Dorpskerstmarkt organiseren: checklist en planning

Een dorpskerstmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Begin met datum, locatie en vergunningen, leg daarna kraamhouders, leveranciers en vrijwilligers vast. In de laatste week draait alles om bevestigingen, de marktindeling, boodschappen en gekoelde dranken. Vergeet niet om stroompunten, parkeerinformatie, kassageld en dieetwensen vooraf te regelen. Deze checklist bevat 74 taken en 86 spullen, van marktkramen en tenten tot glühweinbekers, soepkommen en kerstdecoratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Leveranciers vastleggen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Stroompunten controleren
2 personen
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route en parkeerinformatie maken
Plattegrond en borden printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad servies controleren
2 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Kramen en tenten bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken gekoeld zetten
2 personen
Soep voorbereiden
3 personen
Glühwein voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassageld klaarleggen
2 personen
Materialen per kraam sorteren
4 personen
Weersverwachting controleren
Opbouwteam ontvangen
2 personen
Terrein afzetten
3 personen
Kramen uitladen
6 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Versiering ophangen
4 personen
Kraamborden plaatsen
2 personen
Kassa inrichten
2 personen
Keukenpost inrichten
4 personen
Warme dranken klaarzetten
3 personen
Soep en brood klaarzetten
3 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Kraamhouders laten inrichten
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Kassa bemannen
2 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Glühwein serveren
3 personen
Warme chocolademelk serveren
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Licht en stroom controleren
Kraampjes afronden
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Kraamhouders uitchecken
2 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Versiering verwijderen
4 personen
Verlichting demonteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Opslagruimte schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Kraamplankenaantal 24
Tafelkleedklemmenaantal 48
Kassatafel
Informatietafel

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Soepkommenaantal 100
Bordenaantal 100
Waterglazenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffielepelsaantal 80
Soepopscheplepelsaantal 6
Opscheptangenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Dienbladenaantal 8
Afwasteilenaantal 12

Decoratie

Kerstbomenaantal 4
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 20
Kerstkransenaantal 6
Kunstsneeuwaantal 12
Tafelstukjesaantal 18
Kerstfigurenaantal 8
Rode lopersaantal 4
Kersttafellopersaantal 18
Naambordjesaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 18
Ledkaarsenaantal 40
Buitenlampenaantal 8
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Glühweinwarmersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Handmegafon
Betaalterminalsaantal 2
Oplaadstekkersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks-messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Thermoboxenaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Kurketrekkersaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Opslagbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezemsaantal 6
Blikvangersaantal 4
Stoffer en blikaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Veiligheid

Waarschuwingslintaantal 4
Afzetpaaltjesaantal 12
Antislipmattenaantal 8
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2

Papierwaren

Menukaartenaantal 20
Prijskaartjesaantal 100
Plattegrondenaantal 150
Pijlbordenaantal 20
Kassabonnenaantal 4
Pennenaantal 20
Stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Tie-wrapsaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de stroompunten minimaal 2 weken vooraf. Noteer per kraam welke aansluiting nodig is en leg verlengkabels en veilige looproutes vast voordat de indeling definitief wordt.
Bevestig kramen, tenten en kraamhouders uiterlijk 7 dagen voor de markt. Zo kun je ontbrekende marktkramen, kraamplanken of tafelkleedklemmen nog tijdig vervangen.
Verwerk dieetwensen niet pas op de dag zelf. Verzamel ze bij de aanmelding en geef leveranciers minstens 5 dagen vooraf door hoeveel vegetarische, veganistische of allergievrije porties nodig zijn.
Plan eten en drinken in twee momenten: houdbare boodschappen eerder en verse producten op de laatste dag. Zet dranken gekoeld klaar en bereid soep, glühwein en hapjes volgens een concreet tijdschema.
Leg op de ochtend zelf een startvoorraad klaar bij de kassatafel: voldoende wisselgeld, servies per verkooppunt en extra afwasteilen. Print de plattegrond, route- en parkeerinformatie en controleer de borden voordat bezoekers komen.

Veelgestelde vragen

Hoe vroeg moet ik een dorpskerstmarkt organiseren?: Start minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. Reserveer leveranciers, tenten en kramen uiterlijk 4 weken voor de markt.
Wanneer moet ik de vergunning voor een dorpskerstmarkt regelen?: Controleer de aanvraagtermijn bij de gemeente zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Wacht niet tot de laatste 2 weken, omdat aanvullende eisen voor veiligheid, tenten of stroom tijd kunnen kosten.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dorpskerstmarkt?: Plan per gelijktijdige taak minimaal 1 vrijwilliger en voeg 2 tot 3 mensen toe als reserve voor pauzes en uitval. Voor opbouw, informatie, kassawerk, catering en opruimen maak je aparte diensten van ongeveer 2 tot 3 uur.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een dorpskerstmarkt doen?: Houdbare producten en servies controleer je 5 tot 7 dagen vooraf. Verse producten haal je bij voorkeur 1 dag vooraf of op de ochtend zelf; zet gekoelde dranken enkele uren voor opening koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.