Dorpsbraderie organiseren: checklist en planning

Een dorpsbraderie vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kraamhouders regelen. Je legt eerst datum, route, vergunning en verkeersplan vast en bouwt daarna de organisatie op met leveranciers, vrijwilligers en deelnemers. In de laatste week draait het vooral om bevestigingen, boodschappen, geldkisten, koeling en communicatie met bewoners. Deze checklist helpt je de 76 taken in een logische volgorde af te werken, zodat je op de dag zelf niet nog achter ontbrekende materialen of informatie aan hoeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Leveranciers benaderen
2 personen
Kraamhouders werven
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Kraamindeling maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Plattegrond publiceren
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Kramen en materiaal reserveren
Contant geld bestellen
Affiches ophangen
3 personen
Straatbewoners informeren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Geldkisten klaarmaken
2 personen
Vrijwilligers informeren
2 personen
Weersmaatregelen klaarzetten
2 personen
Afzettingen plaatsen
4 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Kramen uitladen
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Kraamlocaties markeren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kraamhouders naar plek wijzen
3 personen
Verkoopkramen inrichten
12 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Cateringstand inrichten
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Afvalbakken plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Infopunt bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Verkeersdoorgangen bewaken
2 personen
Catering bedienen
5 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Kraamhouders uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Verkoopkramen afbreken
8 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen verzamelen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stroom veilig ontkoppelen
2 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Verkeersborden verwijderen
3 personen
Afzettingen verwijderen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Huurmateriaal retourneren
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Geldkisten afsluiten
2 personen
Infopunt opruimen
2 personen
Affiches verwijderen
2 personen
Terrein opleveren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 48
Barkrukkenaantal 8
Klaptafelsaantal 4
Kraamwandenaantal 12
Kledingrekkenaantal 8
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare lampenaantal 12
Betaalterminalsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 10
Vershoudbakkenaantal 20
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Tafelkledenaantal 20
Krijtbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Plantenbakkenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lampenaantal 16
Batterijenaantal 32

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handvegersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Veiligheid

Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 24
Verkeersbordenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12

Infopunt

Infobalie
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 24
Notitieblokkenaantal 6
Plattegrondenaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Geldkistenaantal 4
Wisselgeldbakjesaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de vergunning en werk het verkeersplan minimaal 8 tot 12 weken vooraf uit. Controleer daarbij ook welke straatbewoners en weggebruikers je uiterlijk vóór de braderie moet informeren.
Verwerk kraamhouderaanmeldingen in één overzicht en bevestig iedere reservering uiterlijk 2 weken vooraf. Noteer per deelnemer de kraamplek, stroombehoefte, dieetwensen en eventuele reserveringen.
Maak de kraamindeling en plattegrond minstens 10 dagen vooraf. Houd ruimte vrij voor EHBO, doorgangen, partytenten, tafels en eventuele koelboxen; een te volle route belemmert bezoekers en hulpdiensten.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en stuur de definitieve taakverdeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Geef per ploeg een aanspreekpunt en leg vast wie geldkisten, betaalterminals, dranken en EHBO-contact regelt.
Doe de boodschappen en controleer kramen, materiaal en stroomvoorziening uiterlijk 1 dag vooraf. Koel dranken met voldoende koelelementen, laad oplaadbare lampen en test verlenghaspels, stekkerdozen en betaalterminals voordat de opbouw begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dorpsbraderie organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, route, vergunning en verkeersplan. Start uiterlijk 8 weken vooraf met kraamhouders, leveranciers en vrijwilligers, zodat je nog ruimte hebt voor wijzigingen.
Wanneer moet ik een vergunning voor een dorpsbraderie aanvragen?: Dien de aanvraag bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de braderie in. Controleer de lokale termijn, want zonder goedgekeurde vergunning kun je route, afsluitingen en communicatie niet definitief maken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dorpsbraderie?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en afbouw, 1 EHBO-aanspreekpunt en per actief onderdeel 1 tot 2 vrijwilligers. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat de bezetting gedurende de hele dag blijft staan.
Wanneer bevestig ik de kraamindeling en plattegrond?: Maak een eerste indeling zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn en bevestig de definitieve versie 10 tot 14 dagen vooraf. Publiceer de plattegrond daarna direct en deel wijzigingen uiterlijk 3 dagen voor de braderie met kraamhouders en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.