Autokino organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Autokino braucht mehr Vorbereitung als eine normale Filmvorführung: Bild, Ton, Strom und Verkehrsführung müssen gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Film, Termin, Gelände und Kapazität fest, bevor du Technik oder Catering reservierst. Plane außerdem Zeit für Genehmigungen, Filmrechte und einen Testlauf bei Dunkelheit ein. Die Checkliste führt dich von der ersten Entscheidung bis zur Kontrolle von Wetter, Geräten und Besucherinformationen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Film und Vorführdatum festlegen
Filmrechte und Lizenz organisieren
Veranstaltungsort reservieren
Projektionsleinwand reservieren
Projektor und Sender reservieren
Stromversorgung festlegen
Zugangsroute und Parkplatzplan erstellen
2 Personen
Kapazität des Geländes bestimmen
2 Personen
Sicherheits- und Evakuierungsplan erstellen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Toiletten reservieren
Cateringangebot festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Parkplätze zuweisen
2 Personen
Besucherinformationen versenden
Wettervorhersage prüfen
Filmdatei und Untertitel prüfen
2 Personen
Geräte und Materialien abholen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Gelände und Untergrund inspizieren
2 Personen
Verkehrsroute absperren
4 Personen
Parkplätze markieren
4 Personen
Projektionsleinwand aufbauen
4 Personen
Projektor sicher aufstellen
2 Personen
FM-Sender anschließen
2 Personen
Stromkabel verlegen und abdecken
3 Personen
Ersatzgeräte testen
2 Personen
Cateringtische aufstellen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Beleuchtung anbringen
3 Personen
Abfallstationen einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen
Erste-Hilfe- und Brandschutzmittel platzieren
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Technischen Abschlusstest durchführen
3 Personen
Cateringtheke einrichten
3 Personen
Briefing für Parkplatzhelfer geben
2 Personen
Briefing für das Catering-Team geben
2 Personen
Event
Eingang öffnen
2 Personen
Tickets und Anmeldungen prüfen
4 Personen
Autos in die Parkplätze einweisen
6 Personen
Behindertenparkplätze überwachen
2 Personen
Besucher an das Catering verweisen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Parkplatz freihalten
2 Personen
Publikum willkommen heißen
Filmeinführung abspielen
Filmvorführung starten
2 Personen
Bild und Ton überwachen
2 Personen
Besucherfragen beantworten
2 Personen
Film sauber abschließen
Ausfahren der Autos begleiten
6 Personen
Nachbereitung
Catering direkt abschließen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Projektor sicher verpacken
2 Personen
FM-Sender abkoppeln
2 Personen
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
Cateringabfall sammeln
3 Personen
Gelände müllfrei machen
4 Personen
Tische und Stühle abwischen
2 Personen
Geschirr und Material spülen
3 Personen
Toiletten sauber hinterlassen
2 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Projektionsleinwand abbauen
4 Personen
Verkehrsmaterialien entfernen
3 Personen
Stromkabel aufrollen
2 Personen
Gelände sauber übergeben
4 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Kaution und Mietmaterial abwickeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 12
- BarhockerAnz. 4
- PartyzelteAnz. 2
- BiertischgarniturenAnz. 3
Ausstattung
- Projektionsleinwand
- Beamer
- Ersatzbeamer
- FM-Sender
- Audiomischpult
- Laptop
- Ersatz-Laptop
- HDMI-KabelAnz. 3
- HDMI-Splitter
- USB-StickAnz. 2
- MegafonAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 8
- Stromaggregat
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 4
Beleuchtung
- BaustrahlerAnz. 6
- LichterkettenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 8
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- Filmleinwand-BannerAnz. 4
- Eingangsschild
- ParkschilderAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
- MenükartenAnz. 3
- AbsperrbandAnz. 6
- KegelAnz. 30
- AbsperrgitterAnz. 12
- BodenankerAnz. 12
- SpanngurteAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- KaffeetassenAnz. 120
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
- ServierschalenAnz. 20
- ServierbesteckAnz. 12
- ZangenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- HandschuheAnz. 10
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- KühlelementeAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesenAnz. 3
- Kehrblech und HandfegerAnz. 3
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- ReinigungsschwämmeAnz. 12
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- RauchmelderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Kläre Filmrechte und Vorführtermin mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe die Filmdatei einschließlich Untertiteln anschließend auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer, nicht erst am Veranstaltungstag.
- Plane für Bild und Ton eine Reserve ein: Ein Ersatzbeamer, ein Ersatz-Laptop, zusätzliche HDMI-Kabel und ein USB-Stick mit der Filmdatei verhindern, dass ein einzelner Defekt den Abend beendet.
- Teste Stromversorgung, FM-Sender und Projektor mindestens 2 Stunden vor Einlass gemeinsam. Verlege Kabel durch Kabelkanäle oder Kabeltrommeln und halte Taschenlampen sowie Ersatzbatterien für die Kontrolle bereit.
- Schicke Besucherinformationen spätestens 3 Tage vor dem Termin. Nenne Zufahrtsroute, Parkplatzzuweisung, Einlasszeit, Toiletten, Verpflegung und was bei Regen oder einer Terminänderung gilt.
- Kontrolliere das Gelände bei Tageslicht und nach Einbruch der Dunkelheit. Prüfe Untergrund, Fluchtwege, Beleuchtung, Sichtlinien zur Leinwand und die Position von Megafon und Funkgeräten, bevor die ersten Autos einfahren.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher muss man ein Autokino organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Filmrechte, Gelände, Genehmigungen, Leinwand, Projektor, FM-Sender und Toiletten können Vorlauf benötigen; die letzten 7 Tage sind für Anmeldungen, Einkäufe und Wetterprüfung gedacht.
- Wie viel Technik braucht man für ein Autokino?
- Mindestens nötig sind Leinwand, Beamer, Laptop, FM-Sender, HDMI-Kabel und eine zuverlässige Stromversorgung. Plane zusätzlich einen Ersatzbeamer, einen Ersatz-Laptop, einen USB-Stick und mindestens ein zusätzliches HDMI-Kabel ein.
- Wann sollten die Besucher beim Autokino eintreffen?
- Plane den Einlass etwa 60 bis 90 Minuten vor Filmbeginn. So bleiben rund 30 Minuten für die Parkplatzzuweisung und weitere 30 bis 60 Minuten für Stau, Toilettengang und die Suche nach dem richtigen Stellplatz.
- Was braucht man bei Regen im Autokino?
- Prüfe die Wettervorhersage spätestens 48 Stunden und nochmals am Veranstaltungstag. Entscheide vorher, ob Zelte, ein Ersatztermin oder eine Absage möglich sind, und verschicke eine Änderung mindestens 3 Stunden vor dem geplanten Einlass.
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