Que faut-il prévoir pour un congrès sur le développement durable ?

Un congrès sur le développement durable demande plus qu’un programme et des intervenants confirmés. Il faut prévoir le matériel de présentation, l’accueil des participants, les pauses café, le déjeuner et la vaisselle réutilisable. Cette liste vous aide à acheter ou à rassembler les éléments nécessaires avant le jour J. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits, les besoins alimentaires et la durée du congrès.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de conférenceqté 120
Tablesqté 12
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 10
Chaises des intervenantsqté 6
Cintresqté 30

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 120
Verres à eau réutilisablesqté 120
Verres à vin réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafesqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pinces à nappeqté 24

Décoration

Chemins de tableqté 12
Plantes d’intérieurqté 10
Badges nominatifs réutilisablesqté 120
Porte-badgesqté 120
Affiches sur la durabilitéqté 12
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Autocollants de tri des déchetsqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 12 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Lait d’avoine - 12 litres
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Citrons - 3 kilos
- Eau plate - 80 litres
- Eau pétillante - 60 liter
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Jus de pomme bio - 12 litres
- Jus d’orange bio - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière biologique - 48 bouteilles
- Vin blanc bio - 12 bouteilles
- Vin rouge bio - 8 bouteilles
- Rosé bio - 6 bouteilles
- Pain complet - 18 pains
- Petits pains complets - 180 pièces
- Crackers aux céréales complètes - 12 paquets
- Beurre doux - 2 kilo
- Margarine végétale - 2 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Houmous - 4 kilos
- Tartinade à l'avocat - 2 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Roquette - 2 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Radis - 2 kilo
- Pois chiches - 3 kilos
- Lentilles - 3 kilos
- Quinoa - 4 kilo
- Couscous complet - 4 kilo
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Vinaigre de cidre - 2 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Cumin - 250 grammes
- Poudre d’ail - 150 gram
- Herbes italiennes - 150 grammes
- Mayonnaise - 3 pots
- Moutarde - 3 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Dressing au yaourt vegan - 3 litres
- Pommes de terre - 12 kilos
- Patates douces - 8 kilos
- Courgettes - 6 kilos
- Oignons - 5 kilos
- Champignons - 5 kilos
- Épinards - 3 kilos
- Lait de coco - 12 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 boîtes
- Pommes - 12 kilos
- Poires - 8 kilos
- Bananes - 8 kilos
- Raisins - 6 kilo
- Noix non salées - 3 kilos
- Abricots secs - 2 kilo
- Barres à l’avoine - 140 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Olives - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 80 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Liquide de rinçage - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Savon pour les mains - 6 recharges
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Serviettes en papier - 500 pièces

Conseils

Prévoyez un badge nominatif et un exemplaire du programme pour chaque participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires de secours.
Pour une journée complète, comptez environ 2 à 3 boissons par personne et par heure pendant la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure supplémentaire.
Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur portable, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur au moins 24 heures avant l’ouverture des portes.
Prévoyez au moins un microphone sans fil pour les questions du public et vérifiez les piles ou batteries avant chaque session. Une rallonge et une multiprise par zone technique évitent les branchements improvisés.
Commandez la vaisselle réutilisable selon le pic d’utilisation, pas seulement selon le nombre d’invités : prévoyez au minimum 1,5 verre, tasse, assiette et couvert par participant si le lavage n’est pas organisé pendant la journée.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un congrès d’une journée ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par personne et par heure. Pour 100 participants sur une journée de 7 heures, prévoyez donc environ 800 à 1 000 boissons, en adaptant selon le café, l’eau et les autres boissons servies.
Combien de vaisselle réutilisable faut-il pour 100 participants ?: Prévoyez au minimum 150 verres, 150 tasses, 150 assiettes et 150 jeux de couverts si aucun lavage n’est possible pendant le congrès. Avec une plonge organisée entre les repas et les pauses, une quantité équivalente au nombre de participants peut suffire.
Quand commander le catering pour un congrès ?: Passez la commande au moins 10 à 14 jours avant l’événement. Confirmez les quantités et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant, après le traitement des inscriptions.
Quel matériel technique prévoir pour les présentations ?: Prévoyez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, des câbles HDMI, des adaptateurs, un cliqueur et au moins une rallonge par poste. Faites un test complet au moins 24 heures avant le congrès et gardez un hotspot Wi-Fi disponible en secours.

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