Checklist pour organiser une conférence sur le développement durable

Une conférence sur le développement durable demande plus qu’un programme et une salle. Il faut coordonner l’intervenant, les inscriptions, les besoins alimentaires, la technique et l’accueil des participants. Cette checklist de 52 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’installation des chaises, du projecteur et de la sonorisation. Elle prévoit aussi le matériel réutilisable, le tri des déchets et les derniers contrôles avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer l'intervenant
Définir le programme
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Promouvoir l'événement
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Recevoir la présentation
Vérifier la présentation
Commander le catering
Répartir les bénévoles
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer les panneaux de parcours
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les collations et le buffet
3 personnes
Accueillir l’intervenant
Tester l'éclairage et le son
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Briefer l’intervenant
Animer la conférence
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Servir un buffet végétarien
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Contrôler les flux de déchets
Répondre aux dernières questions
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Tasses à café réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 70
Couverts réutilisablesqté 70
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Ensemble de haut-parleurs
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Louchesqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 60
Panneaux d'informationqté 6
Supports de panneaux d’itinéraireqté 6
Nappesqté 8

Nettoyage

Poubelles de triqté 4
Poubelles avec couvercleqté 2
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et confirmez l’intervenant avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le programme, le formulaire d’inscription et un délai d’au moins 2 à 3 semaines pour envoyer les invitations et promouvoir la conférence.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis relancez les personnes inscrites 7 jours avant l’événement. Cette étape évite de commander le catering sans connaître le nombre de repas, les allergies ou les régimes particuliers.
Recevez la présentation de l’intervenant au moins 3 jours avant la conférence et vérifiez-la sur l’ordinateur qui sera utilisé sur place. Testez aussi le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le micro sans fil et les haut-parleurs avant l’arrivée du public.
Prévoyez une table d’inscription clairement visible, les badges nominatifs et les panneaux indiquant le parcours. Répartissez les bénévoles avant le jour J afin qu’une personne puisse accueillir les participants pendant qu’une autre gère la technique ou la restauration.
Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, la table de prise de parole et la technique. Gardez les produits frais dans des glacières jusqu’au service et placez les poubelles de tri à proximité de la restauration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence sur le développement durable ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer l’intervenant, promouvoir l’événement, traiter les inscriptions et commander la restauration sans précipitation.
Quand envoyer les invitations pour une conférence ?: Envoyez-les au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Faites une relance 7 jours avant, puis confirmez les inscriptions et les informations pratiques quelques jours avant l’accueil.
Quand tester la technique avant la conférence ?: Effectuez un premier test au moins 3 jours avant avec la présentation définitive. Le jour J, vérifiez encore le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les rallonges, les multiprises, le micro et les haut-parleurs avant l’ouverture de la salle.
Combien de chaises et de badges faut-il préparer ?: Préparez une chaise et un badge par inscription confirmée, puis ajoutez une marge de 5 à 10 % si la capacité de la salle le permet. Imprimez les badges après la confirmation des inscriptions afin de limiter les erreurs de nom.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.