Checklist du marché de Noël du village

Un marché de Noël réussi se prépare plusieurs semaines à l’avance, pas seulement la veille du montage. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis avance dans l’ordre : exposants, inscriptions, fournisseurs, bénévoles et circulation. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, installer les stands et préparer la soupe, le vin chaud et les encas. Cette checklist t’aide à garder une vue claire sur les 74 tâches et les 86 articles du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Valider les fournisseurs
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Confirmer les réservations
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le trajet et les infos de parking
Imprimer le plan et les panneaux
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
2 personnes
Vérifier la décoration de Noël
2 personnes
Fixer les stands et les tentes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer le vin chaud
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Trier le matériel par stand
4 personnes
Vérifier les prévisions météo
Accueillir l'équipe de montage
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Décharger les stands
6 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer les panneaux de stand
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer le poste cuisine
4 personnes
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
Préparer la soupe et le pain
3 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Laisser les exposants s’installer
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir du vin chaud
3 personnes
Servir du chocolat chaud
2 personnes
Servir la soupe et le pain
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
Finaliser les stands
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Nettoyer l'espace de stockage
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 6
Planches de standqté 24
Pinces à nappeqté 48
Table de caisse
Table d'information

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Tasses à vin chaudqté 150
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 100
Verres à eauqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 80
Louches à soupeqté 6
Pince de serviceqté 8
Thermosqté 8
Plateauxqté 8
Bacs à vaisselleqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 6
Neige artificielleqté 12
Centres de tableqté 18
Personnages de Noëlqté 8
Tapis rougesqté 4
Chemins de table de Noëlqté 18
Badges nominatifsqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 18
Bougies LEDqté 40
Lampes d'extérieurqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réchauffeurs à vin chaudqté 3
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Mégaphone à main
Terminaux de paiementqté 2
Prises de rechargeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermoboxesqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs de rangementqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 6
Éléments pharesqté 4
Balayette et pelleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Ruban de signalisationqté 4
Poteaux de délimitationqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2

Papeterie

Cartes de menuqté 20
Étiquettes de prixqté 100
Plansqté 150
Panneaux indicateursqté 20
Reçusqté 4
Stylosqté 20
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de stands, les besoins alimentaires et les branchements nécessaires. Garde une date limite au moins 10 jours avant le marché pour relancer les exposants et finaliser le plan.
Prépare le plan du marché avant de confirmer les réservations. Prévois les tentes, tables, chaises, stands et portants en fonction de chaque exposant, puis imprime le plan et les panneaux quelques jours avant l’installation.
Ne vérifie pas seulement les décorations : compte aussi la vaisselle par catégorie. Prévois les tasses à café et à vin chaud, les bols, assiettes, verres, couverts, louches, pinces et bacs à vaisselle avant les courses.
Organise les bénévoles par créneaux plutôt qu’avec une seule liste. Il faut des personnes pour le montage, l’accueil, la caisse, le service des boissons et le rangement ; confirme les horaires au moins 3 jours avant.
Achète les produits secs à l’avance, mais récupère les produits frais le jour précédent. Mets les boissons au frais, prépare la soupe et les encas, puis garde le vin chaud à chauffer peu avant l’ouverture pour éviter qu’il ne refroidisse.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les exposants et les fournisseurs doivent être confirmés bien avant les préparatifs du dernier week-end.
Combien de temps faut-il pour installer un marché de Noël ?: Prévois au moins 4 heures pour installer les tentes, stands, tables, décoration, signalétique et caisse. Ajoute 1 heure de marge si le matériel doit être récupéré ou déplacé sur place.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël ?: Pour un petit marché de village, prévois au minimum 6 bénévoles par créneau : 2 au montage et au rangement, 1 à l’accueil, 1 à la caisse et 2 au service. Ajoute une personne si plusieurs stands proposent des boissons ou de la nourriture.
Quand préparer la soupe et le vin chaud pour un marché de Noël ?: Prépare la soupe le jour même, suffisamment tôt pour qu’elle soit chaude à l’ouverture. Mets les boissons au frais la veille et commence le vin chaud environ 30 à 45 minutes avant le service.

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