Boodschappenlijst voor een drukwerkbeurs

Voor een drukwerkbeurs heb je meer nodig dan tafels voor standhouders. Denk ook aan een registratiebalie, duidelijke bewegwijzering, badges, programmafolders en techniek die presentaties en communicatie ondersteunt. Per bezoeker regel je daarnaast drinken, servies en afvalvoorzieningen; voor standhouders komen stroom, verlichting en presentatiemateriaal erbij. Gebruik deze lijst om inkopen en reserveringen uiterlijk enkele dagen voor de beurs af te ronden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 24
Bezoekersstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 12
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 120
Standwandenaantal 24

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beeldschermaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Oplaadkabelsaantal 6
Handscannersaantal 2
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 12
Staande lampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 20
Koffielepelsaantal 120

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Voedselbakkenaantal 20
Aluminium schalenaantal 12

Decoratie

Bedrijfsvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 24
Bloemstukkenaantal 8
Naambordhoudersaantal 30
Infobordenaantal 8
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Presentatierekkenaantal 24
Folderrekkenaantal 24
Krijtbordenaantal 6
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 60
Badgesaantal 220
Badgestripsaantal 220
Programmafoldersaantal 220
Plattegrondenaantal 220
Polsbandjesaantal 220

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 6 kilo
- Theezakjes - 300 stuks
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Suiker - 3 kilo
- Melkcupjes - 500 stuks
- Havermelk - 12 liter
- Water zonder koolzuur - 120 liter
- Water met koolzuur - 60 liter
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Bitter lemon - 12 flessen
- Gemberbier - 12 flessen
- Alcoholvrij bier - 48 flessen
- Pilsener - 120 flessen
- Witte wijn - 18 flessen
- Rosé - 12 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Bubbels - 8 flessen
- IJsblokjes - 30 kilo
- Citroenen - 5 kilo
- Limoenen - 3 kilo
- Baguettes - 40 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Miniwraps - 180 stuks
- Roomkaas - 5 kilo
- Jonge kaas - 6 kilo
- Brie - 4 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Kipfiletbeleg - 4 kilo
- Gerookte zalm - 2 kilo
- Tomaten - 6 kilo
- Komkommers - 5 kilo
- Sla - 8 kroppen
- Rucola - 2 kilo
- Rode ui - 2 kilo
- Paprika - 3 kilo
- Olijven - 3 kilo
- Pesto - 2 kilo
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Ketchup - 1 liter
- Balsamico - 1 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Zout - 1 kilo
- Zwarte peper - 500 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Italiaanse kruiden - 250 gram
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Notenmix - 4 kilo
- Kaaskoekjes - 8 pakken
- Groentesticks - 8 kilo
- Druiven - 6 kilo
- Appels - 8 kilo
- Bananen - 5 kilo
- Brownies - 180 stuks
- Mini muffins - 180 stuks
- Koekjes - 12 pakken
- Vegetarische sandwiches - 60 stuks
- Vegan sandwiches - 30 stuks
- Sandwiches met kip - 60 stuks
- Sandwiches met zalm - 30 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan roomkaas - 1 kilo
- Glutenvrije crackers - 4 pakken
- Papieren servetten - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Rietjes - 250 stuks
- Koffiefilters - 3 pakken
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Vershoudfolie - 4 rollen
- Aluminiumfolie - 4 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Handdoekpapier - 12 rollen
- Handdesinfecterende gel - 8 flessen

Tips

Reken voor de registratie op één balie per 150 tot 200 bezoekers en leg naamkaartjes, handscanners, een laptop en oplaadkabels samen klaar. Zo voorkom je een opstopping bij de entree.
Plan per stand minimaal één standtafel en controleer vooraf hoeveel standwanden, ledspots en verlengkabels nodig zijn. Neem per stand minstens één stekkerdoos mee als er apparatuur wordt gebruikt.
Voor een programma met presentaties heb je naast een laptop een beeldscherm of beamer met projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoons nodig. Test alle aansluitingen en kabelgoten uiterlijk de dag ervoor.
Zet voor drank en catering ongeveer één waterglas per verwachte bezoeker plus 10 procent extra klaar; voor koffie en wijn gebruik je aparte koffiekopjes en wijnglazen. Bestel servies niet pas op de beursdag, zeker niet bij een externe cateraar.
Plaats afvalbakken bij de registratie, catering en aan het einde van de standrij en reserveer garderoberekken met kledinghangers als bezoekers jassen meenemen. Neem voor de bewegwijzering extra exemplaren mee voor entree, zaalroute en toiletten.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een drukwerkbeurs?: Regel per stand minimaal een standtafel, stroomvoorziening en passende verlichting. Voor de beurs zelf heb je daarnaast een registratiebalie, bezoekersstoelen, badges, programmafolders, bewegwijzering, catering en afvalbakken nodig.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een drukwerkbeurs?: Dat hangt af van je programma en zaalindeling. Reserveer zitplaatsen voor de volledige capaciteit van presentaties en voeg ongeveer 10 procent extra stoelen toe voor onverwachte bezoekers.
Hoeveel drinken moet ik inkopen voor een drukwerkbeurs?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna op ongeveer één drankje per uur. Voeg 10 procent reserve toe en houd water apart van koffie, frisdrank en wijn.
Wanneer moet ik spullen voor een drukwerkbeurs regelen?: Bevestig standtafels, standwanden, techniek en catering uiterlijk één tot twee weken vooraf. Controleer stroompunten, presentatiemateriaal, badges en programmafolders nogmaals op de dag vóór de beurs.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.