Checklist para organizar un diálogo sobre sostenibilidad

Organizar un diálogo sobre sostenibilidad requiere coordinar contenido, participantes y logística sin perder de vista los detalles del día. Define primero la fecha, el lugar, el programa y las personas que moderarán o participarán en el debate. Después, controla las inscripciones, las preferencias dietéticas y las presentaciones. Esta checklist reúne 77 tareas y 49 materiales para avanzar en orden, desde las invitaciones hasta la apertura del espacio y la mesa de recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Definir el programa y los temas de conversación
2 personas
Registrar al moderador del debate
Invitar a ponentes y panelistas
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar las inscripciones y las necesidades dietéticas
2 personas
Enviar un recordatorio a los participantes
Confirmar la reserva del lugar
Confirmar la reserva del equipo
Recopilar presentaciones y videos
2 personas
Comprobar técnicamente las presentaciones
2 personas
Preparar las preguntas de la conversación
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir los programas
Hacer la compra
3 personas
Refrigerar bebidas y alimentos
2 personas
Etiquetar el catering según las necesidades dietéticas
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Colocar la mesa de recepción
2 personas
Colocar las sillas en círculo
4 personas
Montar mesas para el catering
3 personas
Preparar los materiales de registro
2 personas
Preparar credenciales y programas
2 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar las presentaciones
Preparar rotafolios y materiales
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Montar el bufé y los aperitivos
3 personas
Colocar la separación de residuos de forma visible
2 personas
Comprobar los baños
Instruir al equipo de recepción
3 personas

Evento

Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Servir café y té
3 personas
Explicar la apertura y el programa
Presentar a los ponentes
ModerAR la primera sesión de contenido
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los snacks del descanso
2 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Coordinar mesas de conversación
6 personas
Recopilar los resultados de las conversaciones
6 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir buffet y bebidas
4 personas
Reponer el bufé y las mesas
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar la segunda sesión de contenido
2 personas
Anotar los puntos de acción en el rotafolio
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Moderar la ronda plenaria de preguntas
2 personas
Servir la última ronda de consumiciones
2 personas
Resumir los ingresos
2 personas
Explicar el cierre y los siguientes pasos
Guiar a los participantes hasta la salida
2 personas

Seguimiento

Empaquetar de forma segura el catering sobrante
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Realizar una inspección del lugar
2 personas
Cerrar el recinto
Devolver el equipo
2 personas
Devolver los materiales sobrantes
2 personas
Enviar un mensaje de agradecimiento a los ponentes
Compartir los ingresos con los participantes
2 personas
Enviar los puntos de acción a los implicados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesascant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertos reutilizablescant. 100
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cable HDMIcant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Baterías recargablescant. 12

Presentación

Pizarras de rotafoliocant. 6
Papel para rotafoliocant. 8
Pizarras blancascant. 3
Rotuladorescant. 30
Notas adhesivascant. 12
Bolígrafoscant. 80
Cinta adhesivacant. 6
Portadocumentoscant. 70

Registro

Portanombrescant. 80
Formularios de registrocant. 90
Folletos del programacant. 90
Carteles de flechascant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Plantascant. 8

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 8
Etiquetas de alimentoscant. 40

Limpieza

Contenedores de separación de residuoscant. 4
Paños de limpieza reutilizablescant. 12
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Escobas de manocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los temas de conversación antes de enviar las invitaciones. Así los ponentes reciben información concreta y puedes preparar preguntas útiles para el debate.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para revisar las respuestas. Comprueba las necesidades dietéticas al menos 3 días antes y etiqueta el catering antes de servirlo.
Pide las presentaciones y los vídeos antes del evento y haz una prueba técnica completa. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los micrófonos, el cable HDMI y las regletas.
Prepara acreditaciones, programas impresos y portanombres el día anterior. Deja también listos bolígrafos, notas adhesivas y rotuladores para las preguntas o dinámicas de conversación.
Reserva entre 60 y 90 minutos para abrir el lugar, ventilarlo, recoger las llaves y montar la recepción. En ese margen puedes colocar sillas, mesas, percheros y la zona de buffet sin recibir a los primeros participantes con prisas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un diálogo sobre sostenibilidad?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el lugar, el programa, el moderador y los panelistas. Envía un recordatorio a los participantes entre 3 y 5 días antes del encuentro.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas?: Fija el cierre de inscripciones entre 3 y 5 días antes, según el catering y el aforo. Revisa las necesidades dietéticas una última vez 24 horas antes de comprar y etiquetar la comida.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo técnico?: Recopila presentaciones y vídeos al menos 48 horas antes y prueba todo el equipo el día anterior. El día del evento reserva otros 30 minutos para comprobar sonido, proyección, cables y baterías.
¿Qué materiales hacen falta para un diálogo sobre sostenibilidad?: Calcula una silla por participante y prepara mesas, recepción, acreditaciones y programas. Para la parte técnica, prevé portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoz, cable HDMI, regletas y alargadores; para la conversación, rotafolios, papel, pizarras, rotuladores, notas adhesivas y bolígrafos.

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