een spreker. Je regelt vooraf de inschrijvingen, dieetwensen, presentatie en techniek, en zorgt op de dag zelf voor een duidelijke ontvangst. Herbruikbaar servies, afvalscheiding en een passende cateringopstelling horen bij het onderwerp én voorkomen last-minute werk. Gebruik deze checklist om de voorbereiding stap voor stap te plannen, van zaalreservering tot het klaarzetten van koffie, thee en houdbare catering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Spreker bevestigen
Programma vastleggen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement promoten
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Presentatie ontvangen
Presentatie controleren
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
Naamkaartjes printen
Routebordjes printen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen
Spreker ontvangen
Licht en geluid testen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Spreker briefen
Lezing begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Vegetarisch buffet serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalstromen controleren
Laatste vragen beantwoorden
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten koelen
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Zaal opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Spreektafel
- Kledingrek
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 70
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbaar bestekaantal 70
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Luidsprekerset
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Opscheplepelsaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 60
- Informatiebordenaantal 6
- Routebordhoudersaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakken voor scheidingaantal 4
- Afvalbakken met dekselaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de spreker voordat je het programma en de uitnodiging definitief maakt. Vraag de presentatie uiterlijk één week vooraf op, zodat je dia’s, video’s en aansluitingen op de laptop kunt controleren.
- Verwerk dieetwensen niet pas bij de cateringbestelling. Verzamel ze bij de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers en speciale wensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf door.
- Test de beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabel, luidsprekerset en draadloze microfoon minimaal één dag voor de lezing. Leg bovendien verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting kost op locatie snel 15 minuten.
- Richt de registratietafel minstens 45 minuten voor aanvang in met naamkaartjeshouders en routebordjes. Zet de afvalbakken voor scheiding zichtbaar bij de catering, niet pas na de eerste pauze.
- Plan de opbouw met voldoende tijd voor tafels, stoelen, spreektafel en techniek. Open de locatie minimaal 90 minuten vooraf als je ook koffie, thee, herbruikbare kopjes, glazen, borden en bestek moet klaarzetten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een duurzaamheidslezing organiseren?
- Reserveer de zaal en bevestig de spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de lezing en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement.
- Wanneer moet ik de catering voor een duurzaamheidslezing bestellen?
- Bestel de catering zodra het programma en de verwachte groepsgrootte bekend zijn, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Geef het definitieve aantal deelnemers en de dieetwensen 3 tot 5 werkdagen voor aanvang door.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een duurzaamheidslezing?
- Reken op minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen, het inrichten van de registratie en het aansluiten van projector en geluid. Plan daarnaast een aparte techniekcheck van 20 tot 30 minuten.
- Wanneer moet ik de presentatie van de spreker ontvangen?
- Vraag de presentatie uiterlijk 7 dagen voor de lezing op. Controleer haar daarna op de laptop en test eventuele video’s, lettertypen en aansluitingen uiterlijk de dag ervoor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!