Checklist para organizar una celebración de Dussehra

Una celebración de Dussehra necesita más coordinación que una simple reunión: hay que encajar el programa, la puja, la comida, la decoración de Ravan y la logística del lugar. Esta checklist reúne 75 tareas y 60 artículos para avanzar en el orden correcto, desde reservar el espacio hasta comprar los alimentos frescos. También te ayuda a cerrar las inscripciones, calcular el catering y preparar al equipo de voluntarios sin dejarlo todo para la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Seleccionar comida y aperitivos
2 personas
Contactar a los proveedores
Inventariar los suministros
2 personas
Crear el diseño de la decoración
2 personas
Desarrollar el programa de la puja
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Instruir al presentador
2 personas
Comprobar el material de puja
2 personas
Preparar la decoración de Ravan
4 personas
Preparar tarjetas de nombre
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Comprobar el total final de inscripciones
2 personas
Elaborar la lista de alérgenos
2 personas
Comprar provisiones de productos no perecederos
3 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Comprar alimentos frescos
3 personas
Lavar y cortar las verduras
4 personas
Preparar marinadas y salsas
3 personas
Porcionar postres
3 personas
Preparar ropa y accesorios
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Inspeccionar el recinto y las salas
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de pasteles
3 personas
Colocar la figura de Ravan
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Montar la zona del buffet
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar platos calientes
5 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Marcar los alérgenos por separado
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Dar una charla a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Anunciar la apertura
Coordinar las actuaciones culturales
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar el puja
3 personas
Acompañar la puja
3 personas
Distribuir prasad
4 personas
Montar el buffet
4 personas
Servir la comida
5 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Presentar la historia de Dussehra
2 personas
Coordinar el ritual de Ravan
5 personas
Realizar espectáculo de luces seguro
3 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Empacar lo sobrante
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas altascant. 4
Mesas de buffetcant. 6
Sillascant. 70
Mesa de puja
Mesa de registro

Vajilla

Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Cuencoscant. 80
Vasoscant. 100
Tazascant. 70
Cucharillascant. 80
Cucharas soperascant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharonescant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Reproductor de música

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3

Decoración

Guirnaldas de caléndulacant. 12
Polvo de rangolicant. 8
Telas de colorescant. 10
Velas LEDcant. 60
Faroles de papelcant. 12
Globoscant. 100
Cuerdacant. 3
Figura de Ravan
Tarjetas de nombrecant. 80
Mantelescant. 12
Paneles de flechascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Bateríascant. 24
Linternascant. 4

Puja

Puja thalicant. 2
Soportes para diyacant. 12
Kalash de cobre
Paños pujacant. 3
Estatuas de diosescant. 2
Cuencos de kumkumcant. 4
Porta-inciensocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpieza reutilizablescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y el lugar. Comprueba los permisos y prepara el plan de seguridad antes de enviar las invitaciones, porque esos datos determinan el aforo y la ruta de acceso.
Calcula el catering con el total final de inscripciones, no con una estimación inicial. Recoge las preferencias dietéticas y prepara una lista de alérgenos antes de confirmar los platos con los proveedores.
Compra los productos no perecederos cuando cierres las cantidades y deja los alimentos frescos para los últimos días. Así puedes revisar el inventario sin ocupar demasiado tiempo ni espacio de refrigeración.
Asigna voluntarios a funciones concretas: registro, buffet, puja, sonido y desmontaje. Instruye al presentador y comprueba el micrófono inalámbrico, los altavoces, los cables y las regletas antes de que lleguen los invitados.
Clasifica la decoración por zonas y termina la decoración de Ravan con antelación. El día del evento reserva un momento para colocar las mesas de buffet, la mesa de registro, la mesa de puja y las tarjetas de nombre.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Dussehra?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, comprobar permisos y contactar con proveedores. Deja la compra de alimentos frescos para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones de Dussehra?: Envíalas unas 4 semanas antes, cuando ya estén confirmados el lugar, el programa y la información de aparcamiento. Solicita las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 a 10 días antes.
¿Cómo calculo la comida para una celebración de Dussehra?: Usa el total final de inscripciones y añade aproximadamente un 10 % de margen para el buffet. Separa las necesidades de aperitivos, comida, postres y bebidas, y confirma los alérgenos antes de hacer el pedido.
¿Qué debo revisar el día antes del evento?: Haz un inventario completo y comprueba mesas, sillas, vajilla, equipos de café y té, bandejas calientes, neveras y material de sonido. También verifica la decoración de Ravan, las tarjetas de nombre, la ruta de llegada y la asignación de voluntarios.

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