Wat heb je nodig voor een duurzaamheidscongres?

Een duurzaamheidscongres vraagt om meer dan stoelen en een beamer. Je hebt techniek nodig die werkt met verschillende laptops, herbruikbaar servies voor koffie, lunch en water, en voldoende koel- en warmhoudmateriaal voor de catering. Regel presentatiemateriaal en adapters vooraf, zodat sprekers niet op de dag zelf hoeven te improviseren. Gebruik deze boodschappenlijst naast de deelnemerslijst, het programma en de cateringbestelling om per onderdeel te controleren wat klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 10
Sprekersstoelenaantal 6
Kledinghangersaantal 30

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Mobiele opladersaantal 4
Wifi-hotspot

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 120
Herbruikbare waterglazenaantal 120
Herbruikbare wijnglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Tafelkleedklemmenaantal 24

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Kamerplantenaantal 10
Herbruikbare naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Duurzaamheidspostersaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8
LED-lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsstickersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Rubberhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 12 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Havermelk - 12 liter
- Halfvolle melk - 8 liter
- Suiker - 2 kilo
- Zoetjes - 2 doosjes
- Citroenen - 3 kilo
- Plat water - 80 liter
- Bruisend water - 60 liter
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Biologische appelsap - 12 liter
- Biologische sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Biologisch bier - 48 flesjes
- Biologische witte wijn - 12 flessen
- Biologische rode wijn - 8 flessen
- Biologische rosé - 6 flessen
- Volkoren brood - 18 broden
- Volkoren minibroodjes - 180 stuks
- Meergranen crackers - 12 pakken
- Roomboter - 2 kilo
- Plantaardige margarine - 2 kilo
- Jonge kaas - 4 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Avocadospread - 2 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 5 kilo
- Tomaten - 5 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Paprika's - 3 kilo
- Wortels - 4 kilo
- Radijsjes - 2 kilo
- Kikkererwten - 3 kilo
- Linzen - 3 kilo
- Quinoa - 4 kilo
- Volkoren couscous - 4 kilo
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Appelazijn - 2 flessen
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Komijn - 250 gram
- Knoflookpoeder - 150 gram
- Italiaanse kruiden - 150 gram
- Mayonaise - 3 potten
- Mosterd - 3 potten
- Ketchup - 3 flessen
- Vegan yoghurtdressing - 3 liter
- Aardappelen - 12 kilo
- Zoete aardappelen - 8 kilo
- Courgettes - 6 kilo
- Uien - 5 kilo
- Champignons - 5 kilo
- Spinazie - 3 kilo
- Kokosmelk - 12 blikken
- Groentebouillon - 3 dozen
- Appels - 12 kilo
- Peren - 8 kilo
- Bananen - 8 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Ongezouten noten - 3 kilo
- Gedroogde abrikozen - 2 kilo
- Havermoutrepen - 140 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Olijven - 3 kilo
- Cherrytomaten - 3 kilo
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 80 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glansspoelmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Handzeep - 6 navullingen
- Handdesinfecterende gel - 6 flessen
- Papieren servetten - 500 stuks

Tips

Tel het servies op basis van het maximale aantal deelnemers en plan extra herbruikbare koffiekopjes en waterglazen voor de koffiepauzes. Zo hoef je gebruikte kopjes niet direct af te wassen voordat de volgende spreker begint.
Controleer uiterlijk 48 uur vooraf of de beamer, het projectiescherm, de laptop, HDMI-kabels en HDMI-adapters op elkaar aansluiten. Neem meerdere adapters mee, omdat sprekers vaak met verschillende aansluitingen komen.
Zet per presentatieruimte minstens één draadloze microfoon, microfoonstandaard en presentatieklikker klaar. Test het geluid en alle presentaties vóór de ontvangst van de deelnemers.
Gebruik koelboxen voor gekoelde dranken en warmhoudbakken voor de lunch als de catering niet direct vanuit de keuken wordt uitgeserveerd. Plan ook voldoende kannen en thermoskannen voor water, koffie en thee.
Leg verlengkabels, stekkerdozen en mobiele opladers bij de techniek klaar en controleer vooraf waar de stroompunten zitten. Een wifi-hotspot is verstandig als sprekers of de registratie afhankelijk zijn van internet.

Veelgestelde vragen

Hoeveel herbruikbare koffiekopjes heb ik nodig voor een duurzaamheidscongres?: Reken minimaal één kopje per deelnemer per koffieronde en voeg 10 tot 20 procent reserve toe. Bij twee koffiepauzes voor 100 deelnemers betekent dat 220 tot 240 kopjes als je tussendoor niet afwast.
Welke techniek moet ik meenemen naar een duurzaamheidscongres?: Zorg minimaal voor een beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, HDMI-adapters, presentatieklikker en stroomvoorziening. Test alles uiterlijk 48 uur vooraf en houd een tweede adapter en extra HDMI-kabel achter de hand.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een congres?: Voor één spreker tegelijk volstaat meestal één draadloze microfoon; bij panelgesprekken heb je één microfoon per actieve spreker nodig. Tel daar minstens één microfoonstandaard bij op en test het geluid vóór de start.
Wanneer moet ik de congresbenodigdheden controleren?: Controleer de volledige lijst uiterlijk 48 uur voor het congres en bevestig leveringen en reserveringen opnieuw. Doe op de congresdag zelf nog een technische test voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.