Organiser un cinéma drive-in : la checklist complète

Un cinéma drive-in demande plus qu’un écran et un projecteur. Il faut verrouiller les droits du film, la capacité du terrain, la circulation des voitures et la réception du son avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist de 84 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix de la séance aux derniers contrôles techniques. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir, notamment un équipement de secours et une solution électrique fiable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le film et la date de projection
Organiser les droits et la licence du film
Réserver le lieu de l’événement
Réserver l’écran de projection
Réserver le projecteur et l'émetteur
Prévoir l’alimentation électrique
Établir l'accès et le plan de stationnement
2 personnes
Déterminer la capacité du site
2 personnes
Créer le plan de sécurité et d’évacuation
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Réserver les toilettes
Définir l’assortiment traiteur
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les places de parking
2 personnes
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le fichier vidéo et les sous-titres
2 personnes
Récupérer l’équipement et le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Inspecter le terrain et le sol
2 personnes
Barrer la route de circulation
4 personnes
Délimiter les places de parking
4 personnes
Monter l’écran de projection
4 personnes
Installer le projecteur en toute sécurité
2 personnes
Brancher l’émetteur FM
2 personnes
Poser et recouvrir les câbles d’alimentation
3 personnes
Tester le matériel de secours
2 personnes
Installer les tables de traiteur
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes
Installer la trousse de premiers secours et le matériel anti-incendie
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Effectuer le test technique final
3 personnes
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
Donner le briefing aux guides de stationnement
2 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
2 personnes
Vérifier les billets et les inscriptions
4 personnes
Guider les voitures vers les emplacements
6 personnes
Surveiller les places de parking pour personnes à mobilité réduite
2 personnes
Orienter les visiteurs vers la restauration
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Garder le parking libre
2 personnes
Accueillir le public
Lancer l’introduction du film
Lancer la projection du film
2 personnes
Surveiller l’image et le son
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Clore le film correctement
Accompagner la sortie des voitures
6 personnes

Suivi

Clôturer la restauration sans délai
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le projecteur en toute sécurité
2 personnes
Débrancher l’émetteur FM
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Collecter les déchets du catering
3 personnes
Débarrasser le site des déchets
4 personnes
Essuyer les tables et les chaises
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Laisser les toilettes propres
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter l’écran de projection
4 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
3 personnes
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
Rendre le terrain propre
4 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Gérer la caution et le matériel loué

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 12
Tabourets de barqté 4
Tentes de réceptionqté 2
Ensembles de tables de bièreqté 3

Équipement

Écran de projection
Vidéoprojecteur
Vidéo-projecteur de réserve
Émetteur FM
Mixeur audio
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Câbles HDMIqté 3
Répartiteur HDMI
Clé USBqté 2
Mégaphoneqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Groupe électrogène
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Goulottes de câblesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Bannières de toile de cinémaqté 4
Panneau d’entrée
Panneaux de stationnementqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Panneaux de menuqté 3
Ruban de balisageqté 6
Cônesqté 30
Barrières de fouleqté 12
Ancrages au solqté 12
Sangles d'arrimageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Plateaux de serviceqté 20
Couverts de serviceqté 12
Pincesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Gantsqté 10
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Trousse de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Détecteurs de fuméeqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le film, la date et les droits de projection : sans licence confirmée, les invitations ne doivent pas partir. Gardez une preuve écrite de l’autorisation avec vos contacts le jour J.
Testez la vidéo, les sous-titres et la chaîne audio au moins 48 heures avant la séance. Vérifiez aussi l’ordinateur portable de secours, les câbles HDMI, le répartiteur et l’émetteur FM.
Faites un plan de stationnement avec une place attribuée par réservation et une largeur suffisante pour ouvrir les portières. Prévoyez un accueil capable de guider les voitures dès l’entrée, même dans l’obscurité.
Ne repoussez pas la solution électrique : additionnez la puissance de l’écran, du projecteur, de l’émetteur, de l’éclairage et de la restauration, puis testez le groupe électrogène ou le raccordement avant le public.
Contrôlez le terrain le jour même, après la météo annoncée : sol stable, câbles protégés par des goulottes, éclairage des passages et accès dégagés. Imprimez le déroulé, le plan d’évacuation et la liste des contacts avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cinéma drive-in ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver le lieu, obtenir les droits du film, louer l’écran et le matériel, puis gérer les autorisations. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, la météo et les tests techniques.
Quel matériel faut-il prévoir pour un cinéma drive-in ?: Prévoyez un écran, un vidéoprojecteur, un émetteur FM, un ordinateur, des câbles, des rallonges, des multiprises et une alimentation de secours. Un second projecteur et un second ordinateur réduisent fortement le risque d’interruption.
Comment organiser le stationnement d’un cinéma drive-in ?: Déterminez d’abord la capacité réelle du terrain, puis attribuez une place à chaque réservation et envoyez le plan avant la séance. Prévoyez au moins 30 à 45 minutes pour l’arrivée et gardez une voie libre pour les secours.
Quand vérifier la météo pour une projection en plein air ?: Consultez les prévisions à 7 jours, puis de nouveau à 48 heures et le matin même. À 48 heures, confirmez la décision concernant les tentes, l’électricité, le sol et une éventuelle annulation ou modification.

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