Checklist para organizar el mercado navideño del pueblo

Organizar un mercado navideño del pueblo requiere cerrar primero la fecha, el lugar y los permisos, y después coordinar puestos, proveedores y voluntariado. La inscripción de los participantes debe estar controlada antes de preparar el plano, la electricidad y la señalización. En los últimos días se concentran las compras, la decoración, el montaje y la preparación de la sopa, el vino caliente y los aperitivos. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no llegues al montaje con reservas, productos frescos o información pendiente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Confirmar las reservas
Asignar voluntarios
2 personas
Crear información sobre la ruta y el aparcamiento
Imprimir plano y carteles
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
2 personas
Comprobar la decoración navideña
2 personas
Fijar los puestos y las carpas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar sopa
3 personas
Preparar vino caliente
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el efectivo de caja
2 personas
Clasificar los materiales por puesto
4 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recibir al equipo de montaje
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Descargar los puestos
6 personas
Montar carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la corriente
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar los carteles del puesto
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el puesto de cocina
4 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Preparar sopa y pan
3 personas
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Dejar montar a los puestos
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Atender la caja
2 personas
Atender el punto de información
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir chocolate caliente
2 personas
Servir sopa y pan
3 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación y la electricidad
Montar los puestos
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Recoger comida y bebida
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Limpiar el espacio de almacenamiento
2 personas
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 6
Tablones del puestocant. 24
Pinzas para mantelescant. 48
Mesa de caja
Mesa de información

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Tazas para vino calientecant. 150
Tazones para sopacant. 100
Platoscant. 100
Vasos para aguacant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharones para sopacant. 6
Pinzas para servircant. 8
Termoscant. 8
Bandejascant. 8
Cubetas para lavarcant. 12

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Nieve artificialcant. 12
Centros de mesacant. 18
Figuras navideñascant. 8
Alfombras rojascant. 4
Caminos de mesa navideñoscant. 18
Pancartas con nombrescant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 18
Velas LEDcant. 40
Lámparas de exteriorcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Calentadores de vino calientecant. 3
Ollas para sopacant. 3
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Megáfono de mano
Terminales de pagocant. 2
Enchufes de cargacant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas térmicascant. 4
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Bandejas de servircant. 12
Tijerascant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 6
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 6
Puntos de atraccióncant. 4
Recogedor y escobacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 12

Seguridad

Cinta de advertenciacant. 4
Postes de delimitacióncant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Linternascant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Artículos de papel

Cartas del menúcant. 20
Etiquetas de preciocant. 100
Planoscant. 150
Carteles direccionalescant. 20
Reciboscant. 4
Bolígrafoscant. 20
Rotuladorescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 200

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y los permisos antes de abrir las inscripciones. Sin esos datos no podrás informar correctamente a los puestos ni fijar la distribución del mercado.
Abre el formulario de inscripción con suficiente margen y pregunta también por las preferencias dietéticas. Haz una lista definitiva de puestos y proveedores antes de imprimir el plano y los carteles.
Comprueba los puntos de electricidad durante la planificación del espacio, no el día del montaje. Marca en el plano dónde irán las carpas, las mesas, la caja y la mesa de información.
Asigna voluntarios por función y horario, incluyendo caja, información y apoyo en los puestos. Confirma las reservas y el material al menos una vez antes de fijar las carpas y los puestos.
Deja las compras y los productos frescos para el tramo final, pero revisa antes el stock de vajilla y decoración. Enfría las bebidas y prepara la sopa, el vino caliente y los aperitivos según el horario de apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza a cerrar fecha, ubicación y permisos varios meses antes. Abre las inscripciones con tiempo suficiente para confirmar puestos, proveedores, voluntarios y necesidades eléctricas antes de preparar el plano definitivo.
¿Cuándo hay que cerrar la inscripción de los puestos?: Cierra la inscripción antes de imprimir el plano y los carteles, y como mínimo varios días antes del montaje. Así puedes asignar cada puesto, confirmar reservas y corregir cambios sin improvisar en el recinto.
¿Qué se prepara el día anterior en un mercado navideño?: El día anterior conviene revisar compras, vajilla y decoración, confirmar el efectivo de caja y dejar listas las bebidas para enfriar. La sopa, el vino caliente y los aperitivos deben prepararse siguiendo el horario previsto de servicio.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño?: El número depende de los puestos y del horario, pero asigna al menos una persona responsable de información, una de caja y apoyo para el montaje. Prepara turnos de varias horas para que esas funciones no queden sin cobertura durante las pausas.

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