Einkaufsliste für die Drucksachenmesse
Für eine Drucksachenmesse brauchst du mehr als Stände und Drucksachen: Besucher müssen sich registrieren, Aussteller präsentieren und Vorträge oder Produktvorführungen funktionieren. Plane Mobiliar, Technik, Beleuchtung und Geschirr anhand der erwarteten Besucherzahl und der Zahl der Stände. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Ladekabel und ausreichend Namensschilder. Die vollständige Liste hilft dir, Einkauf und Aufbau rechtzeitig zu organisieren.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StehtischeAnz. 24
- Besucher-StühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 12
- Registrierungstheke
- BarhockerAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 10
- GarderobenständerAnz. 2
- KleiderbügelAnz. 120
- StandwändeAnz. 24
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- BildschirmAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 20
- LadekabelAnz. 6
- HandscannerAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- StehlampenAnz. 4
- LichterkettenAnz. 6
Geschirr
- WassergläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 20
- KaffeelöffelAnz. 120
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- LebensmittelboxenAnz. 20
- AluminiumschalenAnz. 12
Dekoration
- FirmenflaggenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 24
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 30
- InfotafelnAnz. 8
- ProgrammschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- PräsentationsregaleAnz. 24
- ProspektständerAnz. 24
- KreidetafelnAnz. 6
- StifteAnz. 60
- NotizblöckeAnz. 60
- AusweiseAnz. 220
- Badge-StreifenAnz. 220
- ProgrammhefteAnz. 220
- PläneAnz. 220
- ArmbänderAnz. 220
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- StaubsaugerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 6 Kilo
- Teebeutel - 300 Stück
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 3 Packungen
- Zucker - 3 Kilo
- Milchbecher - 500 Stück
- Hafermilch - 12 Liter
- Wasser ohne Kohlensäure - 120 Liter
- Sprudelwasser - 60 Liter
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Bitter Lemon - 12 Flaschen
- Ingwerbier - 12 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 48 Flaschen
- Pils - 120 Flaschen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rosé - 12 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Sekt - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 30 Kilo
- Zitronen - 5 Kilo
- Limetten - 3 Kilo
- Baguettes - 40 Stück
- Vollkornbrot - 12 Laibe
- Mini-Wraps - 180 Stück
- Frischkäse - 5 Kilo
- Junger Käse - 6 Kilo
- Brie - 4 Kilo
- Hummus - 4 Kilo
- Hähnchenbrustaufschnitt - 4 Kilo
- Räucherlachs - 2 Kilo
- Tomaten - 6 Kilo
- Gurken - 5 Kilo
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Rucola - 2 Kilo
- Rote Zwiebel - 2 Kilo
- Paprika - 3 kilo
- Oliven - 3 Kilo
- Pesto - 2 Kilo
- Mayonnaise - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Ketchup - 1 Liter
- Balsamico - 1 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 500 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Paprikachips - 10 Tüten
- Naturelchips - 10 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Nussmix - 4 Kilo
- Käsecracker - 8 Packungen
- Gemüsesticks - 8 Kilo
- Trauben - 6 Kilo
- Äpfel - 8 Kilo
- Bananen - 5 Kilo
- Brownies - 180 Stück
- Mini-Muffins - 180 Stück
- Kekse - 12 Packungen
- Vegetarische Sandwiches - 60 Stück
- Vegane Sandwiches - 30 Stück
- Hähnchen-Sandwiches - 60 Stück
- Sandwiches mit Lachs - 30 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 20 Stück
- Vegane Frischkäsecreme - 1 kilo
- Glutenfreie Cracker - 4 Packungen
- Papierservietten - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Trinkhalme - 250 Stück
- Kaffeefilter - 3 Packungen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Allzweckreiniger - 3 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Papierhandtücher - 12 Rollen
- Handdesinfektionsgel - 8 Flaschen
Tipps
- Plane pro Aussteller einen klar abgegrenzten Stand und prüfe vorab, wie viele Standwände, Stehtische oder Biertische dafür nötig sind. So bestellst du nicht erst beim Aufbau nach.
- Rechne bei einer ganztägigen Messe mit mindestens einem Sitzplatz je vier bis fünf Besucher und stelle zusätzliche Barhocker an der Registrierung oder an Gesprächsbereichen bereit.
- Prüfe Technik und Stromanschlüsse spätestens 7 Tage vor der Messe. Für Laptop, Bildschirm, Beamer, Lautsprecher und Mischpult brauchst du ausreichend Verlängerungskabel, Kabelkanäle und Ladekabel.
- Bestelle Namensschilder, Programmhefte und Armbänder mit Reserve: 10 bis 15 Prozent mehr als die bestätigten Anmeldungen decken Nachmeldungen und beschädigte Exemplare ab.
- Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und stelle Wassergläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck passend zur Cateringmenge bereit. Abfallbehälter und eine Garderobe werden oft vergessen, obwohl sie direkt am Eingang gebraucht werden.
Häufige Fragen
- Wie viele Namensschilder brauche ich für eine Drucksachenmesse?
- Plane die Zahl der bestätigten Aussteller und Besucher plus 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei 200 Anmeldungen solltest du also etwa 220 bis 230 Namensschilder drucken.
- Wie früh muss ich die Technik für die Drucksachenmesse prüfen?
- Prüfe Stromanschlüsse, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 7 Tage vorher. Einen vollständigen Funktionstest am Veranstaltungsort solltest du spätestens am Vortag durchführen.
- Wie viel Geschirr brauche ich für die Drucksachenmesse?
- Plane bei einer Veranstaltung mit Catering mindestens 1,5 Teller, 1,5 Bestecksets und 2 Trinkgläser pro erwarteter Person ein. Für Kaffee solltest du pro Gast mindestens eine Tasse plus 10 Prozent Reserve bereithalten.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Drucksachenmesse?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk je weiterer Stunde. Bei 100 Gästen und vier Stunden sind damit ungefähr 500 bis 600 Getränke sinnvoll, abhängig von Wetter und Catering.
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