Que faut-il prévoir pour une conférence sur la durabilité ?

Pour une conférence sur la durabilité, prévoyez à la fois l’accueil, les pauses et le matériel technique, sans oublier les solutions réutilisables. La liste couvre les boissons, le café, les en-cas, la vaisselle, les supports imprimés et l’équipement de présentation. Calculez les quantités selon le nombre d’inscrits, avec une marge de 5 à 10 % pour les intervenants et les imprévus. Les achats frais, comme le pain, se font idéalement le jour même.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 130
Table de prise de parole
Tabouretsqté 4
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 150
Verres à eau réutilisablesqté 150
Assiettes à dîner réutilisablesqté 150
Assiettes à dessert réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 15

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plats de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Pinces de cuisineqté 6
Tabliersqté 8
Thermomètres de réfrigérationqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 140
Supports de badges nominatifsqté 140
Nappesqté 14
Brochures du programmeqté 140
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Post-itqté 20
Marqueursqté 30
Carnetsqté 140
Stylosqté 150
Sacs cadeauxqté 140
Plantesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Bacs de tri des déchetsqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Gantsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Poudre de cacao - 1 paquet
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Lait de soja - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Citron - 20 pièces
- Eau du robinet - 80 liter
- Eau pétillante - 36 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 8 kilos
- Tomates cerises - 6 kilo
- Concombres - 20 pièces
- Carottes - 5 kilos
- Poivrons - 30 pièces
- Houmous - 12 barquettes
- Olives - 6 bocaux
- Mélange de noix - 5 kilos
- Abricots secs - 3 kilos
- Pain complet - 18 pains
- Petits pains multigrains - 180 pièces
- Wraps complets - 120 pièces
- Tartinade végétale - 12 pots
- Fromage jeune - 5 kilo
- Garniture de wrap au houmous - 10 kilo
- Pois chiches - 8 boîtes
- Lentilles - 5 kilos
- Quinoa - 5 kilo
- Riz complet - 5 kilo
- Patates douces - 12 kilo
- Courgettes - 8 kilos
- Oignons - 5 kilos
- Ail - 500 gram
- Épinards - 5 kilo
- Salade composée - 5 kilos
- Tomates cerises - 5 kilos
- Feta - 3 kilo
- Crème de cuisson végétale - 6 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Bouillon de légumes - 4 briques
- Poudre de curry - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Cumin - 1 pot
- Poivre noir - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Moutarde - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce soja - 2 bouteilles
- Chocolat noir - 3 kilos
- Biscuits à l'avoine - 8 paquets
- Brioches à la cannelle - 120 pièces
- Yaourt végétal - 12 liter
- Muesli - 5 kilos
- Filtres à café - 3 paquets
- Filtres à thé - 2 douzaines
- Brochettes en bambou - 500 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs poubelle déchets résiduels - 40 pièces
- Sacs poubelle compost - 30 pièces
- Sacs poubelle papier - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en carafes et gardez une partie des boissons au frais jusqu’à l’accueil.
Pour une pause-café, comptez 1 tasse par participant, puis 10 % de tasses supplémentaires. Prévoyez aussi une machine à café, une bouilloire et assez de vaisselle réutilisable pour éviter les ruptures pendant le service.
Calculez les en-cas sur la base de 2 à 3 portions par personne et par pause. Achetez le pain frais le jour de la conférence et préparez les plateaux peu avant le début de chaque pause.
Prévoyez au moins un exemplaire imprimé du programme et un badge par participant inscrit, avec 5 à 10 % d’exemplaires en réserve. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les erreurs d’impression et les intervenants ajoutés au dernier moment.
Testez le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les microphones, le mixeur audio et les haut-parleurs plusieurs jours avant l’événement. Gardez au moins une rallonge et une multiprise de secours sur place pour éviter un branchement improvisé le matin même.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une conférence sur la durabilité ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 5 à 10 % et prévoyez de l’eau accessible pendant toute la conférence.
Quelle quantité d’en-cas acheter pour une conférence ?: Prévoyez 2 à 3 portions par personne et par pause. Pour 100 participants et une seule pause, cela représente environ 200 à 300 portions, avec un peu plus si la conférence dure toute la journée.
Combien de badges et de programmes faut-il imprimer ?: Imprimez un badge et un programme par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 80 inscrits, préparez donc environ 84 à 88 exemplaires de chaque document.
Quand tester le matériel technique avant la conférence ?: Faites un premier test plusieurs jours avant l’événement, puis une vérification complète le matin même. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, les microphones, les câbles HDMI, le mixeur audio et les haut-parleurs.

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