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Nachhaltigkeitsdialog organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Nachhaltigkeitsdialog braucht mehr Vorbereitung als nur ein gutes Gesprächsthema. Du koordinierst Referenten, Anmeldungen, Ernährungswünsche, Technik und einen reibungslosen Empfang. Plane zuerst Termin, Ort und Programm, danach Einladungen und Anmeldeprozess. In den letzten Tagen geht es vor allem um Teilnehmerzahlen, Präsentationen, Catering und die technische Prüfung. Die Checkliste bündelt alle 77 Aufgaben und 49 benötigten Gegenstände in der passenden Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Programm und Gesprächsthemen festlegen

    2 Personen

  • Gesprächsleiter festlegen

  • Referenten und Podiumsteilnehmer einladen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen und Ernährungswünsche überprüfen

    2 Personen

  • Erinnerung an die Teilnehmer senden

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Gerätereservierung bestätigen

  • Präsentationen und Videos sammeln

    2 Personen

  • Präsentationen technisch prüfen

    2 Personen

  • Gesprächsfragen vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme drucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und Lebensmittel kühlen

    2 Personen

  • Catering nach Ernährungswunsch kennzeichnen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Empfangstisch aufstellen

    2 Personen

  • Stühle im Kreis aufstellen

    4 Personen

  • Tische für das Catering aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungsmaterial bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder und Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

  • Flipcharts und Materialien bereitstellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet und Snacks aufstellen

    3 Personen

  • Abfalltrennung sichtbar aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Empfangsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnung und Programm erläutern

  • Redner vorstellen

  • Erste inhaltliche Sitzung begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Pause betreuen

    3 Personen

  • Gesprächstische begleiten

    6 Personen

  • Gesprächsergebnisse sammeln

    6 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet und Getränke servieren

    4 Personen

  • Buffet und Tische auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Zweite inhaltliche Session begleiten

    2 Personen

  • Aktionspunkte auf dem Flipchart notieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Plenare Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

  • Einnahmen zusammenfassen

    2 Personen

  • Abschluss und nächste Schritte erläutern

  • Teilnehmende zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Verpflegung sicher verpacken

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Küche reinigen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Standortkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Übriggebliebene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht an Sprecher senden

  • Erlöse mit den Teilnehmenden teilen

    2 Personen

  • Aktionspunkte an die Beteiligten senden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • KaffeekannenAnz. 4
  • TeekannenAnz. 3
  • WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Präsentation

  • FlipchartsAnz. 6
  • Flipchart-PapierAnz. 8
  • WhiteboardsAnz. 3
  • StifteAnz. 30
  • KlebezettelAnz. 12
  • StifteAnz. 80
  • KlebebandAnz. 6
  • SchreibmappenAnz. 70

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 80
  • RegistrierungsformulareAnz. 90
  • ProgrammflyerAnz. 90
  • WegweiserAnz. 8

Dekoration

  • TischläuferAnz. 10
  • PflanzenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-TischlampenAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • LebensmittelschilderAnz. 40

Reinigung

  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • HandfegerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm, Gesprächsthemen und Gesprächsleitung fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Referenten und Podiumsteilnehmer mit klaren Erwartungen zugesagt werden.
  • Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und prüfe Anmeldungen sowie Ernährungswünsche spätestens einige Tage vor dem Termin. Kennzeichne das Catering nach Wunsch, damit beim Buffet nichts verwechselt wird.
  • Sammle Präsentationen und Videos nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher mindestens einmal vor dem Dialog gemeinsam durch.
  • Bereite Namensschilder, Namensschildhalter und gedruckte Programme vor der Öffnung der Location vor. Lege außerdem Empfangstisch, Schreibmappen und Stifte so aus, dass Gäste ohne Rückfrage starten können.
  • Plane am Veranstaltungstag feste Zeit für Schlüsselübergabe, Lüften und den Aufbau ein. Getränke und Lebensmittel sollten rechtzeitig gekühlt werden; wiederverwendbares Geschirr und Besteck gehören vor Beginn an den Ausgabepunkt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Nachhaltigkeitsdialog planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Referenten. Einladungen und Anmeldeformular sollten danach zeitnah verschickt beziehungsweise geöffnet werden.
Wann sollten die Einladungen zum Nachhaltigkeitsdialog verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Sende 3 bis 5 Tage vorher eine Erinnerung und gleiche dabei die aktuelle Teilnehmerzahl sowie Ernährungswünsche ab.
Wann muss die Technik für den Nachhaltigkeitsdialog geprüft werden?
Sammle Präsentationen und Videos spätestens 7 Tage vorher und prüfe sie mindestens 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung. Teste dabei auch HDMI-Verbindung, Ton, Funkmikrofone und Ersatzbatterien.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Nachhaltigkeitsdialog?
Plane mindestens 90 Minuten für Schlüsselübergabe, Lüften, Raumaufbau, Empfangstisch und Technik ein. Bei mehreren Podiumsteilnehmern oder umfangreicher Präsentationstechnik sind 2 Stunden sinnvoll.

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