Drive-in bioscoop organiseren: complete checklist

Een drive-in bioscoop organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen een film en een scherm regelen. Je legt vooraf filmrechten, locatie, capaciteit, stroom en een veilige verkeersroute vast. Daarna volgen reserveringen voor projectie, FM-geluid, toiletten en catering, plus duidelijke informatie voor bezoekers. Gebruik de checklist om eerst de zaken met een lange doorlooptijd te regelen en op de dag zelf niets te vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Film en vertoningsdatum vastleggen
Filmrechten en licentie regelen
Evenementlocatie reserveren
Projectiescherm reserveren
Projector en zender reserveren
Stroomvoorziening vastleggen
Toegangsroute en parkeerplan maken
2 personen
Capaciteit van het terrein bepalen
2 personen
Veiligheids- en evacuatieplan maken
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Toiletten reserveren
Cateringassortiment bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerplaatsen toewijzen
2 personen
Bezoekersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Filmfile en ondertiteling controleren
2 personen
Apparatuur en materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Terrein en ondergrond inspecteren
2 personen
Verkeersroute afzetten
4 personen
Parkeervakken uitzetten
4 personen
Projectiescherm opbouwen
4 personen
Projector veilig opstellen
2 personen
FM-zender aansluiten
2 personen
Stroomkabels leggen en afdekken
3 personen
Reserveapparatuur testen
2 personen
Cateringtafels opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Toiletten controleren en bevoorraden
2 personen
EHBO- en brandmiddelen plaatsen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
3 personen
Cateringbalie inrichten
3 personen
Briefing parkeerbegeleiders geven
2 personen
Briefing cateringteam geven
2 personen

Event

Entree openen
2 personen
Tickets en aanmeldingen controleren
4 personen
Auto's naar vakken begeleiden
6 personen
Parkeerplaatsen voor mindervaliden bewaken
2 personen
Bezoekers naar catering verwijzen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Parkeerterrein vrijhouden
2 personen
Publiek welkom heten
Filmintroductie afspelen
Filmprojectie starten
2 personen
Beeld en geluid monitoren
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Film netjes afsluiten
Uitrijden van auto's begeleiden
6 personen

Nazorg

Catering direct afsluiten
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Projector veilig inpakken
2 personen
FM-zender loskoppelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Cateringafval verzamelen
3 personen
Terrein afvalvrij maken
4 personen
Tafels en stoelen afnemen
2 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Toiletten schoon achterlaten
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Projectiescherm afbreken
4 personen
Verkeersmaterialen verwijderen
3 personen
Stroomkabels oprollen
2 personen
Terrein schoon opleveren
4 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Borg en gehuurde materialen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Partytentenaantal 2
Biertafelsetsaantal 3

Apparatuur

Projectiescherm
Beamer
Reservebeamer
FM-zender
Audiomixer
Laptop
Reserve-laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-splitter
USB-stickaantal 2
Megafoonaantal 2
Portofoonsaantal 8
Aggregaat
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Kabelgotenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Decoratie

Filmdoekbannersaantal 4
Entreebord
Parkeerbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Menubordenaantal 3
Afzetlintaantal 6
Pionnenaantal 30
Dranghekkenaantal 12
Grondankersaantal 12
Spanbandenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Serveerschalenaantal 20
Serveerbestekaantal 12
Tangenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Handschoenenaantal 10
Opbergbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
EHBO-kofferaantal 2
Brandblussersaantal 4
Rookmeldersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Regel filmrechten en licentie zodra de film en vertoningsdatum vaststaan. Controleer uiterlijk enkele dagen voor de vertoning of de filmfile, ondertiteling en het afgesproken formaat op de laptop werken.
Maak het parkeerplan op basis van de werkelijke terreinbreedte en rijrichting. Wijs parkeerplaatsen vooraf toe en houd een aparte route vrij voor hulpdiensten en een veilige in- en uitgang.
Test de volledige techniek op locatie, inclusief projector, reservebeamer, FM-zender, audiomixer, HDMI-kabels en laptop. Doe dat vóór de bezoekers arriveren; een losse kabel of verkeerde beeldverhouding los je dan nog op.
Plan stroom per apparaat en leg verlengkabels, kabelhaspels en kabelgoten buiten loop- en rijroutes. Neem een aggregaat alleen mee als de locatievoorziening niet aantoonbaar genoeg vermogen levert.
Stuur bezoekersinformatie minstens 48 uur vooraf. Vermeld aankomsttijd, parkeerinstructies, geluidsfrequentie, toiletten, catering, dieetmogelijkheden en wat bezoekers bij slecht weer kunnen verwachten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een drive-in bioscoop organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Filmrechten, locatie, vergunningen, projectiescherm en technische apparatuur kunnen meerdere weken voorbereiding vragen; houd de laatste week vrij voor testen en bezoekersinformatie.
Hoeveel parkeerplaatsen heb ik nodig voor een drive-in bioscoop?: Reken per auto op ongeveer 12 tot 15 m², inclusief rijruimte en afstand tussen voertuigen. Tel daar ruimte bij op voor entree, toiletten, techniek, catering en een vrije route voor hulpdiensten.
Welke techniek heb ik nodig voor een drive-in bioscoop?: Je hebt minimaal een projectiescherm, beamer, laptop, HDMI-kabels, FM-zender en een betrouwbare stroomvoorziening nodig. Leg ook een reservebeamer, reserve-laptop, splitter, verlengkabels en kabelgoten klaar en test alles vóór de opening.
Wanneer moet ik de bezoekersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 48 uur voor de voorstelling en herhaal eventuele weers- of routewijzigingen op de dag zelf. Geef aankomsttijd, parkeerplaats, FM-frequentie, toiletten, catering en contactinformatie in één bericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.