Qué necesitas comprar para un congreso de sostenibilidad

Organizar un congreso de sostenibilidad exige algo más que reservar la sala y confirmar a los ponentes. La compra debe cubrir el registro, las pausas de café, el almuerzo, las presentaciones y las necesidades técnicas sin generar residuos innecesarios. Usa esta lista para comprobar que tienes bebidas, vajilla reutilizable, material audiovisual y conexiones suficientes. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un pequeño margen para imprevistos.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas de congresocant. 120
Mesascant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesas altascant. 10
Sillas para ponentescant. 6
Perchascant. 30

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Cargadores móvilescant. 4
Punto de acceso Wi-Fi

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 120
Vasos de agua reutilizablescant. 120
Copas de vino reutilizablescant. 120
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarrascant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Pinzas para mantelescant. 24

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Plantas de interiorcant. 10
Credenciales reutilizablescant. 120
Portabadgescant. 120
Carteles de sostenibilidadcant. 12
Paneles informativoscant. 8
Pizarrascant. 6
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Pegatinas de separación de residuoscant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Guantes de gomacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras
- Café - 12 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Leche de avena - 12 litros
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Limones - 3 kilos
- Agua sin gas - 80 litros
- Agua con gas - 60 litros
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Zumo de manzana ecológico - 12 litros
- Zumo de naranja ecológico - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza ecológica - 48 botellas
- Vino blanco ecológico - 12 botellas
- Vino tinto ecológico - 8 botellas
- Rosado orgánico - 6 botellas
- Pan integral - 18 panes
- Panecillos integrales mini - 180 unidades
- Galletas de varios cereales - 12 paquetes
- Mantequilla - 2 kilos
- Margarina vegetal - 2 kilos
- Queso joven - 4 kilos
- Hummus - 4 kilo
- Crema de aguacate - 2 kilo
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mermelada de fresa - 2 tarros
- Pepinos - 5 kilos
- Tomates - 5 kilos
- Rúcula - 2 kilo
- Pimientos - 3 kilo
- Zanahorias - 4 kilo
- Rábanos - 2 kilos
- Garbanzos - 3 kilos
- Lentejas - 3 kilo
- Quinoa - 4 kilos
- Cuscús integral - 4 kilos
- Aceite de oliva - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Vinagre de manzana - 2 botellas
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Comino - 250 gramos
- Ajo en polvo - 150 gramos
- Hierbas italianas - 150 gram
- Mayonesa - 3 botes
- Mostaza - 3 tarros
- Ketchup - 3 botellas
- Aliño de yogur vegano - 3 litros
- Patatas - 12 kilo
- Batatas - 8 kilos
- Calabacines - 6 kilos
- Cebollas - 5 kilos
- Champiñones - 5 kilos
- Espinacas - 3 kilo
- Leche de coco - 12 latas
- Caldo de verduras - 3 cajas
- Manzanas - 12 kilo
- Peras - 8 kilo
- Plátanos - 8 kilos
- Uvas - 6 kilos
- Frutos secos sin sal - 3 kilos
- Albaricoques secos - 2 kilo
- Barritas de avena - 140 unidades
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Aceitunas - 3 kilos
- Tomates cherry - 3 kilos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 80 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Abrillantador - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Jabón de manos - 6 recambios
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas
- Servilletas de papel - 500 unidades

Consejos

Calcula la vajilla reutilizable para el número máximo de asistentes confirmados y añade un 10 % extra: para 100 personas, prepara al menos 110 vasos, tazas, platos y cubiertos.
Para la pausa de café, prevé dos bebidas calientes por persona si dura hasta 30 minutos. Ten café, té, termos, jarras y tazas listos antes de que empiece la primera ponencia.
Compra o prepara entre 0,5 y 0,75 litros de agua por asistente para una jornada completa. Reparte el agua en jarras y vasos reutilizables en lugar de depender de botellas individuales.
Comprueba el equipo audiovisual al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, clic de presentación y micrófonos deben probarse juntos en la sala.
Prepara un 10 % más de raciones para el catering y separa con antelación las opciones dietéticas recogidas en las inscripciones. Las bandejas para mantener caliente deben estar listas antes de la llegada de los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta agua necesito para un congreso de sostenibilidad?: Calcula entre 0,5 y 0,75 litros por persona para una jornada completa. Para 100 asistentes, prepara entre 50 y 75 litros y repártelos en jarras con vasos reutilizables.
¿Cuántas tazas de café debo comprar para un congreso?: Prevé dos bebidas calientes por persona para una pausa de hasta 30 minutos. Con 100 asistentes, necesitarás capacidad para unas 200 tazas, además de café, té, termos y agua caliente.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa como mínimo 24 horas antes del congreso. Lleva también cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores de repuesto para resolver fallos el mismo día.
¿Cuánta vajilla reutilizable necesito para 100 personas?: Prepara al menos 110 unidades de cada pieza que vaya a utilizarse: vasos de agua, tazas, platos y cubiertos. Ese margen del 10 % cubre pérdidas, cambios durante el almuerzo y asistentes no previstos.

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