Dorfweihnachtsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dorfweihnachtsmarkt steht und fällt mit früher Planung und klaren Zuständigkeiten. Bestätige zuerst Datum und Ort, kläre Genehmigungen und teile das Marktgelände auf. Danach folgen Standbetreiber, Lieferanten, Anmeldungen und Helferplanung. In der letzten Woche prüfst du Strom, Stände, Geschirr und Dekoration; kurz vor der Eröffnung kommen Einkauf, Kühlung, warme Speisen und Wechselgeld dazu. Die Checkliste führt dich durch alle 74 Aufgaben und 86 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Lieferanten festlegen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Reservierungen bestätigen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Routen- und Parkinformationen erstellen
Lageplan und Schilder drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Geschirrbestand prüfen
2 Personen
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
Stände und Zelte bestätigen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Suppe vorbereiten
3 Personen
Glühwein vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen
Materialien pro Stand sortieren
4 Personen
Wettervorhersage prüfen
Aufbauteam empfangen
2 Personen
Gelände absperren
3 Personen
Stände ausladen
6 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Strom anschließen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Messeschilder aufstellen
2 Personen
Kasse einrichten
2 Personen
Küchenstation einrichten
4 Personen
Warme Getränke bereitstellen
3 Personen
Suppe und Brot bereitstellen
3 Personen
Standbetreiber empfangen
2 Personen
Standbetreiber aufbauen lassen
3 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Glühwein ausschenken
3 Personen
Heiße Schokolade servieren
2 Personen
Suppe und Brot servieren
3 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Licht und Strom kontrollieren
Stände abschließen
2 Personen
Letzte Besucher begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Lagerraum reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 6
MessethekenAnz. 24
TischdeckenklammernAnz. 48
Kassatisch
Infotisch

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GlühweintassenAnz. 150
SuppenschalenAnz. 100
TellerAnz. 100
WassergläserAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 80
SuppenkellenAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 8
TablettsAnz. 8
SpülwannenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 6
KunstschneeAnz. 12
TischdekorationenAnz. 18
WeihnachtsfigurenAnz. 8
Rote TeppicheAnz. 4
WeihnachtstischläuferAnz. 18
NamensschilderAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 18
StumpenkerzenAnz. 40
AußenlampenAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
GlühweinwärmerAnz. 3
SuppenkesselAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
Handmegafon
KartenterminalsAnz. 2
LadesteckerAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoboxenAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ScherenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 6
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 6
BlickfängerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 12

Sicherheit

WarnbandAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Papierwaren

SpeisekartenAnz. 20
PreisschilderAnz. 100
PläneAnz. 150
WegweiserAnz. 20
KassenbonsAnz. 4
StifteAnz. 20
StifteAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
KabelbinderAnz. 200

Catering

Einkäufe

Tipps

Klärt Genehmigungen und Stromanschlüsse nicht erst in der letzten Woche. Prüfe beides, sobald Datum und Ort feststehen, damit Stände und Zelte passend geplant werden können.
Öffne die Anmeldung früh und erfasse Ernährungswünsche direkt. So kannst du Reservierungen, Speisen und Liefermengen rechtzeitig bestätigen.
Plane den Lageplan zusammen mit Routen- und Parkinformationen. Drucke Schilder und Lagepläne vor dem Aufbau, damit Besucher und Standbetreiber nicht improvisieren müssen.
Prüfe Geschirr und Ausstattung nach Kategorien: Glühweintassen, Suppenschalen, Besteck, Thermoskannen und Servierutensilien werden schnell übersehen. Lege zusätzlich Spülwannen und Tabletts für den laufenden Betrieb bereit.
Bereite Suppe, Glühwein und Snacks mit einem festen Zeitplan vor. Getränke sollten vor der Öffnung gekühlt sein, und das Kassenwechselgeld gehört vor dem ersten Verkauf an den Kassentisch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Dorfweihnachtsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Standbetreiber, Lieferanten und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt feststehen.
Was muss man für einen Dorfweihnachtsmarkt anmelden?: Prüfe mindestens 6 bis 8 Wochen vorher, welche Genehmigungen für Markt, Stände, Strom und Ausschank erforderlich sind. Die konkreten Vorgaben hängen vom Veranstaltungsort und der Gemeinde ab.
Wie viele Helfer braucht ein Dorfweihnachtsmarkt?: Plane pro gleichzeitig besetztem Stand mindestens 2 Personen ein und ergänze 2 bis 4 Helfer für Aufbau, Information und Nachschub. Für Pausen und mehrere Schichten brauchst du entsprechend mehr Personen.
Wann sollte man Glühwein und Suppe vorbereiten?: Bereite Suppe und Glühwein am Veranstaltungstag so vor, dass sie mindestens 1 bis 2 Stunden vor der Eröffnung erhitzt oder servierbereit sind. Getränke, frische Produkte und Wechselgeld sollten vor Beginn vollständig kontrolliert werden.

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