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Organiser une célébration de Dussehra sans rien oublier

Une célébration de Dussehra demande de coordonner la puja, la musique, le repas et la décoration de Ravan dans un ordre précis. Commence par fixer la date et le programme, puis réserve le lieu et vérifie les autorisations avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster le catering, les besoins alimentaires et le matériel. Cette checklist réunit les 75 tâches et 60 fournitures du plan, pour suivre la préparation jusqu’au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Élaborer le plan de sécurité

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Déterminer les quantités de catering

    2 personnes

  • Sélectionner les repas et les snacks

    2 personnes

  • Contacter les fournisseurs

  • Inventorier les fournitures

    2 personnes

  • Créer le design de la décoration

    2 personnes

  • Élaborer le programme de puja

    2 personnes

  • Établir le programme musical

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Briefing de l'animateur

    2 personnes

  • Vérifier les fournitures de Puja

    2 personnes

  • Préparer la décoration Ravan

    4 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Communiquer l’itinéraire et le stationnement

  • Vérifier le nombre final d'inscriptions

    2 personnes

  • Établir la liste des allergènes

    2 personnes

  • Acheter des produits longue conservation

    3 personnes

  • Trier la décoration

    2 personnes

  • Acheter des courses fraîches

    3 personnes

  • Laver et couper les légumes

    4 personnes

  • Préparer les marinades et les sauces

    3 personnes

  • Portionner les desserts

    3 personnes

  • Préparer les vêtements et les accessoires

    2 personnes

  • Récupérer les clés du lieu

  • Inspecter le site et les salles

    2 personnes

  • Monter les tentes

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Aménager la table puja

    3 personnes

  • Installer la figurine Ravan

    4 personnes

  • Suspendre la décoration

    4 personnes

  • Brancher l’éclairage

    2 personnes

  • Tester le matériel de musique

    2 personnes

  • Aménager l’espace buffet

    4 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les plats chauds

    5 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Marquer séparément les allergènes

    2 personnes

  • Préparer la table d'inscription

    2 personnes

  • Faire le briefing des bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    3 personnes

  • Annoncer l'ouverture

  • Accompagner les spectacles culturels

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Préparer la puja

    3 personnes

  • Animer la puja

    3 personnes

  • Distribuer le prasad

    4 personnes

  • Monter le buffet

    4 personnes

  • Servir le repas

    5 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Débarrasser la vaisselle

    3 personnes

  • Présenter l’histoire de Dussehra

    2 personnes

  • Animer le rituel du Ravan

    5 personnes

  • Réaliser un show lumineux sécurisé

    3 personnes

  • Annoncer la clôture

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

Suivi

  • Emballer les restes

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    4 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Démonter la décoration

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Retourner le matériel loué

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tables hautesqté 4
  • Tables de buffetqté 6
  • Chaisesqté 70
  • Table de puja
  • Table d'inscription

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 80
  • Assiettes à dessertqté 80
  • Petits bolsqté 80
  • Verres à boireqté 100
  • Tassesqté 70
  • Cuillères à caféqté 80
  • Cuillères à soupeqté 80
  • Fourchettesqté 80
  • Couteauxqté 80
  • Louchesqté 20

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Rallongesqté 6
  • Multiprisesqté 6
  • Micro sans fil
  • Haut-parleursqté 2
  • Lecteur audio

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 6
  • Saladiersqté 8
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Verres doseursqté 3
  • Papier aluminiumqté 3
  • Film alimentaireqté 3

Décoration

  • Guirlandes de marigoldqté 12
  • Poudre de rangoliqté 8
  • Tissus colorésqté 10
  • Bougies chauffe-plat LEDqté 60
  • Lanternes en papierqté 12
  • Ballonsqté 100
  • Cordeqté 3
  • Figurine Ravan
  • Badges nominatifsqté 80
  • Nappesqté 12
  • Panneaux de directionqté 6

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 8
  • Pilesqté 24
  • Lampes de pocheqté 4

Puja

  • Puja thaliqté 2
  • Supports à diyaqté 12
  • Kalash en cuivre
  • Tissus de pujaqté 3
  • Statues des dieuxqté 2
  • Bols à kumkumqté 4
  • Porte-encensqté 2

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balai et pelleqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque le lieu et les autorisations dès que la date est fixée : le plan de sécurité, l’itinéraire et le stationnement dépendent de ces informations.
  • Après les inscriptions, prévois une confirmation finale au moins 7 jours avant l’événement. Utilise ce chiffre pour recalculer les repas, les snacks, les assiettes et les verres.
  • Ne limite pas la vérification au matériel de puja : teste aussi le micro sans fil, les haut-parleurs, le lecteur audio, les machines à café et les bouilloires au moins 48 heures avant.
  • Prépare la décoration de Ravan et trie le reste de la décoration séparément. Vérifie les rallonges, multiprises et équipements de maintien au chaud avant l’installation.
  • Centralise les allergies et les besoins alimentaires dans une liste visible par l’équipe du catering. Achète les produits longue conservation en avance et garde les courses fraîches pour les 24 à 48 dernières heures.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration de Dussehra ?
Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la date, le programme, le lieu, les autorisations et le plan de sécurité, avant l’envoi des invitations.
Combien de temps avant Dussehra faut-il envoyer les invitations ?
Envoie-les environ 4 à 6 semaines à l’avance, avec la date limite d’inscription. Prévois une relance 10 à 14 jours avant l’événement pour obtenir un nombre fiable de participants.
Quand confirmer les quantités de repas pour Dussehra ?
Fais une première estimation dès l’ouverture des inscriptions, puis confirme les quantités 5 à 7 jours avant la célébration. À ce moment-là, intègre les allergies, les régimes particuliers et le nombre final d’inscrits.
Que faut-il vérifier la veille d’une célébration de Dussehra ?
La veille, contrôle la décoration de Ravan, les fournitures de puja, le matériel audio, les rallonges, les tables et les chaises. Prépare aussi les badges, la liste des allergènes et les produits frais afin de ne pas improviser le jour même.

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