Checklist para organizar un autocine sin imprevistos

Organizar un autocine exige coordinar la película, la proyección y la circulación de los vehículos como un solo sistema. Antes de anunciar la fecha, necesitas confirmar los derechos de exhibición, el recinto, la capacidad y el suministro eléctrico. Después se concretan las plazas, las inscripciones, el catering y la información que recibirá cada visitante. Esta checklist reúne 84 tareas y 63 materiales para avanzar en orden y llegar al día del evento con las pruebas técnicas y el terreno revisados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la película y la fecha de proyección
Gestionar los derechos de filmación y la licencia
Reservar el lugar del evento
Reservar la pantalla de proyección
Reservar proyector y transmisor
Asegurar el suministro eléctrico
Crear la ruta de acceso y el plan de estacionamiento
2 personas
Determinar la capacidad del recinto
2 personas
Elaborar el plan de seguridad y evacuación
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
Reservar los aseos
Definir el surtido de catering
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar plazas de estacionamiento
2 personas
Enviar información a los visitantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar el archivo de vídeo y los subtítulos
2 personas
Recoger el equipo y los materiales
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Inspeccionar el terreno y la superficie
2 personas
Cortar la ruta de tráfico
4 personas
Delimitar las plazas de aparcamiento
4 personas
Montar la pantalla de proyección
4 personas
Instalar el proyector de forma segura
2 personas
Conectar el transmisor FM
2 personas
Tender y cubrir cables de alimentación
3 personas
Probar el equipo de repuesto
2 personas
Montar las mesas de catering
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Comprobar y abastecer los baños
2 personas
Colocar botiquines de primeros auxilios y extintores
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Realizar prueba técnica final
3 personas
Montar el mostrador de catering
3 personas
Dar instrucciones a los guías de aparcamiento
2 personas
Dar briefing al equipo de catering
2 personas

Evento

Abrir la entrada
2 personas
Comprobar tickets y registros
4 personas
Guiar los coches a las plazas
6 personas
Vigilar las plazas de aparcamiento para personas con discapacidad
2 personas
Indicar el catering a los visitantes
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Mantener libre el aparcamiento
2 personas
Dar la bienvenida al público
Reproducir la introducción de la película
Iniciar la proyección de la película
2 personas
Supervisar imagen y sonido
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Cerrar la película correctamente
Guiar la salida de los coches
6 personas

Seguimiento

Cerrar el catering de inmediato
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar el proyector de forma segura
2 personas
Desconectar el transmisor FM
2 personas
Apagar la iluminación
2 personas
Recoger los residuos de catering
3 personas
Dejar el recinto libre de residuos
4 personas
Limpiar mesas y sillas
2 personas
Lavar la vajilla y el material
3 personas
Dejar los baños limpios
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Desmontar la pantalla de proyección
4 personas
Retirar los materiales de tráfico
3 personas
Enrollar los cables eléctricos
2 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Registrar objetos perdidos
Gestionar el depósito y los materiales alquilados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 4
Carpas de fiestacant. 2
Mesas con bancoscant. 3

Equipo

Pantalla de proyección
Proyector
Proyector de reserva
Transmisor FM
Mesa de mezclas
Portátil
Portátil de reserva
Cables HDMIcant. 3
Divisor HDMI
Memoria USBcant. 2
Megáfonocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Grupo electrógeno
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Canaletas para cablescant. 12
Enrollacablescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8
Bateríascant. 24

Decoración

Banners para pantalla de cinecant. 4
Cartel de entrada
Señales de aparcamientocant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Carteles del menúcant. 3
Cinta de balizamientocant. 6
Conoscant. 30
Vallas de control de multitudescant. 12
Anclajes de suelocant. 12
Correas de amarrecant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Bandejas de servircant. 20
Cubiertos de serviciocant. 12
Pinzascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Guantescant. 10
Cajas de almacenamientocant. 12
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Esponjas de limpiezacant. 12
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Detectores de humocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la película y los derechos de exhibición. Comprueba también el archivo de vídeo y los subtítulos con antelación, y guarda una copia en una memoria USB además del portátil principal.
Prueba la proyección y la transmisión de audio en el propio recinto antes del evento. Incluye un proyector, un portátil y un grupo electrógeno de reserva; una prueba en otro lugar no revela problemas de distancia, interferencias o visibilidad.
Diseña la entrada, la salida y el aparcamiento antes de asignar plazas. Revisa la superficie del terreno, calcula la capacidad y envía a cada visitante instrucciones claras sobre la ruta y el lugar donde debe estacionar.
No dejes los permisos, las notificaciones ni el plan de evacuación para la última semana. Reserva también los aseos y prepara walkie-talkies, un megáfono y lámparas o linternas para coordinar al equipo cuando oscurezca.
Haz la compra y enfría las bebidas con tiempo, pero separa el catering no perecedero del que necesita frío. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y lleva impreso el programa y una lista de contactos el día del autocine.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un autocine?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, la pantalla, el proyector y el transmisor, y para tramitar permisos y derechos de exhibición. Deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, revisar la previsión meteorológica y hacer la prueba técnica final.
¿Qué equipo hace falta para montar un autocine?: Necesitas una pantalla, un proyector, un transmisor FM, un portátil y cables HDMI, además de regletas, alargadores y canaletas para los cables. Lleva un proyector y un portátil de reserva, junto con un grupo electrógeno, para no depender de un único punto de fallo.
¿Cómo se calcula el aparcamiento de un autocine?: Define la capacidad según el número de plazas que caben con seguridad, dejando espacio para la circulación, la evacuación y la visibilidad de la pantalla. Asigna las plazas antes de abrir las inscripciones y envía la ruta de acceso y las instrucciones de estacionamiento junto con la confirmación.
¿Cuándo hay que comprobar el sonido y los subtítulos?: Haz una prueba completa en el recinto como mínimo 48 horas antes: reproduce el archivo entero o las escenas clave, verifica los subtítulos y comprueba la señal del transmisor desde varias filas. Repite una comprobación breve antes de que entren los vehículos.

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