Boodschappenlijst voor een duurzaamheidsconferentie

Voor een duurzaamheidsconferentie heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Denk aan herbruikbaar servies, waterkannen, registratiebenodigdheden en techniek die een volle zaal aankan. Stem aantallen af op het aantal deelnemers en tel voor servies en glazen ongeveer 10 procent reserve mee. Regel kabels, microfoons en presentaties uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafelsaantal 2
Bistrotafelsaantal 12
Stoelenaantal 130
Spreektafel
Krukkenaantal 4
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 150
Herbruikbare waterglazenaantal 150
Herbruikbare dinerbordenaantal 150
Herbruikbare dessertbordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 15

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudschalenaantal 6
Inductieplatenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 6
Schortenaantal 8
Koelthermometersaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 140
Naambadgehoudersaantal 140
Tafelkledenaantal 14
Programmafoldersaantal 140
Infobordenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Post-itsaantal 20
Stiftenaantal 30
Notitieboekjesaantal 140
Pennenaantal 150
Goodiebagtassenaantal 140
Plantenaantal 12

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalscheidingsbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Herbruikbare poetsdoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Groene thee - 1 doos
- Kruidenthee - 1 doos
- Cacaopoeder - 1 pak
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Sojamelk - 4 liter
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Citroenen - 20 stuks
- Kraanwater - 80 liter
- Bruiswater - 36 flessen
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Gemberbier - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Rode wijn - 12 flessen
- Witte wijn - 12 flessen
- Appels - 80 stuks
- Bananen - 60 stuks
- Druiven - 8 kilo
- Snoeptomaten - 6 kilo
- Komkommers - 20 stuks
- Wortels - 5 kilo
- Paprika's - 30 stuks
- Hummus - 12 bakken
- Olijven - 6 potten
- Notenmix - 5 kilo
- Gedroogde abrikozen - 3 kilo
- Volkorenbrood - 18 broden
- Meergranenbroodjes - 180 stuks
- Volkorenwraps - 120 stuks
- Plantaardige belegspread - 12 kuipjes
- Jonge kaas - 5 kilo
- Hummuswrapvulling - 10 kilo
- Kikkererwten - 8 blikken
- Linzen - 5 kilo
- Quinoa - 5 kilo
- Volkorenrijst - 5 kilo
- Zoete aardappelen - 12 kilo
- Courgettes - 8 kilo
- Uien - 5 kilo
- Knoflook - 500 gram
- Spinazie - 5 kilo
- Gemengde sla - 5 kilo
- Cherrytomaten - 5 kilo
- Feta - 3 kilo
- Plantaardige kookroom - 6 liter
- Olijfolie - 3 liter
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Groentebouillon - 4 pakken
- Kerriepoeder - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Komijn - 1 pot
- Zwarte peper - 1 pot
- Zout - 1 pak
- Mosterd - 2 flessen
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Sojasaus - 2 flessen
- Pure chocolade - 3 kilo
- Havermoutkoekjes - 8 pakken
- Kaneelbroodjes - 120 stuks
- Plantaardige yoghurt - 12 liter
- Muesli - 5 kilo
- Koffiefilters - 3 pakken
- Theefilters - 2 dozen
- Bamboeprikkers - 500 stuks
- Bakpapier - 2 rollen
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Afvalzakken restafval - 40 stuks
- Afvalzakken compost - 30 stuks
- Afvalzakken papier - 20 stuks
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 6 flessen
- Handdoekpapier - 8 pakken

Tips

Tel voor herbruikbare koffiekopjes, waterglazen en borden het verwachte aantal deelnemers plus 10 procent reserve. Bij 100 deelnemers betekent dat 110 stuks per type.
Voor een programma met meerdere sprekers heb je minimaal één laptop, één presentatieklikker en twee HDMI-kabels nodig. Test alle presentaties uiterlijk de dag vóór de conferentie op dezelfde laptop.
Plan per 50 deelnemers minstens één registratietafel en zorg dat de deelnemerslijst, naamkaartjes en programma’s daar vóór de inloop klaarliggen. Houd ook een extra stapel blanco naamkaartjes achter de hand.
Voorzie per 20 tot 30 deelnemers een waterkan en vul die vóór de start en tijdens de pauze opnieuw. Zet waterglazen op meerdere punten, zodat niet iedereen bij één tafel hoeft te wachten.
Controleer bij warm eten of hapjes vooraf hoeveel warmhoudschalen, serveerschalen en serveertangen nodig zijn. Reserveer daarnaast minimaal 30 minuten vóór de eerste pauze voor het koud zetten van dranken en het klaarzetten van catering.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een duurzaamheidsconferentie met 100 deelnemers?: Reken op 110 herbruikbare koffiekopjes, waterglazen en borden als je 10 procent reserve wilt. Voeg registratietafels, stoelen, waterkannen, koffiezetapparaten, waterkokers en de volledige presentatie- en geluidsset toe. Het precieze aantal tafels en stoelen hangt af van de zaalopstelling.
Hoeveel waterkannen heb ik nodig voor een conferentie?: Gebruik als praktische richtlijn één waterkan per 20 tot 30 deelnemers. Voor 100 deelnemers kom je dus uit op 4 tot 5 waterkannen, plus voldoende waterglazen. Vul de kannen vóór de start en opnieuw tijdens elke langere pauze.
Welke techniek moet ik meenemen naar een duurzaamheidsconferentie?: Neem minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, presentatieklikker, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen mee. Voor sprekers heb je draadloze microfoons, microfoonstandaards, een audiomixer en luidsprekers nodig. Plan de technische test uiterlijk één dag vóór het evenement.
Hoeveel reserve-servies moet ik bestellen?: Bestel ongeveer 10 procent meer servies dan het verwachte aantal deelnemers. Bij 80 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 88 koffiekopjes, 88 waterglazen en 88 borden per soort. Zo vang je extra gasten, gevallen servies en een tweede ronde tijdens de pauze op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.