Zo organiseer je een Dussehra-viering

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk daarna de puja, muziek, catering, veiligheid en taakverdeling uit in een vaste volgorde. Voor een Dussehra-viering moet je bovendien op tijd vergunningen, Ravan-decoratie en puja-benodigdheden controleren. Houd de aanmeldingen bij, verzamel dieetwensen en stem route, parkeren en het tijdstip van aankomst vooraf af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
9
Maaltijd en snacks selecteren
2 personen
10
Leveranciers benaderen
11
Benodigdheden inventariseren
2 personen
12
Decoratieontwerp maken
2 personen
13
Puja-programma uitwerken
2 personen
14
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Presentator instrueren
2 personen
17
Puja-benodigdheden controleren
2 personen
18
Ravan-decoratie voorbereiden
4 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
20
Route en parkeren communiceren
21
Eindstand aanmeldingen controleren
2 personen
22
Allergenenlijst opstellen
2 personen
23
Voorraad houdbare producten kopen
3 personen
24
Decoratie sorteren
2 personen
25
Verse boodschappen kopen
3 personen
26
Groenten wassen en snijden
4 personen
27
Marinades en sauzen maken
3 personen
28
Desserts portioneren
3 personen
29
Kleding en attributen klaarleggen
2 personen
30
Locatiesleutels ophalen
31
Terrein en zalen inspecteren
2 personen
32
Tenten opbouwen
4 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Pujatafel inrichten
3 personen
35
Ravan-figuur plaatsen
4 personen
36
Versiering ophangen
4 personen
37
Verlichting aansluiten
2 personen
38
Muziekapparatuur testen
2 personen
39
Buffetruimte inrichten
4 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Warme gerechten bereiden
5 personen
42
Hapjes voorbereiden
4 personen
43
Allergenen apart markeren
2 personen
44
Registratietafel klaarzetten
2 personen
45
Vrijwilligers briefing geven
3 personen

Event

46
Gasten ontvangen
3 personen
47
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
48
Welkomstdrank serveren
3 personen
49
Opening aankondigen
50
Culturele optredens begeleiden
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Puja voorbereiden
3 personen
54
Puja begeleiden
3 personen
55
Prasad uitdelen
4 personen
56
Buffet opbouwen
4 personen
57
Maaltijd serveren
5 personen
58
Buffet bijvullen
3 personen
59
Servies afruimen
3 personen
60
Dussehra-verhaal presenteren
2 personen
61
Ravan-ritueel begeleiden
5 personen
62
Veilige lichtshow uitvoeren
3 personen
63
Afsluiting aankondigen
64
Gasten uitgeleide doen
3 personen

Nazorg

65
Restanten verpakken
3 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
4 personen
68
Apparatuur uitschakelen
2 personen
69
Decoratie afbreken
4 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
71
Locatie schoonmaken
5 personen
72
Materialen controleren
2 personen
73
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven eten verdelen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Statafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Pujatafel
Registratietafel

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Kommetjesaantal 80
Drinkglazenaantal 100
Kopjesaantal 70
Theelepelsaantal 80
Eetlepelsaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Opscheplepelsaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Mengkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Decoratie

Marigold-slingersaantal 12
Rangolipoederaantal 8
Kleurige doekenaantal 10
LED-theelichtenaantal 60
Papieren lantaarnsaantal 12
Ballonnenaantal 100
Touwaantal 3
Ravan-figuur
Naamkaartjesaantal 80
Tafelkledenaantal 12
Pijlenbordenaantal 6

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Batterijenaantal 24
Zaklampenaantal 4

Puja

Puja thaliaantal 2
Diya-houdersaantal 12
Koperen kalash
Puja-doekenaantal 3
Godenbeeldenaantal 2
Kumkumkommenaantal 4
Wierookhoudersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je leveranciers en vrijwilligers benadert. Plan afzonderlijke momenten voor ontvangst, puja, maaltijd, muziek en eventuele Ravan-activiteit, zodat de presentator precies weet wanneer hij moet schakelen.
Controleer uiterlijk 2 weken vooraf of een vergunning en extra veiligheidsmaatregelen nodig zijn. Bespreek de route, publieksstroom en een duidelijke plek voor de pujatafel voordat je de locatie definitief indeelt.
Sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de viering en maak daarna de definitieve aantallen voor maaltijd, snacks, borden, glazen en stoelen. Zet allergenen en dieetwensen op één lijst voor de catering en vrijwilligers.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok toe: ontvangst, puja, buffet, techniek en opruimen. Test de draadloze microfoon, luidsprekers, muziekspeler, verlengsnoeren en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf op de locatie.
Sorteer decoratie en houdbare voorraad eerder, maar koop verse boodschappen pas 1 tot 2 dagen voor het evenement. Controleer op de dag zelf ook de Ravan-decoratie, puja-benodigdheden, koelboxen en warmhoudbakken voordat gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Dussehra-viering organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Regel vergunningen, leveranciers en uitnodigingen in de eerste 2 weken; sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor de viering.
Hoeveel eten moet ik voorzien voor een Dussehra-viering?: Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en tel per maaltijd één volledige portie per persoon plus ongeveer 10% reserve. Bepaal snacks en drank apart, nadat je dieetwensen en allergieën hebt verwerkt.
Wanneer moet ik de puja-benodigdheden en decoratie controleren?: Controleer de puja-benodigdheden en Ravan-decoratie uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op de opbouwdag. Zo heb je minimaal 24 uur om ontbrekende spullen of beschadigde decoratie te vervangen.
Hoe deel ik vrijwilligers in tijdens een Dussehra-viering?: Plan per taak minstens één verantwoordelijke en maak tijdsblokken van 2 tot 3 uur. Zorg dat ontvangst, puja, catering, techniek en veiligheid nooit zonder aanspreekpunt zitten, ook niet tijdens de maaltijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.