Checklist voor een duurzaamheidsdialoog organiseren

Een duurzaamheidsdialoog vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een paar gespreksonderwerpen. Je regelt tegelijk deelnemers, gespreksbegeleiding, presentaties, techniek en catering die aansluit op dieetwensen. Werk van datum en programma naar uitnodigingen en aanmeldingen, en controleer in de laatste week vooral wat vaak blijft liggen: presentaties, microfoons, kabels, naambadges en gelabelde catering. Op de dag zelf draait de checklist om een geopende, geventileerde ruimte en een duidelijke ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Programma en gespreksthema's vaststellen
2 personen
Gespreksbegeleider vastleggen
Sprekers en panelleden uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
2 personen
Herinnering aan deelnemers sturen
Reservering van locatie bevestigen
Reservering van apparatuur bevestigen
Presentaties en video's verzamelen
2 personen
Presentaties technisch controleren
2 personen
Gespreksvragen voorbereiden
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Programma's printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken en voeding koelen
2 personen
Catering per dieetwens labelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Ontvangsttafel plaatsen
2 personen
Stoelen in kring opstellen
4 personen
Tafels voor catering opstellen
3 personen
Registratiebenodigdheden klaarleggen
2 personen
Naambadges en programma's klaarleggen
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Flip-overs en materialen klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Buffet en snacks uitstallen
3 personen
Afvalscheiding zichtbaar plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening en programma toelichten
Sprekers introduceren
Eerste inhoudelijke sessie begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks aanvullen
2 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Gespreksresultaten verzamelen
6 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet en dranken serveren
4 personen
Buffet en tafels aanvullen
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Tweede inhoudelijke sessie begeleiden
2 personen
Actiepunten op flip-over noteren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Plenaire vragenronde begeleiden
2 personen
Laatste consumptieronde serveren
2 personen
Opbrengsten samenvatten
2 personen
Afsluiting en vervolgstappen toelichten
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven catering veilig verpakken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatiecontrole uitvoeren
2 personen
Locatie afsluiten
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht aan sprekers sturen
Opbrengsten met deelnemers delen
2 personen
Actiepunten aan betrokkenen sturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
HDMI-kabelaantal 2
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 12

Presentatie

Flip-overbordenaantal 6
Flip-overpapieraantal 8
Whiteboardsaantal 3
Stiftenaantal 30
Plakbriefjesaantal 12
Pennenaantal 80
Kleefbandaantal 6
Schrijfmappenaantal 70

Registratie

Naambadgehoudersaantal 80
Registratieformulierenaantal 90
Programmaflyersaantal 90
Pijlbordjesaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Plantenaantal 8

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Voedsellabelsaantal 40

Schoonmaak

Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Handvegersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de gespreksthema’s eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer daarnaast tijd voor introducties, het gesprek en eventuele presentaties, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.
Vraag dieetwensen direct uit via het aanmeldformulier en controleer ze nogmaals vóór je boodschappen doet. Label de catering per dieetwens voordat deelnemers binnenkomen; dat voorkomt zoeken aan de buffettafel.
Verzamel presentaties en video’s uiterlijk enkele dagen vooraf en test ze op de laptop, beamer en het projectiescherm. Neem HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels mee; juist die onderdelen ontbreken vaak op locatie.
Maak naambadges en programma’s vóór de dag zelf klaar en zet ze bij de ontvangsttafel. Leg ook pennen, schrijfmappen en eventuele flip-overmaterialen klaar, zodat het gesprek direct kan starten.
Plan minimaal 30 minuten vóór de ontvangst voor het ophalen van sleutels, ventileren, opstellen en een geluidstest. Controleer daarna de draadloze microfoons, oplaadbare batterijen en draagbare speaker voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een duurzaamheidsdialoog?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Nodig sprekers en panelleden daarna uit, zodat je uiterlijk 3 weken voor de bijeenkomst kunt uitnodigen en aanmeldingen kunt verzamelen.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een duurzaamheidsdialoog?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 3 weken voor het evenement. Verstuur een herinnering 3 tot 5 dagen vooraf met het programma, de locatie, het aanvangstijdstip en eventuele praktische informatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een duurzaamheidsdialoog klaar te zetten?: Reserveer minimaal 30 minuten vóór de ontvangst voor het openen en ventileren van de ruimte, het plaatsen van de ontvangsttafel en het klaarzetten van stoelen en tafels. Plan daarnaast 15 minuten voor een volledige techniek- en microfoontest.
Wanneer controleer je dieetwensen en presentaties?: Controleer dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat catering nog aangepast kan worden. Verzamel en test presentaties en video’s eveneens uiterlijk 3 dagen vooraf op de gebruikte laptop, beamer en aansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.