Checklist pour organiser un Dialogue sur la durabilité

Un Dialogue sur la durabilité demande plus qu’un programme et quelques intervenants. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les présentations et le matériel audiovisuel, tout en prévoyant un accueil fluide. Cette checklist de 77 tâches et 49 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’ouverture de la salle. Elle évite notamment les oublis fréquents de câbles, de badges et de vérifications techniques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Définir le programme et les thèmes de discussion
2 personnes
Réserver l’animateur de discussion
Inviter les intervenants et les panélistes
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les inscriptions et les besoins alimentaires
2 personnes
Envoyer un rappel aux participants
Confirmer la réservation du lieu
Confirmer la réservation du matériel
Rassembler les présentations et les vidéos
2 personnes
Vérifier techniquement les présentations
2 personnes
Préparer les questions de discussion
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons et les aliments
2 personnes
Étiqueter le catering par régime alimentaire
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer la table d'accueil
2 personnes
Disposer les chaises en cercle
4 personnes
Installer les tables de catering
3 personnes
Préparer le matériel d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs et les programmes
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer les présentations
Installer les paperboards et le matériel
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Disposer le buffet et les snacks
3 personnes
Mettre en place le tri des déchets de façon visible
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Présenter l’ouverture et le programme
Présenter les intervenants
Animer la première session de contenu
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks de pause
2 personnes
Encadrer la pause
3 personnes
Animer les tables de discussion
6 personnes
Recueillir les résultats des échanges
6 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
Réapprovisionner le buffet et les tables
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer la deuxième session de fond
2 personnes
Noter les actions sur le paperboard
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer la séance de questions en plénière
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Résumer les recettes
2 personnes
Présenter la clôture et les prochaines étapes
Guider les participants vers la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer en toute sécurité le catering restant
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle du site
2 personnes
Fermer le lieu
Retourner le matériel
2 personnes
Retourner le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux intervenants
Partager les recettes avec les participants
2 personnes
Envoyer les actions aux personnes concernées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Microphones sans filqté 2
Câble HDMIqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Présentation

Chevalets de conférenceqté 6
Papier pour chevaletqté 8
Tableaux blancsqté 3
Marqueursqté 30
Post-itqté 12
Stylosqté 80
Ruban adhésifqté 6
Chemises à pinceqté 70

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 80
Formulaires d’inscriptionqté 90
Flyers du programmeqté 90
Panneaux de directionqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 10
Plantesqté 8

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8
Étiquettes alimentairesqté 40

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balais à mainqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’inviter les intervenants. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 3 semaines pour confirmer les panélistes, rédiger l’invitation et ouvrir les inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifiez-les une seconde fois avant de commander le catering. Étiquetez chaque plat par régime alimentaire le jour de l’événement.
Fixez une date limite pour recevoir les présentations et les vidéos, idéalement 5 jours avant le dialogue. Testez chaque fichier sur l’ordinateur portable avec le vidéoprojecteur, l’écran et le câble HDMI prévus.
Préparez les badges nominatifs et les programmes au plus tard la veille. Installez la table d’accueil avec les supports de badges, les stylos et les listes d’inscription avant l’arrivée des premiers participants.
Arrivez au lieu au moins 90 minutes avant le début. Récupérez les clés, aérez la salle, disposez les chaises et les tables, puis testez les microphones sans fil, l’enceinte et les multiprises.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un Dialogue sur la durabilité ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, l’animateur et les panélistes, puis de laisser environ 3 semaines aux participants pour s’inscrire.
Quand envoyer les invitations pour un Dialogue sur la durabilité ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Faites parvenir un rappel 5 à 7 jours avant la rencontre.
Quand vérifier les présentations et les vidéos ?: Demandez les fichiers au plus tard 5 jours avant le dialogue et effectuez un test technique dans les 48 heures suivantes. Gardez une copie sur l’ordinateur utilisé sur place et prévoyez un câble HDMI de secours.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’accueil du public. Il faut installer les tables et les chaises, préparer la table d’accueil, mettre les boissons en place et tester le son ainsi que la projection.

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