Qué necesitas para una conferencia de sostenibilidad

Organizar una conferencia sobre sostenibilidad requiere algo más que reservar una sala: el material debe funcionar, el registro debe avanzar rápido y las bebidas y comidas deben estar listas a tiempo. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar para atender a los asistentes, ponentes y equipo técnico. Calcula las cantidades según el número de inscritos y deja margen para reposiciones. Revisa especialmente la vajilla reutilizable, los cables y el material de señalización, porque suelen quedarse para el final.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de registrocant. 2
Mesas bistrocant. 12
Sillascant. 130
Mesa de oradores
Taburetescant. 4
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 150
Vasos de agua reutilizablescant. 150
Platos de cena reutilizablescant. 150
Platos de postre reutilizablescant. 150
Cubiertos reutilizablescant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de aguacant. 15

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas térmicascant. 6
Placas de induccióncant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzas de cocinacant. 6
Delantalescant. 8
Termómetros para refrigeracióncant. 3

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 140
Portanombrescant. 140
Mantelescant. 14
Folletos del programacant. 140
Carteles informativoscant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Post-itscant. 20
Rotuladorescant. 30
Cuadernoscant. 140
Bolígrafoscant. 150
Bolsas de regalocant. 140
Plantascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Contenedores de separación de residuoscant. 8
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 3
Paños de limpieza reutilizablescant. 20
Guantescant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té verde - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Cacao en polvo - 1 paquete
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 8 litros
- Leche de soja - 4 liter
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Limones - 20 unidades
- Agua del grifo - 80 litros
- Agua con gas - 36 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Ginger beer - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Manzanas - 80 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Uvas - 8 kilos
- Tomates cherry - 6 kilo
- Pepinos - 20 piezas
- Zanahorias - 5 kilos
- Pimientos - 30 unidades
- Hummus - 12 tarrinas
- Aceitunas - 6 tarros
- Mezcla de frutos secos - 5 kilos
- Albaricoques secos - 3 kilo
- Pan integral - 18 panes
- Panecillos multicereales - 180 unidades
- Wraps integrales - 120 unidades
- Pasta vegetal para untar - 12 tarrinas
- Queso joven - 5 kilos
- Relleno de wrap de hummus - 10 kilos
- Garbanzos - 8 latas
- Lentejas - 5 kilo
- Quinoa - 5 kilo
- Arroz integral - 5 kilos
- Batatas - 12 kilos
- Calabacines - 8 kilo
- Cebollas - 5 kilos
- Ajo - 500 gram
- Espinacas - 5 kilos
- Ensalada mixta - 5 kilo
- Tomates cherry - 5 kilo
- Feta - 3 kilos
- Crema vegetal para cocinar - 6 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Vinagre balsámico - 2 botellas
- Caldo de verduras - 4 paquetes
- Curry en polvo - 1 bote
- Pimentón - 1 bote
- Comino - 1 bote
- Pimienta negra - 1 bote
- Sal - 1 paquete
- Mostaza - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Salsa de soja - 2 botellas
- Chocolate negro - 3 kilo
- Galletas de avena - 8 paquetes
- Bollos de canela - 120 unidades
- Yogur vegetal - 12 litros
- Muesli - 5 kilo
- Filtros de café - 3 paquetes
- Filtros de té - 2 docenas
- Pinchos de bambú - 500 unidades
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Bolsas de basura de resto - 40 unidades
- Bolsas de basura para compost - 30 piezas
- Bolsas de basura de papel - 20 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Papel toalla - 8 paquetes

Consejos

Calcula 1 vaso de agua por persona y hora, más un 10 % de reserva. Para una jornada de 80 asistentes, prepara al menos 90 vasos y varias jarras llenas antes de abrir el registro.
Prepara café para dos servicios si la conferencia dura media jornada o más. Ten una taza reutilizable por asistente previsto y reserva un 10 % adicional para ponentes y reposiciones.
Comprueba el equipo técnico al menos 24 horas antes: portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, regletas, alargadores, micrófonos y clic de presentación. Lleva un cable HDMI de repuesto si la sala no lo proporciona.
Para el registro, prepara una mesa despejada, tarjetas con nombres, programas y una lista impresa de participantes. Imprime entre un 5 % y un 10 % más de tarjetas y programas que las inscripciones confirmadas.
Enfría las bebidas la tarde anterior y recoge el pan fresco el mismo día. Coloca las bandejas, pinzas, platos y cubiertos antes de que lleguen los asistentes para no bloquear la zona de registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una conferencia de sostenibilidad?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante las primeras horas, incluyendo agua, café y otras bebidas. Añade un margen del 10 % para ponentes, personal y reposiciones.
¿Cuánta vajilla reutilizable debo preparar?: Prepara una taza, un vaso y un juego de cubiertos por asistente, y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Si habrá comida y postre, calcula también un plato de cada tipo por persona.
¿Cuándo debo comprobar el material técnico de la conferencia?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y otra de 30 minutos el mismo día. Comprueba especialmente el proyector, los micrófonos, el audio, los cables HDMI y el clic de presentación.
¿Cuántos programas y tarjetas con nombres debo imprimir?: Imprime una unidad por inscripción confirmada y añade entre un 5 % y un 10 % extra. Para 100 participantes, prepara aproximadamente 105-110 programas y tarjetas.

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