Dussehra-viering organiseren: complete checklist

Een Dussehra-viering vraagt om meer dan een programma en een maaltijd. Je stemt de puja, muziek, catering, Ravan-decoratie en publieksstroom op elkaar af, terwijl vergunningen en veiligheid vooraf geregeld moeten zijn. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar gastenregistratie, leveranciers en vrijwilligers. In deze checklist zie je wat je wanneer controleert, inclusief punten die vaak pas op de laatste dag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Maaltijd en snacks selecteren
2 personen
Leveranciers benaderen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Decoratieontwerp maken
2 personen
Puja-programma uitwerken
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Presentator instrueren
2 personen
Puja-benodigdheden controleren
2 personen
Ravan-decoratie voorbereiden
4 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Route en parkeren communiceren
Eindstand aanmeldingen controleren
2 personen
Allergenenlijst opstellen
2 personen
Voorraad houdbare producten kopen
3 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Verse boodschappen kopen
3 personen
Groenten wassen en snijden
4 personen
Marinades en sauzen maken
3 personen
Desserts portioneren
3 personen
Kleding en attributen klaarleggen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Terrein en zalen inspecteren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Pujatafel inrichten
3 personen
Ravan-figuur plaatsen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziekapparatuur testen
2 personen
Buffetruimte inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Warme gerechten bereiden
5 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Allergenen apart markeren
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers briefing geven
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Opening aankondigen
Culturele optredens begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Puja voorbereiden
3 personen
Puja begeleiden
3 personen
Prasad uitdelen
4 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Maaltijd serveren
5 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Dussehra-verhaal presenteren
2 personen
Ravan-ritueel begeleiden
5 personen
Veilige lichtshow uitvoeren
3 personen
Afsluiting aankondigen
Gasten uitgeleide doen
3 personen

Nazorg

Restanten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen controleren
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Pujatafel
Registratietafel

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Kommetjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Kopjesaantal 70
Theelepelsaantal 80
Eetlepelsaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Opscheplepelsaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Marigold-slingersaantal 12
Rangolipoederaantal 8
Kleurige doekenaantal 10
LED-theelichtenaantal 60
Papieren lantaarnsaantal 12
Ballonnenaantal 100
Touwaantal 3
Ravan-figuur
Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 12
Pijlenbordenaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Batterijenaantal 24
Zaklampenaantal 4

Puja

Puja thaliaantal 2
Diya-houdersaantal 12
Koperen kalash
Puja-doekenaantal 3
Godenbeeldenaantal 2
Kumkumkommenaantal 4
Wierookhoudersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het puja-programma en muziekprogramma uiterlijk enkele weken vooraf vast. Plan ook een korte briefing voor de presentator, zodat overgangen en aankondigingen niet tijdens de viering moeten worden uitgezocht.
Controleer de locatie op stroompunten, overdekte ruimte en looproutes voordat je partytenten, buffettafels en apparatuur vastlegt. Test microfoon, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens één keer vóór de dag zelf.
Verwerk dieetwensen en allergieën vóór je de cateringhoeveelheden definitief maakt. Zet een allergenenlijst bij het buffet en houd verse boodschappen apart van houdbare voorraad.
Maak een vrijwilligersindeling met minimaal drie rollen: registratie, buffet en programma. Geef iedere vrijwilliger een starttijd en een aanspreekpunt; zonder die indeling blijven naamkaartjes, puja-benodigdheden en tafels vaak liggen.
Communiceer route en parkeren tegelijk met de uitnodiging en stuur de praktische informatie opnieuw zodra de eindstand van de aanmeldingen bekend is. Controleer één dag vooraf stoelen, servies, koelboxen, warmhoudbakken en koffie- en theeapparatuur op aantallen en werking.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een Dussehra-viering organiseren?: Leg datum, programma en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer daarna leveranciers, werk het veiligheidsplan uit en verstuur de uitnodigingen; houd de laatste week vrij voor aantallen, verse boodschappen en controles.
Hoeveel drank moet ik rekenen voor een Dussehra-viering?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voeg extra water en warme dranken toe wanneer de viering meerdere uren duurt en controleer of je genoeg drinkglazen, kopjes, koffiezetapparaten en waterkokers hebt.
Wanneer moet ik de cateringhoeveelheden definitief bepalen?: Maak een eerste raming bij het versturen van de uitnodigingen en definitieve aantallen 3 tot 5 dagen vooraf. Verwerk dan ook dieetwensen, allergenen en de verdeling tussen maaltijd, snacks en dessert.
Wat moet ik de dag voor Dussehra controleren?: Controleer 1 dag vooraf de eindstand van de aanmeldingen, vrijwilligersindeling, puja-benodigdheden, Ravan-decoratie en allergenenlijst. Test daarnaast de geluidsinstallatie en controleer tafels, stoelen, servies, stroomvoorziening, koelboxen en warmhoudbakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.