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Nachhaltigkeitsvortrag organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Nachhaltigkeitsvortrag braucht mehr als einen reservierten Saal und eine gute Präsentation. Du musst Referenten, Programm und Anmeldungen koordinieren, Technik früh prüfen und Catering sowie Mehrweggeschirr passend zur Teilnehmerzahl planen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Raumreservierung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden bestätigte Präsentationen, Ernährungswünsche, Wegweiser und ein getestetes HDMI-Kabel.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Referenten bestätigen

  • Programm festlegen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung bewerben

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Präsentation entgegennehmen

  • Präsentation prüfen

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

  • Namensschilder drucken

  • Wegweiser drucken

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

    2 Personen

  • Abfallstationen einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Snacks und Buffet bereitstellen

    3 Personen

  • Redner empfangen

  • Licht und Ton testen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Referenten briefen

  • Vortrag begleiten

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Vegetarisches Buffet servieren

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abfallströme überprüfen

  • Letzte Fragen beantworten

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • Rednertisch
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 70
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
  • Mehrweg-TellerAnz. 70
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 70
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Lautsprecherset
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 60
  • InfotafelnAnz. 6
  • RoutenhalterAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8

Reinigung

  • Abfallbehälter zur TrennungAnz. 4
  • Mülleimer mit DeckelAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Referenten mindestens 4 Wochen vor dem Vortrag fest. Bitte die Präsentationen spätestens 7 Tage vorher an und prüfe sie auf Format, Ton und Bild.
  • Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung für die genaue Planung ab. Erfasse dabei Ernährungswünsche und bestätige jede Anmeldung mit Uhrzeit, Raum und Anreisehinweisen.
  • Plane pro angemeldeter Person ein Glas, einen Teller und Besteck ein und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Bestelle frische Produkte erst kurz vor dem Termin, lagerfähiges Catering kannst du früher bereitstellen.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecherset und kabelloses Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam mit der Präsentation. Prüfe außerdem zwei Verlängerungskabel und die Position der Steckdosen.
  • Teile Freiwillige für Registrierung, Catering und Technik ein und öffne den Raum mindestens 90 Minuten vor Beginn. Richte Namensschilder, Wegweiser, Infotafeln und getrennte Abfallbehälter vor dem Eintreffen der Gäste ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Nachhaltigkeitsvortrag organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Anfrage an die Referenten. Vier Wochen vor dem Termin sollten Programm und Anmeldeformular stehen.
Wann muss die Präsentation für einen Nachhaltigkeitsvortrag vorliegen?
Fordere die Präsentation spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung an und prüfe sie innerhalb von 2 Tagen. So bleibt noch Zeit, inkompatible Dateien oder fehlende Videos zu ersetzen.
Wie viel Catering brauche ich für einen Nachhaltigkeitsvortrag?
Plane die Mengen nach der bestätigten Teilnehmerzahl und rechne bei Geschirr mit etwa 10 Prozent Reserve. Die genaue Zahl der Ernährungswünsche solltest du 3 bis 5 Tage vorher an den Catering-Anbieter weitergeben.
Wie lange dauert der Aufbau für einen Nachhaltigkeitsvortrag?
Plane mindestens 90 Minuten für das Öffnen des Raums, Tische und Stühle, Registrierungstisch, Projektor, Leinwand und Musikanlage ein. Bei unbekannter Technik oder mehreren Referenten sind 2 Stunden realistischer.

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